Дубликат трудовой книжки: особенности заполнения и образец

Содержание
  1. Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2020 году – пример, оформление, при утере, по справкам, правильное
  2. В каких случаях выдается
  3. При утере
  4. Негодность
  5. Как выглядит пример заполнения
  6. Сведения, которые заносятся в бланк
  7. Алгоритм действий при его оформлении
  8. Восстановление по ксерокопии
  9. По справкам
  10. Стоимость процедуры
  11. Как оформить уволенному сотруднику
  12. Как правильно оформить дубликат трудовой книжки: образец 2020 года
  13. Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки. Действия работодателя по заполнению копии (дубликата)
  14. Порядок оформления дубликата в случае массовой утраты ТК
  15. Заявление на дубликат трудовой книжки
  16. Когда оформляется дубликат трудовой книжки?
  17. Всегда ли нужно заявление работника?
  18. Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2020 году
  19. В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки
  20. Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере
  21. В каких ситуациях возможна выдача дубликата
  22. Документы для указания записей о стаже
  23. Нормативная база
  24. Как сделать дубликат?
  25. Порядок выдачи дубликата
  26. Как оформить дубликат трудовой книжки
  27. Кто оформляет дубликат
  28. Порядок оформления
  29. Заявление на оформление
  30. Приказ о выдаче
  31. Какие документы понадобятся
  32. Алгоритм действий кадровика
  33. Срок выдачи
  34. Стоимость
  35. Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации
  36. Определение
  37. Когда выдается
  38. Алгоритм
  39. Документы
  40. Какие сведения вносятся в дубликат
  41. Сроки выдачи
  42. Некоторые нюансы
  43. Недействительная запись
  44. Если сотрудник уволился
  45. Книга учета
  46. Заполнение дубликата трудовой книжки образец 2020
  47. Когда выдается дубликат трудовой книжки?
  48. Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в 2020 году?

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2020 году – пример, оформление, при утере, по справкам, правильное

Дубликат трудовой книжки: особенности заполнения и образец

Трудовая книжка — это основной документ гражданина, который работает на официальной основе и является источником страховых взносов, а также налогов.

Именно в нем отражается трудовая история человека, причины его увольнения и стаж в принципе, но в некоторых случаях может потребоваться дубликат.

Его заполнение не отличается особыми правилами, но при этом нужно соблюсти нюансы, оговоренные законодательством.

Ведь дубль документа — это его замена, но когда выдается новый паспорт, информация из него хранится в УФМС, в то время, как рабочая книжка находится у человека, и сдается только на время официальной занятости.

В каких случаях выдается

Обычно информация о работе хранится только в этой бумаге, и ни в какие базы не попадает, с одной стороны, так личная информация более защищена, но вместе с тем, при необходимости восстановления возникает вопрос, где взять данные для нового заполнения.

Естественно, что люди часто теряют данные документы или портят их, а вина в этом может быть как сотрудника, так и ответственных за хранение документации лиц.

В любом случае, нужно разобраться, когда дубликат действительно необходим, и как его правильно запросить.

При утере

Если сотрудник потерял свой документ, либо это сделали ответственные за хранение лица, задача по восстановлению всех записей осложняется, поскольку нельзя увидеть записи даже частично, и остается только пользоваться заранее сделанными копиями или другими методами.

Но поскольку дубликат все равно выдается и в такой ситуации, то следует подготовиться, и попросить при трудоустройстве, чтобы начальство сняло копии со всех страниц, и только тогда направлял книжку в личное дело.

Массовая утрата работодателем также является причиной для восстановления в виде дубликатов, но заниматься этим должен он сам, вне зависимости от того, произошла данная ситуация по вине начальства, либо же в этом виновен форс-мажор.

В любом случае порядок восстановления информации о стаже оговаривается Постановлением Минтруда под номером 50 от 1994 года.

Негодность

Не менее часто, наравне с утерей документы еще и портятся, это может быть по вине домашних животных, стихии, детей и массы других факторов.

Работодатель же может сослаться на возникший пожар, наводнение, влияние вредных веществ и т.д., этот случае лучше, чем утеря, поскольку восстановить можно хотя бы часть данных, если на страницах осталась хотя бы некоторая информация.

Но при отсутствии такой возможности, нужно будет пользоваться теми же способами, что и в случае с утерей, поскольку в обоих вариантах доступа к данным нет.

Как выглядит пример заполнения

Заполняется дубль так же, как и основной вариант, то есть на его титульной странице ставится номер, ФИО владельца, его дата рождения, уровень образования и специальность, а также дата оформления.

Но выше, над названием документа ставится пометка из слова “дубликат”, а слева на свободной странице оговаривается выдача официальной копии, ставится дата и причина замены, с указанием номер трудовой, это подтверждается печатью.

Заполнение внутренних разделов никак не отличается от оригинала, то есть вносится вся информация о трудоустройстве, но произвести записи о деятельности можно как просто отражением длительности стажа, так и детализировать его, если подобная информация имеется.

Тот работодатель, который был последним, или является текущим, вписывает свои данные, и по возможности указывает не только даты работы и название предприятия, но и статьи ТК РФ, на основании которых производились действия.

При наличии, желательно также указывать основания в виде реквизитов документов, по которым принимались решения.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2020 году такой:

Сведения, которые заносятся в бланк

В бланк обычного рабочего документа вносятся все те же данные, что и обычно, и этот перечень состоит из:

Личных данных человекаЕго специальности и уровня образования — на титульном листе
Обязательно следует указатьЧто это дубликат основного рабочего свидетельства
Дата поступления на работуУвольнения или иного события
ИнформацияО том, где работает человек
Переводы и увольненияТакже необходимо отразить
Основания на внесение записейВ виде внутренних документов
Для дубляТакже характерна запись об общем стаже работы до начала труда в фирме, она присутствует при восстановлении не по копии, а по иным каналам

Алгоритм действий при его оформлении

При утере или порче трудовой книжки либо ее вкладыша, следует разобраться, какой есть порядок запроса нового документа, и что нужно сделать конкретно гражданину, чтобы получить необходимую помощь.

Прежде всего, следует ознакомиться с двумя основными схемами восстановления — по копии и по справкам, из которых легче всего будет первая.

Обязательно при утере человек должен известить об этом работодателя, даже если он бывший (когда новую работу он не нашел), и в срок до 15 дней ему оформляется бумага.

Вполне можно запросить не дубль, а новый документ, подав заявку начальству, но прежде всего, этот метод хорош для молодых людей, которые не зависят от стажа, и для них важны только страховые отчисления.

Но если речь идет о работниках в возрасте, либо когда молодой специалист трудился в престижной фирме, лучше восстановить. Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки можно скачать здесь.

Восстановление по ксерокопии

Ксерокопия сама по себе не является документом, поскольку ее можно легко подделать и записать себе в стаж любую информацию.

Чтобы использовать ее для восстановления, необходима заверенная ксерокопия, но получить ее уже само по себе сложно, поскольку книжица находится у работодателя.

Для получения отксеренного документа, направляется обращение к кадровикам, в больших компаниях это письменно, а в мелких организациях вполне можно обойтись устным желанием.

Правила отводят на выдачу копии всего 3 рабочих дня, а результатом станет набор скопированных страниц, где разместится подпись “копия верна”, а также автограф должностного лица с печатью предприятия.

Также на последней странице ставится надпись “работает по настоящее время”, также заверяемая гендиректором, главным кадровиком или главбухом.

В итоге заполненные листы копии будут заверяться следующим образом:

Можно заверить только последний лист копии, но в этой ситуации все части должны быть сшиты ниткой, а ее концы выводятся на последнюю страницу, и уже там фиксируются бланком с написанным количеством и штампом.

Закон же утверждает, что восстановить трудовую, произведя ее дубликат, могут использоваться следующие документы:

  • трудовые договора;
  • справки от работодателей — заверенные копии будут именно такими бумагами;
  • решения суда о признании стажа;
  • выписки из приказов о трудоустройстве или увольнениях;
  • расчетные книжки, в которых отражена заработная плата;
  • архивная документация.

По справкам

Если же копии заблаговременно не было сделано, то необходимо воспользоваться справками, которые берутся у бывших работодателей.

Пишется обращение от имени текущего работодателя, в котором указывается просьба предоставить информацию о трудоустройстве конкретного человека в свободной форме.

Прежде чем отправлять это, компания обязана запросить разрешение у самого человека на обработку персональных данных, куда входит и информация о предыдущих местах работы.

В ответе другая компания должна подтвердить конкретный период, на протяжении которого человек находился в ее штате, а также указать реквизиты соответствующих приказов, которые и были основаниями для зачисления в коллектив.

Собрав все возможные справки, текущее начальство заполняет дубликат, но если с каким-то периодом возникла проблема, остается только обращаться в суд, но это крайняя ситуация.

Процедура заполнения не отличается от восстановления по копии, и необходимо постараться указать все существенные сведения.

: по данной теме

Стоимость процедуры

Сам процесс оформления дубля трудовой книжки бесплатен, но при этом работник должен возместить стоимость бланка.

Ведь в каждой организации есть резервный запас, который выдается новоприбывшим людям, и гражданин может либо запросить такой, либо же приобрести его самостоятельно.

Во втором случае возможность приобрести не соответствующий стандартам вариант достаточно велик, поэтому лучше обратиться в компанию.

Она может взимать с обратившегося человека плату за бланк, цена которого зависит от региона и условий, на которых бумага была приобретена.

В среднем форма обойдется в 200 рублей, и есть как расценки ниже, так и выше, все зависит от индивидуального подхода.

Как оформить уволенному сотруднику

Люди, которые уволились ранее, могут обратиться к последнему работодателю с просьбой о восстановлении, если после этого они никуда больше не зачислялись в штат.

Отказ в связи с отсутствием доказательств последнего утверждения и просто отрицательный ответ на просьбу будут незаконными, поскольку дубль оформляется на общих основаниях.

То есть, у компании есть обязанность выдать официальную копию при поступлении соответствующего заявления, но естественно, что если человек работает в другой фирме, то и обращаться ему нужно туда же.

Для уволенных все равно нужно подтверждать свой стаж, но это может сделать и бывшее начальство по тому же принципу, что и действующее.

Если книжка теряется или портится, то ее нужно восстановить, а делается это путем оформления дубликата, в котором отражается прошлый стаж.

Для этого нужно обратиться к руководителю текущего места, подать на его имя заявление и сообщить, где человек был трудоустроен, чтобы был оформлен официальный запрос.

Заполняется этот документ так же, как и оригинал, за исключением надписи о замене на титульной странице и пояснением слева в свободной зоне.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristhere.ru/obrazec-zapolnenija-dublikata-trudovoj-knizhki/

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки: образец 2020 года

Дубликат трудовой книжки: особенности заполнения и образец

Статья акутальна на: Июль 2020 г.

Трудовая книжка (далее — ТК) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Как и любой документ на бумажном носителе, она может быть утрачена или приведена в негодность, что влечет за собой невозможность ее дальнейшего ведения и использования.

Правительством РФ (пп. 31–33 постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, далее — постановление № 225) предусмотрено право работника на получение ее копии, равной по своей юридической силе оригиналу (дубликата), в таких случаях, как:

  • потеря ТК работником (если она находилась у него, например, в период между трудоустройством у различных работодателей) или по вине работодателя;
  • массовая утрата ТК на предприятии в случае пожара, аварии и других стихийных бедствий;
  • порча бланка ТК (испачкан, порван и т. д.);
  • признание недействительной какой-либо записи (например, об увольнении или переводе).

Важно! Введение с 2020 года электронных трудовых книжек приведет к тому, что бумажные трудовые книжки и их дубликаты станут не нужны.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки. Действия работодателя по заполнению копии (дубликата)

Руководство обязано предпринять все необходимые действия для того, чтобы в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 постановления № 225), а именно:

  1. Подготовить новый бланк ТК.
  2. Правильно внести записи в ТК.
  3. Издать приказ о выдаче дубликата. Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки можно скачать по ссылке: Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.

Порядок оформления дубликата в случае массовой утраты ТК

Массовая утрата ТК на предприятии вследствие чрезвычайных обстоятельств, пожара, аварии и других стихийных событий в силу исключительности ситуации не требует заявлений на дубликат трудовой книжки от работников.

В таких случаях дубликаты выдаются всем сотрудникам по инициативе работодателя.

Должна быть создана специальная комиссия, в состав которой входят представители работодателя, профсоюзов, иных заинтересованных организаций (п. 34 постановления № 225).

Данная комиссия занимается установлением и подтверждением трудового стажа работников, в том числе истребует и получает все необходимые подтверждающие документы с предыдущих мест работы сотрудников, а также собирает и анализирует сохранившиеся на предприятии приказы, договоры, ведомости, опрашивает свидетелей и т. д.

В наиболее сложных случаях трудовой стаж доказывается в судебном порядке. На основании акта, который выносится комиссией по итогам такой работы, работодатель оформляет дубликат ТК.

Как видим, процесс восстановления утраченной ТК довольно трудоемок. Планируемый Правительством РФ постепенный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года полностью решит проблему сохранности данных работников о трудовом стаже.

Заявление на дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка работника является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). И будет крайне неприятно, если трудовая книжка работника будет утеряна. Но выход есть — оформить дубликат трудовой книжки. К слову, утеря трудовой книжки – не единственный случай, когда делается ее дубликат.

Об особенностях оформления дубликата трудовой книжки расскажем в нашей консультации и приведем образец заявления работника на дубликат трудовой книжки.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки?

ТК РФ ничего не говорит о дубликатах трудовых книжек. Однако отмечает, что порядок ведения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным Правительством федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, предусматривают, что дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях (п.п.31, 33 Правил):

  • утеря трудовой книжки (работником или работодателем);
  • наличие в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной;
  • трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.);
  • массовая утрата работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, из-за пожара).

Обращаем внимание, что если к вам устраивается работник, который говорит, что его трудовая книжка утеряна или предъявляет испорченную трудовую книжку (к примеру, порванную или обгоревшую), то оформлением дубликата должен заниматься предыдущий работодатель.

Выдать дубликат трудовой книжки работодатель должен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Всегда ли нужно заявление работника?

Заявление работника на дубликат трудовой книжки необходимо в том случае, когда дубликат утерян по вине работника, работодателя или трудовая книжка пришла в негодность. Заявление составляется в произвольной форме. В нем указываются реквизиты работодателя, сведения о работнике, причина, по которой запрашивается дубликат трудовой книжки.

Хорошо, если при оформлении дубликата используется старая трудовая книжка. К примеру, порванная, испачканная, но записи в ней хорошо читаются и трактуются однозначно. В этом случае записи для дубликата берутся из старой трудовой книжки.

Информацию о документах, подтверждающих трудовую деятельность работника, нужно указать в заявлении, а сами документы приложить к нему. Напомним, что работодатель обязан помогать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Приведем для заявления на оформление дубликата трудовой книжки образец его заполнения.

Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2020 году

Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2020 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Это важно знать:  Заявление на получение трудовой книжки по почте

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости.

В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат.

В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными.

При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов.

Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Это важно знать:  Пример и порядок заполнения электронной трудовой книжки

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Нормативная база

При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.

В бланке книжки содержится информация:

  • личные сведения о работнике;
  • данные о трудовых периодах;
  • сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

  • когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
  • записи невозможно восстановить.

Как сделать дубликат?

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.

Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.

Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.

Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.

Порядок выдачи дубликата

При выдаче документа кадровая служба должна придерживаться порядка:

  1. Получить от работника заявление с просьбой и указанием причин выдачи дубликата трудовой книжки. Оно составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Заверяется личной подписью работника и указывается дата составления.
  2. На основании заявления издается приказ по организации, с которым должен быть ознакомлен работник, запросивший дубликат, под роспись.
  3. Кадровая служба обязана поднять соответствующие учетные документы и восстановить записи. К таким документам относятся:
  • личное дело работника;
  • приказы по личному составу, где отражена информация о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.д.;
  • трудовые договора, заключенные с работником;
  • дополнительно может потребоваться удостоверение личности гражданина.
  1. Дубликат выдается заявителю в срок до 15 календарных дней. При выдаче делается отметка в журнале учета трудовых книжек и ставится подпись лица, получившего документ.

Следующая

Источник: https://TrudGid.ru/trudovaya-knizhka/kak-pravilno-oformit-dublikat-trudovoj-knizhki-obrazec-2020-goda.html

Как оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки: особенности заполнения и образец

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере: 

  1. Принять заявление от сотрудника.
  2. Собрать сведения о предыдущем стаже.
  3. Заполнить новый бланк.
  4. Записать номер, серию, дату выдачи в книгу учета, получить подпись сотрудника.

Информация о периодах работы, занесенная в трудовую книжку, имеет огромную важность при начислении пенсии. А что делать, если она потеряна или испорчена? Вопросу, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, посвящена ч. 3 постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225:

  • работник или наниматель ее потерял;
  • признана негодной;
  • в результате ЧП утеряны документы, в том числе кадровые;
  • работник настаивает на его оформлении по причине недействительной записи.

Кто оформляет дубликат

Выдает копии кадровая служба предприятия. Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации. Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы.

Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен. В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново.

Первой записью в нем будет очередное место работы.

Порядок оформления

Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы. Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.

В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению. В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере.

Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Принимается заявление от работника.
  2. Собираются сведения о рабочем стаже.
  3. Оформляется приказ о выдаче.
  4. Заполняется бланк.
  5. Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
  6. Работник расписывается в получении копии.

Заявление на оформление

Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения.

Приказ о выдаче

В законодательстве о труде нет требований по оформлению приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае их утери, кражи и т. д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота организации.

В приказе фиксируются основание выдачи: обращение работника и ответственный исполнитель — сотрудник кадровой службы.

Какие документы понадобятся

Восстановление документа требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровики часто не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки сведениями о рабочем стаже, если они отсутствуют.

Работнику необходимо подтвердить стаж документами до того момента, как книжка была утеряна.

Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, расчетные книжки — любые официальные свидетельства периодов работы. Все предоставляемые свидетельства должны заверяться.

Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.

Если документы отсутствуют, рабочий стаж подтверждается показаниями свидетелей в судебном порядке (см. пункт 24 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о видах деятельности за определенные периоды.

Алгоритм действий кадровика

Закон обязывает кадровика всегда иметь запас бланков такого типа. В книге прихода и расхода фиксируются серия, номер бланка, дата его заполнения. Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

  1. На титульном листе в верхнем правом углу указать: «дубликат».
  2. Заполняются базовые данные: Ф.И.О., сведения об образовании, другие. Если информация изменялась, вписываются актуальные данные.
  3. Титульный лист заверяется печатью организации, отдела кадров и подписью кадровика.
  4. В графе 3 указывается общий подтвержденный стаж.
  5. В хронологическом порядке расписываются периоды работы отдельно по каждому работодателю.
  6. Документ выдается на руки работнику под подпись в книге учета ТК и вкладышей, в ней же фиксируются серия и номер бланка, дата выдачи.

Срок выдачи

Готовая копия выдается работнику через 15 дней после его заявления. Но если при сборе документов для подтверждения стажа возникнут трудности, этот срок сдвигается.

Стоимость

Если документ потерян работником или испорчен по его вине, то оформление дубликата трудовой книжки при утере платное — он оплачивает стоимость бланка. Возможна оплата наличными в кассу или по заявлению о вычете суммы из зарплаты. Без согласия работника вычитать деньги нельзя.

Источник: https://ppt.ru/forms/trudovaya/kak-oformit-dublikat

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Дубликат трудовой книжки: особенности заполнения и образец

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу.

Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой.

Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа.

На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка.

В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

  • причина утраты;
  • просьба о выдаче повторного документа;
  • дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

  • фамилия, имя и отчество гражданина;
  • дата рождения;
  • наличие и вид образования;
  • профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа.

В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат.

Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

  • данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
  • после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений.

И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой.

Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

Источник: https://FB.ru/article/307854/kak-oformit-dublikat-trudovoy-knijki-poshagovaya-instruktsiya-dokumentyi-i-rekomendatsii

Заполнение дубликата трудовой книжки образец 2020

Дубликат трудовой книжки: особенности заполнения и образец

В статье пойдет речь о заполнении дубликата трудовой книжки, который может потребоваться при утере документа – первоисточника. В пример пойдут образцы 2020 года, которые облегчат визуальное представление о данном документе.

Когда выдается дубликат трудовой книжки?

Существует несколько случаев, когда может быть выдан дубликат:

  • при утере;
  • при порче;
  • при наличии в документе записи об увольнении или переводе, признанной впоследствии недействительной;
  • при массовой утере книжек работодателем.

Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в 2020 году?

При оформлении документа необходимо придерживаться следующих правил:

  • на титульном листе в правом верхнем углу должна присутствовать запись «Дубликат»;
  • при наличии у работника предыдущих мест работы в разделе «Сведения о работе» вносится суммарный общий стаж в годах, месяцах, днях с прошлых мест работы. При этом в сведениях о работе не указывается наименование работодателя. Данные заверяются печатью организации, выдающей дубликат;
  • после строки с суммарным стажем записи о работе у работодателя, составляющего документ, вносятся в хронологическом порядке;
  • организация, выдающая дубликат, указывает последним трудовым периодом тот, который гражданин отработал в ней;
  • все записи должны соответствовать документам, на основании которых они внесены, т.е. быть достоверными;
  • заполняется документ шариковой, гелевой или перьевой ручкой чернилами темного цвета (черного, синего, фиолетового).

Образец заполнения дубликата

Важно отметить, что Правилами ведения и хранения трудовых книжек ответственность за их сохранность возложена на работодателя. Если возникла ситуация, при которой произошла их массовая потеря, например, в случае пожара, то дубликат оформляется на основании акта комиссии. В ней обязательно присутствие представителей местной власти и работодателя.

Стаж работы у этого работодателя возможно подтвердить справками, профсоюзным билетом, а также показаниями свидетелей – сослуживцев в количестве двух и более человек.

Из книжки, находящейся в ветхом состоянии, частично порванной, обгоревшей, но при этом записи возможно прочитать, производится точное их копирование в дубликат. При этом на титульном листе старой книжки делается запись «Взамен выдан дубликат».

Дубликат трудовой книжки является документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина, наравне с первоначальным документом. Но для его получения может потребоваться достаточно много хлопот и времени. Поэтому рекомендуется более внимательно относиться к оригиналу.

Именно трудовая книжка является доказательством факта работы и необходимым документом при обращении за реализацией своих пенсионных прав.

Источник: https://trudtk.ru/trudovaja-knizhka/zapolnenie-dublikata-trudovoj-knizhki-obrazec/

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: