Как правильно вести складской учет товаров?

Складской учет и документооборот склада: как правильно организовать и какое ПО выбрать

Правильно поставленный складской учет и документооборот склада позволяет эффективно вести бизнес в современных условиях.

Почти любая торговая или производственная организация имеет склад — с большими или малыми площадями, с широким или минимальным ассортиментом размещаемых там товаров, сырья или материалов.

Во всех случаях, вне зависимости от масштабов предприятия, необходим эффективный учет складских активов — рассмотрим, что он представляет собой и какими средствами может быть осуществлен.

Складской учет: что это такое и зачем он нужен

Складской учет — совокупность процедур, направленных на документирование различных складских операций. К числу основных относятся:

• прием товара (сырья, материала) от поставщика;
• размещение товара;
• перемещение товара между складами (и иными смежными подразделениями);
• отпуск товара со склада в тех или иных целях (на отгрузку, в производство).

Эти операции могут быть различным образом детализированы. Например, прием товара, как правило, включает:

• оприходование товара (сырья, материала) от поставщика;
• принятие товара к учету;
• проверку товара на предмет соответствия фактических характеристик поставки тем, что заявлены в сопроводительной документации.

— складской учет и товародвижение в сервисе SUBTOTAL (ССЫЛКА):

Благодаря учету складских операций хозяйствующий субъект получает возможность:

• над текущими товарными остатками (зная, что, где и в каком количестве лежит);
• над значимыми потребительскими статусами товара (например, сроками его годности);
• над перемещением товаров на склад, в рамках склада, между складом и другими подразделениями (зная, что, куда и в каком количестве принято или отпущено).

1. Оптимизировать (с использованием данных, которые отражены в учетной документации по таким операциям):

• комплектность запасов на складах, в торговом зале (на производстве);
• объемы продаж;
• схемы организации хранения товаров;
• процедуры взаимодействия с поставщиками;
• оборачиваемость товаров.

Также учет способствует увеличению прозрачности операций — с точки зрения их приспособленности к контролю на предмет несанкционированных действий работников, выявления и корректировки допускаемых ими ошибок.

Складской учет может быть:

• номенклатурным (когда объектом учета является отдельно взятая товарная позиция);
• сортовым (когда дополнительными объектами учета становятся различные категории («сорта»), в которые могут быть объединены товары разных позиций;
• партийным (когда в учет вводятся еще более масштабные единицы («партии»), объединяющие в себе несколько категорий товаров).

Безусловно, указанные варианты учета могут применяться поочередно в зависимости от конкретного участка управления складом (и, таким образом, дополнять друг друга). Для малого предприятия характерны участки с преимущественно номенклатурным учетом. Чем больше бизнес, тем больше появляется участков с сортовым и партийным учетом.

— особенности ведения и организации складского учета на предприятии:

Вне зависимости от типа учета на предприятиях применяются унифицированные формы документации складских операций. Их применение обусловлено не только решением указанных выше задач, которые связаны с контролем и оптимизацией склада, но также требованиями в части бухучета (который обязаны вести все хозяйствующие субъекты в статусе юридических лиц).

Документация на складе

Перечни складских документов, используемых российскими предприятиями, по преимуществу унифицированы. Это обусловлено тем, что большинство из таких форм должно соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ о бухучете (ССЫЛКА). Унифицированные как раз соответствуют, и нет необходимости искать им альтернативу.

Можно отметить, что каждый складской документ (группа однотипных документов), как правило, относится к определенной складской операции (или последовательности операций). Так, на российских складах используются:

1. При документировании приема товара:

• накладная от поставщика (на ее основе приходуется товар);
• приходная накладная — оформляемая самим хозяйствующим субъектом (используется для постановки поступившего товара на учет);
• товарно-транспортная накладная — составляемая по унифицированной форме № 1-Т (используется для документирования приема-передачи товара, который доставлен на том или ином транспортном средстве);
• приходный ордер по форме М-4 (используется для учета товаров, поступивших непосредственно на склад и оформляется, как правило, на основании накладных);
• акт о приемке материалов по форме М-7 (используется при расхождениях по фактическим и заявленным характеристикам поставки);
• акт о приемке по форме ТОРГ-1 (используется после полной проверки заявленных характеристик поставки и удостоверения ее соответствия фактической);
• акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 (используется, если расхождения все-таки были).

1. При документировании размещения товара:

• товарный ярлык по форме ТОРГ-11 (отражает основные характеристики товара и его количество, нужен при составлении инвентаризационных описей);
• карточка учета материалов по форме М-17 (применяется для учета поступления и выбытия материалов относительно места их размещения).

1. При документирования перемещения товара:

• накладная по форме М-11 (используется при документировании перемещения товаров в рамках различных подразделений организации);
• накладная по форме ТОРГ-13 (используется при перемещении товаров между вышестоящей и головными структурами холдинга или иной корпоративной структуры подчинения одного хозяйствующего субъекта другому).

1. При документировании отпуска товара со склада:

• накладная по форме М-15 (используется при отправке товаров в другую организацию либо при осуществлении их продажи);
• накладная по форме ТОРГ-12 (используется при продаже товаров непосредственно со склада);
• акт о списании по форме ТОРГ-16 (применяется, если товар теряет потребительские качества и подлежит списанию).

Пример практического сценария применения указанной документации:

1. Экспедитор, доставивший товар от поставщика, отдает человеку, работающему на приемке в принимающей организации, товароспроводительные документы.

1. Человек от принимающей организации смотрит эти документы, оформляет необходимые накладные, регистрирует их в установленном порядке.

1. Товары перемещаются на склад, на них оформляется приходная накладная.

1. В отношении размещенных товаров периодически производится инвентаризация — силами инвентаризационной комиссии (использующей различные описи).

1. Товары перемещаются со склада в производство — и это удостоверяется накладной ТОРГ-12.

Указанные выше основные (безусловно, приведенный выше перечень — не исчерпывающий) документы, таким образом, отражают факт совершения тех или иных операций с товаром в рамках его движения на складе (и относительно склада).

Совершает эти действия, очевидно, человек (или машина, если склад роботизирован — но программируется она до того тоже человеком, и он обеспечивает воспроизведение машиной типичных действий людей).

Эти действия (как и процедуры их документирования) занимают определенное время и требуют определенных трудовых вложений.

— как индивидуальному предпринимателю вести складской учет в сервисе Моё дело (ССЫЛКА):

Соответственно, в интересах хозяйствующего субъекта — свести к минимуму временные и трудовые затраты, связанные:

• с осуществлением самих операций с товарами в рамках склада;
• с документированием данных операций в различных учетных документах (как и практического использования таких документов впоследствии).

Решению двух указанных задач способствует автоматизация складского учета. То есть — применение программ, которые:

• ускоряют и оптимизируют процедуру заполнения и использования учетных документов;
• определяют (способствуют определению) наилучших алгоритмов осуществления складских операций (которым впоследствии рекомендуется или предписывается следовать работникам склада).

Очевидно, чем больше предприятие, тем более востребованной там будет оптимизация — по двум указанным направлениям как минимум. И, соответственно, автоматизация с помощью специальных компьютерных программ.

Таких на российском (как и на мировом) рынке — огромное количество. Попробуем выделить ключевые критерии, на которые можно ориентироваться при выборе подобных решений.

Как выбрать ПО для автоматизации складского учета

К числу базовых критериев можно отнести:

1. Безусловно, как таковые функциональные возможности.

Основные возможности, которые от современной программы для складской автоматизации ждет потребитель:

• приспособленность к автоматическому заполнению унифицированных бланков и прочих учетных форм (как вариант, на основании ранее сформированных документов, данных бухучета, автоматизированных средств мониторинга движения товара — штрих-кодов, RFID-меток);
• приспособленность к быстрой выгрузке складских документов в распространенных файловых форматах — например, Excel;
• совместимость с внешними учетными модулями (например, программами линейки 1С);
• наличие возможности быстро рассылать документы по адресатам (как внутри компании, так и за ее пределами);
• наличие средств контроля над различными статусами товара («получен», «отправлен»), его количественными характеристиками («много», «мало», «закончился»), потребительскими свойствами («срок годности истекает»);
• возможность быстрого поиска нужных данных по поставщику;
• возможность быстрого поиска нужных данных по товарной позиции, «сорту», «партии»;
• приспособленность к удаленному управлению через интернет;
• приспособленность к расчету алгоритмов, на основании которых будут производиться складские операции;
• приспособленность к планированию закупок (отпуска), сведению к минимуму затоваривания;
• сбор статистики по складским операциям, их анализ;
• наличие инструментария для автоматизации;
• наличие системы мониторинга ошибок (при заполнении документов);
• приспособленность к отслеживанию физического перемещения товара (при наличии технических средств идентификации).

Представителям МСП может подойти решение, предлагаемое сервисом Мой Склад — ССЫЛКА.

Есть складские решения, наилучшим образом приспособленные к рознице. Есть — промышленные. Есть — те, которые разработаны специально для логистических организаций, у которых склады — основной тип инфраструктуры.

Теоретически возможно найти универсальный продукт — но чем больше организация, тем более ее бизнес-процессы привязаны к отраслевой специфике складских операций.

И тем большей в общем случае будет потребность в решениях, наилучшим образом приспособленных к определенному сегменту экономической деятельности.

1. Приспособленность к интеграции складской программы с прочими средствам автоматизации управления предприятием.

Совершенно очевидно, что автоматизация склада тем более эффективна, чем более глубоко в инфраструктуре предприятия внедрены различные сопутствующие программно-аппаратные средства автоматизации учета операций — сканеры, ТСД, метки. Также играет роль то, насколько складская программа приспособлена к интеграции с такими средствами.

Специализированные многофункциональные программные продукты, предназначенные для решения основных задач, характерных для управления складом, образуют отдельную категорию решений — WMS (Warehouse Management System, то есть, программных продуктов, являющихся системами управления складом). В них указанный функционал, отраслевая спецификация и приспособленность к интеграции реализованы в полной мере.

Что следует дополнительно учесть при организации складского учета

При практическом внедрении программ автоматизации складского учета (и последующем их применении) имеет смысл обратить на следующие нюансы, характеризующие данную область управления предприятием:

1. Использование складского ПО (и сопутствующих ему решений для автоматизации) требует определенной квалификации от работников.

Необходимо, таким образом, обеспечить заблаговременное их обучение навыкам работы с ПО — и лучше всего непосредственно на территории предприятия (чтобы показать сотрудникам наглядно работу программы в соотнесении со знакомыми им складскими операциями).

1. Внедрению складского ПО должно предшествовать в достаточной мере длительное его тестирование — причем, в реальных условиях (опять же, в привязке к фактически осуществляемым складским операциями).

Если на предприятии традиционно применялся бумажный складской учет (или компьютерный, но не автоматизированный), то первое время бумажные операции по складскому учету будут вестись параллельно с электронными — при том, что вторые не будут иметь юридической силы (поскольку могут сопровождаться составлением документации с ошибками). А если не применялся (вообще нет опыта его ведения) — то производственные процедуры имеет смысл временно отложить, пока программа не будет протестирована (исключение — если ошибки в силу специфики производства не критичны, и вследствие их совершения у контрагентов не будет претензий).

1. В штате предприятия (или на ближайшем аутсорсе) должен быть человек, в исключительной степени качественно разбирающийся в «глубоких» настройках складской программы — и готовый оперативно отреагировать на ситуацию, если она «заглючит» или заработает непредсказуемым образом.

При сбоях в складской программе, так или иначе, придется приостанавливать производство. Лучше всего, если пауза будет минимальной — но для этого нужные люди должны приступать к работе быстро.

— складской учет в 1С:

Источник: https://onlain-kassy.ru/ispolzovanie/dop/skladskoj-uchet-dokumentooborot-sklada.html

Складской учет — принципы, как правильно вести

Система складского учета – это сложный и кропотливый процесс. В программе фиксируется движение товаров, а потом эти данные передаются в бухгалтерию. Вести складской учет может бухгалтер предприятия или другой сотрудник, имеющий соответствующую квалификацию. Склад – это площадка для торговли. Существует несколько способов и направлений ведения учета.

Необходимость учета

Каждый сотрудник должен следовать должностной инструкции и вести учет товаров на складе. Без него предприятие ждет крах.

Работа с материалами

Чтобы процесс был автоматизирован, необходимо выделить основные позиции и вести по ним учет:

1. Товары для реализации.
2. Будущая и уже готовая продукция.
3. Расходный материал.
4. Затраты на спецодежду сотрудников.
5. Учет ТМЦ.

Учетный процесс контролируется заведующий складом, но вносить данные в систему могут рядовые сотрудники, если имеют доступ. На ведение складского учета напрямую влияет масштаб производственного процесса.

На заметку! Если организация крупная, то в каждом отделе формируются свои учетные записи, которые потом обрабатываются главным бухгалтером.

Производится контроль по следующим направлениям:

1. Приход и расход товаров.
2. Прием продукции и проверка документации.
3. Внесение данных в программу: списание, постановка на приход.
4. Отгрузка продукции поставщику или выдача товара со склада: реализация, расходный материал для сотрудников.
5. Учет ТМЦ.
6. Сброс информации бухгалтеру для формирования отчетности.
7. Передача сведений отделу закупок о списании комплектующих.
8. Инвентаризация.
9. Мониторинг запасов
10. Ведение статистики: производство, реализация.

Чаще всего эти операции проводятся кладовщиками, но контрольную проверку проводит бухгалтерский отдел. Сотрудники, работающие на складе, несут материальную ответственность за продукцию и расходный материал, которые находятся на территории цеха.

Учет ТМЦ

Учет продажи товаров

Складской учет и документооборот склада – это основные условия стабильной работы предприятия.

Если бухгалтерия только фиксирует прибыль и расход ресурсов на изготовление продукции, то на складе необходимо фиксировать каждый процесс и подкреплять итоги документацией.

Товар считается проданным после того, как произошла отгрузка со склада и произошло перечисление денежных средств за продукцию.

Обороты

Оборачиваемость товаров и запасов на складе – один из основных показателей, который должен контролироваться постоянно. Без него нельзя проводить статистические мероприятия, подбивать баланс и формировать отчетность за конкретный период.

Обороты показывают, сколько времени товар пролежал на складе после производства, как быстро был реализован, сколько средств затратила компания и получила за его продажу.

На основе этой статистики формируется не только план производительности, но также цена на продукцию и формирование поставок.

На заметку! Без учета оборотов организации невозможно корректно формировать отчет в налоговую службу.

Учет продажи товаров (проводки)

Остатки

Учет складских остатков система должна отображать постоянно. Без этой функции операторы не смогут корректно формировать отгрузки или принимать заявки от поставщиков.

На основе этих показателей проводятся закупочные мероприятия расходных материалов и формируется план производства на будущий месяц. Именно для этого нужно просчитывать оборачиваемость товаров и остатков.

Для этого предусмотрены соответствующие коэффициенты.

Статистика продаж

Статистические данные могут отображаться в денежном эквиваленте, а также формироваться по единицам запасов произведенных и реализованных товаров. Статистика позволяет планировать товарооборот на будущее.

Анализируя прошедшие месяцы, отдел планирования формирует будущий план производства. Если произведется больше продукции, чем нужно – это плохо, как и недостаток товара на складе, который будет сдерживать спрос.

У сотрудника статистического отдела есть несколько вариантов вести учет:

• По факту производства.
• По факту реализации.
• По спросу и предложению на рынке.

Статистика продаж по времени суток

Здесь нужны четкие данные. Статистика не терпит приблизительных цифр. Для этого многие пользуются следующей формулой:

Продажи = a — b + с — d, где

• а — сколько было произведено;
• b — брак;
• с — остаток на начало месяца;
• d — остаток на конец месяца.

Образец расчета: Если производственный цех выпустил 100 единиц продукции, а брака было 5, последняя сумма вычитается и получается 95 единиц готового товара. К нему приплюсовывается остаток с прошлого периода и вычитается та сумма, которая осталась на конец месяца после реализации.

Важно! Если на предприятии много подразделений, то статистика должна вестись по каждой отрасли.

Прибыльность по товарам

Чтобы компания приносила прибыль, необходимо постоянно мониторить рынок, просматривать показатели конкурентов и стараться извлечь из этих данных выгоду.

Если общая закупка комплектующих частей, затраты на производство и реализацию товара позволяют снизить итоговую стоимость, то прибыльность может быть увеличена за счет массовости производства и высокого показателя продаж.

Здесь строго разделяются розничные и оптовые продажи, потому что цена у каждой категории разная.

Документооборот

Документация в организации – это основа всех основ. Без документов невозможно вести правильный складской учет. Об этом говорится в Федеральном законе РФ №402. Каждая операция должна быть подкреплена документацией.

Бумаги должны быть заполнены по образцу и соответствовать формату и государственному стандарту. Документы заверяются подписями и печатями ответственных лиц всех участников процесса.

Если в качестве покупателя или продавца выступает посредник, то он обязан предоставить доверенность от предприятия на проведение подобных действий.

Документооборот

Актуальность автоматизации склада в магазине

Дав определение складскому учету, нужно понимать, что если автоматизировать процесс работы склада и организовать его взаимодействие с бухгалтерией, то программа сама будет формировать отчеты на основе данных, которые будут регулярно вноситься в систему. При наличии онлайн-касс на торговой точке автоматизация необходима. Ведение складского учета на бумаге имеет массу недостатков, он подходит лишь для небольших предприятий, у которых товарооборот невелик. Ниже указаны минусы бумажного метода:

• Все показатели требуется вносить от руки и расчеты производить самостоятельно.
• Документация может быть потеряна, а вместе с ней и возможность составления отчета.
• Трудно контролировать сотрудников. Без автоматизации потребуется регулярная инвентаризация и проверка бумаг.
• Увеличение количества ошибок во время расчетов.
• Не имея единой информационной базы, сложно организовать согласованность всего персонала.
• Махинации продавцов с товаром.
• Сотрудникам придется платить больше денег за операции вручную.
• Нельзя получать мобильные данные сразу, без ручного подсчета.
• Замедляется процесс товарооборота, сложно вести статистику и планировать.
• Сложность отслеживания движения товара.

На заметку! Электронный вид предпочтительнее бумажного. Нельзя забывать про человеческий фактор. В отличие от людей, машина редко ошибается и не будет предоставлять ложную информацию ради своей личной выгоды.

Учет складских операций

Организация складского учета

Организация складского хозяйства и учет материалов на складе – залог процветания предприятия. На каждый товар заводится отдельная карточка и движение ТМЦ можно проследить через программу. Существует несколько видов учета товаров в складском помещении:

1. Номенклатурный, когда каждая единица продукции имеет свою нишу.
2. Сортовой – групповое и подгрупповое разделение. То есть если на складе много наименований товаров, то в эту подгруппу добавляются новые позиции, имеющие отношение к этому виду.
3. Партийный – идеален для тех компании, которые постоянно сотрудничают с поставщиками и происходят ежедневные отгрузки продукции.

Существует также партийно-сортовой способ. Он более удобен для крупных предприятий. Сначала в систему вносится вся поступившая или отгруженная продукция, а потом каждая категория разбивается и разносится по группам.

На заметку! Сортовой метод удобен тем, что операционисты могут выделять отдельные вкладки. Например, создать группу, где будет отображаться только бюджетный товар или брак.

Организация СУ

Интеграция с интернет-магазином

Учет движения товаров на складе и интеграция позволяет синхронизировать работу нескольких отделов или торговых точек, а также позволит оперативно обмениваться информацией.

Даже если синхронизируются только две системы, это позволит в режиме реального времени получать точные сведения о количестве товара на складе и их подробную характеристику. Можно подключить онлайн оплату и другие сервисы.

Провести интеграцию можно практически с любой системой.

Даже на небольшом предприятии требуется фиксировать не только приход и расход товара через проводки, но также анализировать документы, вести статистику, формировать прибыль и выводить остаток. В этом поможет программа «складской учет», а автоматизация системы позволит оперировать точными данными, вести статистику и планировать.

Источник: https://webcatcher.ru/production/699-skladskoj-uchet-principy-kak-pravilno-vesti.html

Что такое складской учет? Способы ведения складского учета. Организация учета, ответственность, программы

Успешная работа предприятия складывается из суммарного воздействия различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций. При этом стоит отметить, что правильный учет товара можно отнести к одному из основных условий стабильной работы компании.

Складской учет

Это понятие используется для определения постоянного количественного и сортового учета, осуществляемого на складе. Без учета товаров, размещенных на складе, трудно обеспечить их сохранность.

Для такого процесса используется карточка складского учета материалов, которая является утвержденной законодательством формой для фиксации движения на складе материалов отдельного вида, размера и сорта. Заполняются они на каждый номенклатурный номер материала.

Их ведением занимается материально ответственное лицо, например заведующий складом или кладовщик.

Перед тем как доверить кладовщику материальные запасы предприятия, с ним, как правило, заключается договор. В нем описываются виды работ, которые выполняет сотрудник, и степень ответственности в случае потери или повреждения продукции, хранящейся на складе.

Использование карточек

Складской учет материалов, основой для которого являются оборотные ведомости,в большинстве случаев подразумевает применение двух вышеупомянутых способов. Это позволяет оптимизировать работу склада и достичь более высокого уровня продуктивности.

При первом варианте используется карточка складского учета, которая открывается на каждый вид товарно-материальной ценности, хранящейся на складе. В ней отображаются количественно-суммовые данные, что, по сути, есть движение материалов. Основанием для заполнения таких карточек являются первичные учетные документы.

Ведение складского учета при помощи карточек также подразумевает отображение остатков на первое число и расчет оборота за месяц. При помощи такой документации производится составление оборотных ведомостей по каждому складу отдельно. К тому же данные тех карточек, которые находятся в бухгалтерии, сверяются с документацией, находящейся на складе.

Возможен и такой вариант, при котором карточки учета не ведутся в бухгалтерии. В этом случае расходная и приходная документация группируется по номенклатурным номерам.

После с помощью этих документов производится подсчет итогов за месяц, причем данные по расходам и приходам фиксируются отдельно. Далее эти сведения отображаются в оборотной ведомости.

Те остатки, которые были выведены в этих ведомостях, сравниваются с остатками, зафиксированными в карточках учета на складе.

Сальдовый учет

Данная форма складского учета отличается от предыдущей. Ключевое отличие сводится к тому, что качественный и суммовой учет в разрезе ТМЦ в бухгалтерии не ведется. Оборотные ведомости, соответственно, также не составляются.

При данном виде организации работы склада учет ТМЦ производится в разрезе субсчетов, товарных групп и балансовых счетов, которые используются для учета товарно-материальных ценностей исключительно в денежном выражении. Учет производится материально ответственными лицами. Для данного процесса используется книга складского учета или соответствующий журнал.

Что касается бухгалтерии, то она занимается приемом первичной учетной документации от материально ответственных лиц и впоследствии проверяет полученные данные. Когда процесс сверки завершен, те остатки материалов, которые были зафиксированы на первое число, переносятся в сальдовую ведомость.

Партионный учет

Торговля и склад в данном случае организованы таким образом, что конкретная партия товара хранится отдельно. Причем на каждую из них кладовщик выписывает партионную карту в двух экземплярах.

Для регистрации таких карт используется специальная книга. При этом именно номер принятой партии является номером регистрации в данной книге.

После внесения нужной информации один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на складе и выполняет функцию регистра складского учета.

Стоит отметить тот факт, что в качестве партии определяется ТМЦ одного наименования. Данный товар при этом должен быть поставлен одним поставщиком. Что касается количества доставок, то их может быть несколько.

При заполнении партионной карты работник склада должен указать дату составления, ее номер, время заполнения акта о приеме товара, вид транспорта, реквизиты поставщика, номер и дату накладной, наименование продукции, место отправления, а также массу и сорт.

Складской учет материалов, в котором используется партионный метод, подразумевает отражение во время отпуска товара даты данного действия, номера расходного товарного документа, вида транспорта, наименования получателя, количества и сорта отпущенной продукции. В это же время в расходном документе указывается номер партионной карты.

Когда все запасы конкретной партии оказываются израсходованы, заведующий складом и товаровед ставят свои подписи на карте и передают ее в бухгалтерию, где она впоследствии будет проверена.

Возможно, что во время проверки будет выявлена недостача.

В этом случае складской учет подразумевает следующие действия: бухгалтер до проведения следующей инвентаризации списывает недостачу на издержки обращения, но лишь при условии, что она была в пределах норм естественной убыли. Если же нормы были превышены, то недостача должна взыскиваться с тех лиц, которые несут материальную ответственность за продукцию, хранящуюся на складе.

Также стоит учитывать ту информацию, что партионная система складского учета включает составление акта на полностью израсходованную партию ТМЦ.

Как используются складские журналы при сортовом учете?

Если применяется такой способ ведения учета, то кладовщик открывает одну или несколько страниц в товарном журнале на каждый сорт и наименование продукции. Также может быть заведена отдельная карточка. Количество страниц зависит от объема операций, проводимых по приему и расходу.

В заголовке карточки или страницы журнала необходимо указать артикул, наименование, сорт и другие признаки, которые отличают конкретный товар. Оставшееся место на странице используется для отражения прихода, расхода и остатков продукции.

Книга складского учета (журнал) необходима для фиксации данных при оформлении каждого приходного или расходного документа.

Законодательство позволяет использовать различные формы журналов. В качестве примера можно привести товарный журнал по форме N МХ-2. Вести его обязан кладовщик или другое ответственное лицо. Основанием для его заполнения являются документы о приеме и выдаче ТМЦ, сданные ранее на хранение. В таком журнале указываются следующие данные:

– дата, когда ТМЦ были приняты на хранение;

– подразделение, которое передало складу товарно-материальные ценности;

– наименование, цена, количество, единицы измерения ТМЦ;

– номер и дата документов, которые использовались во время выдачи и приема продукции;

– место хранения.

Для того чтобы товар был принят на хранение и впоследствии выдан, необходимо заверение соответствующей документации подписями кладовщика и заведующего складом.

Грамотно организовать складской учет количественного типа, при которомфиксируются движение и остатки продукции, помогут различные виды товарных журналов, при помощи которых ведется учет товарно-материальных ценностей в местах хранения, а также фиксация их расхода. Подобные сведения могут отображаться также в виде ведомостей.

Как проводится уценка ТМЦ?

Торговля и склад неизбежно сопряжены с таким явлениями, как устаревание товаров, а также снижение спроса на них или потеря качества. Эти проблемы нельзя игнорировать, и для их эффективного решения используется процесс уценки. Для ее оформления понадобится акт уценки материально-товарных ценностей.

Составлять и подписывать его нужно в двух экземплярах. Делают это ответственные лица, представляющие специальную комиссию. Одна копия остается у заведующего складом (ее нужно хранить), вторая отправляется в бухгалтерию.

В некоторых ситуациях один экземпляр может быть прикреплен к товарной накладной. Делается это для последующей передачи данного документа организации, занимающейся продажей уцененного товара, или с целью возврата производителю.

Системы управления складом

Одной из ключевых задач любого бизнеса является автоматизация и оптимизация всех внутренних процессов предприятия. Это позволит сэкономить время и повысить качество обслуживания.

Склад не является исключением. Для того чтобы ускорить различные процессы, имеющие отношение к приему и расходу товара, используется программа складского учета. Она может иметь различный вид и структуру, но функции подобного программного обеспечения остаются неизменными.

Речь идет о следующих возможностях:

– распределение продукции на складе по ячейкам хранения, партиям и ответственным лицам;

– возможность динамического пересчета складских остатков;

– отслеживание грузов по маршрутам движения;

– использование различных способов формирования цены товара;

– инвентаризация и последующее формирование актуальной отчетности согласно ее итогам;

– формирование приходно-складских ордеров;

– переоценка товара по причине влияния различных факторов, формирующих его стоимость;

– управление складом.

Хорошо составленная программа складского учета позволяет наладить эффективную работу транзитного товарного склада, а также складских помещений, имеющих общее назначение. Также практикуется использование электронного аналога карточки складского учета, которая обладает всеми актуальными фильтрами. Речь идет об отслеживании информации по следующим направлениям:

– валюта, используемая для оплаты товара (по сличительной ведомости, акту об излишках и недостаче, ведомости фактического наличия и др.);

– партия продукции, сроки ее хранения, дата окончания действия сертификатов;

– различные виды операций с ТМЦ;

– целевое назначение;

– пересортица;

– материально ответственные лица;

– операции укомплектования и разукомплектования материальных ценностей на складе.

Как правило, такой автоматизированный складской учет дорабатывается разработчиком с учетом индивидуальных особенностей бизнеса конкретного клиента.

Актуальные программы

Для эффективной организации работы склада может использоваться различное программное обеспечение. Но одним из самых популярных вариантов является «1С Складской учет». Этот софт имеет определенные преимущества, которые и привлекают множество компаний, интегрирующих данную программу в работу своих складов.

Ключевые функции выглядят следующим образом:

– быстрый и своевременный учет материальных ценностей, их прихода и перемещения;

– точное ведение всей складской документации;

– своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек);

– наличие всех необходимых инструментов для корректного проведения инвентаризации;

– представление и обработка системы складских помещений.

При помощи данного программного обеспечения можно качественно охватить несколько направлений хозяйственной деятельности предприятия.

Речь идет об управлении правилами продаж, запасами, финансами, закупками и доставкой товаров.

К основным преимуществам “1С” можно отнести простоту использования программы, возможность ее коррекции с учетом потребностей конкретной организации и полное соответствие нормам российского законодательства.

При желании можно воспользоваться и другими программами: «СуперСклад», «Товар-деньги-товар» и другими.

Заключение

Очевидно, что работа склада играет не последнюю роль в построении эффективной деятельности компании. Поэтому от уровня организации складских функций зависит качество сервиса, скорость доставки и состояние процесса продаж в целом. Таким образом, любая компания, заинтересованная в успешном построении цикла продаж и доставки продукции, должна качественно организовать учет товара.

Источник: https://FB.ru/article/213478/chto-takoe-skladskoy-uchet-sposobyi-vedeniya-skladskogo-ucheta-organizatsiya-ucheta-otvetstvennost-programmyi

Организация складского учета: бесплатное детальное руководство для начинающих владельцев магазинов

Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.

Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.

В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:

• Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
• Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
• Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
• Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
• Как вернуть поставщику бракованный товар
• Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.

Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса

1. Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
• На инвентаризацию уходит много времени.

  Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.

• Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу.

  Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук.

  В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.

• Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять.

  Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.

2. Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты.

   Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.

3. Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
4. Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.

Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:

• увеличить производительность труда;
• исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
• видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.

Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.

Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.

Как организовать складской учет

Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.

Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.

Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах.

Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству.

Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.

Читать также:Бухгалтерский учет в розничной торговле

Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.

Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе.

На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты.

Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.

Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.

Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров.

Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы.

Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.

Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.

Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С

Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.

Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.

Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.

Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник: ekam.ru

Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.

Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.

Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.

Так выглядит учет товаров в Excel. Источник: ekam.ru

Можно установить на компьютер специальную программу.

В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности.

Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.

Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.

Минусы: программа платная, придется обучать персонал.

Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.

Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа “1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!

Оставить заявку на подключение

Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии

Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.

Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей.

В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода.

Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.

На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.

Более удобный способ — автоматизировать складской учет.

Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее.

Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.

С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.

Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.

Как сопровождать перемещение товара

Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.

Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.

Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2

Пример шаблона претензии к поставщику

Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.

Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.

Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте.

Для этого нужно подкорректировать накладную — из товарной накладной ТОРГ-12, которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции.

Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.

Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12

Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.

Пример счет-фактуры для возврата НДС

Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.

Подведем итоги

Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара.

Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности.

Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.

Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.

С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.

Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.

Ключевые слова для этой статьи: ошибки складского учета, проблемы складского учета, организация складского учета, как организовать складской учет, как правильно организовать работу на складе, электронный складской учет, автоматизация складского учета, складской учет в Excel (эксель)

Источник: https://fingu.ru/blog/organizatsiya-skladskogo-ucheta-besplatnoe-detalnoe-rukovodstvo-dlya-nachinayushchikh-vladeltsev-mag/