Должностная инструкция секретаря по профстандарту

Содержание
  1. Должностная инструкция секретаря – образец 2020 года и как ее составить, права и обязанности
  2. Как составить: общие положения
  3. Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность
  4. Образцы должностной инструкции секретаря
  5. Секретаря руководителя (по профстандарту)
  6. Секретаря-делопроизводителя
  7. Секретаря-референта
  8. Офис-менеджера с функциями секретаря
  9. Учебной части
  10. Секретаря-машинистки
  11. Судебного заседания
  12. Пресс-секретаря
  13. Ученого
  14. Ответственного секретаря газеты
  15. Приемной
  16. Секретаря-администратора
  17. Корпоративного секретаря акционерного общества
  18. Комиссии по делам несовершеннолетних
  19. ДОУ
  20. Деканата
  21. Должностная инструкция секретаря делопроизводителя с учетом профстандарта
  22. 4. Ответственность
  23. Эти статьи и документы могут быть Вам полезны
  24. Какими функциями наделяется должность?
  25. Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
  26. Шапка
  27. Особенности профессии
  28. Основные обязанности секретаря руководителя
  29. Статьи по теме
  30. Общая характеристика профессии
  31. Должностные обязанности
  32. Секретарь руководителя профессиональный стандарт
  33. В каких случаях профстандарты обязательны?
  34. А что бюджетники?
  35. РЕЗЮМЕ
  36. Профстандарты секретаря руководителя— нормы и правила, нужно ли соблюдать
  37. Профессиональный стандарт секретаря — что такое и зачем нужен
  38. Что нужно знать о профстандарте секретаря руководителя
  39. Профстандарты секретаря руководителя— нормы и правила, нужно ли соблюдать
  40. Профстандарт секретаря руководителя предприятия в 2020 году – Дело
  41. Профессиональный стандарт
  42. Должностная инструкция
  43. Профстандарт «Секретарь руководителя»
  44. Секретарь-делопроизводитель
  45. Референт или секретарь-администратор?
  46. Профстандарты секретаря учебной части

Должностная инструкция секретаря – образец 2020 года и как ее составить, права и обязанности

Должностная инструкция секретаря по профстандарту
Время чтения: 5 минут(ы)

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

  • к какой категории сотрудник принадлежит;
  • кому он подчиняется;
  • кем назначается и освобождается от должности;
  • кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

  • действующим законодательством;
  • уставом предприятия;
  • руководящей документацией предприятия;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

  • школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2
  • колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB
  • техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Судебного заседания

С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa

Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB

Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя с учетом профстандарта

Должностная инструкция секретаря по профстандарту

1. Общие положения.

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Эти статьи и документы могут быть Вам полезны

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора. 1.2.
С 1 июля 2016 года вступила в силу статья 195.

3 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой в случаях, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями.

Настоящая должностная инструкция определяет должностные права и обязанности работника, создана во исполнение условий трудового договора и не противоречит действующему законодательству, а также внутренним (локальным) распорядительным актам работодателя.

Цель деятельности — реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией.

Какими функциями наделяется должность?

Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.

Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия.

На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора. 1.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил, техники безопасности и противопожарной безопасности.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Особенности профессии

Несмотря на постоянное изменение списков самых популярных и востребованных профессий в мире, должность секретаря продолжает оставаться довольно распространенной. Официально в России эта профессия существует уже три столетия. В 1720 году ее утвердил Петр I, требования к работникам были достаточно высокими: грамотность, знание законов, умение составлять документы.

Первоначально секретарями были только мужчины, сегодня же это преимущественно женская профессия. Отчасти это связано с тем, что выполнение секретарских обязанностей требует усидчивости, исполнительности, способности выполнять однотипную и монотонную работу.

Основные обязанности секретаря руководителя

Должность секретаря руководителя организации предполагает постоянное взаимодействие с людьми и готовность проконсультировать клиентов и посетителей по основным вопросам. Конечно, многое зависит от специфики основной деятельности учреждения и позиции руководства. Они оказывают заметное влияние на составление должностной инструкции секретаря по профстандарту.

В общих положениях указывается, что должность относится к категории технических исполнителей, определяются требования к образованию и стажу работы сотрудника. Назначение на должность производится непосредственно руководителем.

Для формулировки необходимых знаний и умений может быть использован профстандарт секретаря.

К ним относятся: знание основ делопроизводства; владение методами оформления и обработки информационных данных; владение ПК; знакомство с правилами деловой переписки и общения; знание правил внутреннего распорядка и техники безопасности и многое другое.

Во втором разделе инструкций описываются должностные обязанности сотрудника. В третьем разделе – его права. Например, секретарь руководителя имеет право знакомиться с проектами решений, имеющих отношение к его деятельности, вносить предложения по оптимизации своей работы, запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения поручений и прочее.

В заключительном разделе инструкции прописаны меры ответственности работника в случае ненадлежащего исполнения служебных обязанностей, причинения материального ущерба.

Статьи по теме

Секретарь – собирательное наименование различных видов должностей с разным набором функциональных обязанностей. Как правило, секретари являются специалистами, обеспечивающими работу должностного лица, органа или учреждения. Исходя из указанных задач, формулируются и конкретные должностные обязанности секретаря.

Общая характеристика профессии

Делопроизводством называется сфера, связанная с созданием, хранением информации и документооборотом. Сюда входят:

  • внутренние документы фирмы: инструкции, распоряжения, Устав
  • внешние документы: нормативные акты, договоры с партнерами, платежные поручения, выписки из банков и т. д.

Всей работой с документами занимается секретарь делопроизводитель. Это специалист, который отвечает за ведение документооборота организации и выполняет связанные с ним обязанности и поручения.

Должностные обязанности

Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции.

Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо.

Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

Делопроизводитель — должностные обязанности:

  1. Формирование электронной базы документов.
  2. Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
  3. Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
  4. Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

Источник: http://transcbank.ru/strakhovoe-pravo/5238-dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-s-uchetom-profstandarta.html

Секретарь руководителя профессиональный стандарт

Должностная инструкция секретаря по профстандарту

С 1 июля 2016 года вступила в силу статья 195.

3 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой в случаях, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями. В связи с этим важно понимать, обязательны ли профессиональные стандарты для секретарей разных уровней и рангов, работающих в организациях разных форм собственности.

В каких случаях профстандарты обязательны?

Абзацем третьим части второй ст. 57 ТК РФ установлено, что трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы.

Причем в случаях, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или в профстандартах.

Итак, абзац третий части второй ст.

57 ТК РФ устанавливает обязательность профстандартов только в части, касающейся наименований должностей, профессий, специальностей и квалификационных требований к ним, и только в тех случаях, когда для этих позиций (именно с такими наименованиями) нормативными правовыми актами (далее – НПА) установлено предоставление компенсаций, льгот либо наличие ограничений.

Минтруд России в своих письмах разъясняет это положение и также подчеркивает транснормативный и ограниченный характер обязательности применения профстандартов:

А что бюджетники?

Несколько иная ситуация в бюджетных (государственных и муниципальных) организациях. 27.06.2016 Правительством РФ было принято постановление № 584 «Об особенностях применения профессиональных стандартов в части требований, обязательных для применения го-

сударственными внебюджетными фондами Российской Федерации, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности» (далее – Постановление № 584).

Согласно Постановлению № 584:

1. Профессиональные стандарты применяются в части требований к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти.

2. Профессиональные стандарты применяются поэтапно на основе утвержденных указанными организациями планов по организации применения профессиональных стандартов (далее – планы, см. Пример).

3. Планы утверждаются указанными организациями с учетом мнений представительных органов работников.

4. Планы должны содержать:

1) список тех профессиональных стандартов, которые подлежат применению в данной организации;

2) сведения о потребности работников в профессиональном образовании, профессиональном обучении и (или) дополнительном профессиональном образовании работников, которые должны быть получены на основе анализа:

• квалификационных требований, содержащихся в профстандартах;

• кадрового состава организаций, указанных в Постановлении № 584;

3) сведения о проведении мероприятий по образованию и обучению в установленном порядке;

4) этапы применения профессиональных стандартов;

5) перечень локальных нормативных актов и других документов, в том числе по вопросам:

• аттестации;

• сертификации;

• других форм оценки квалификации работников,

подлежащих изменению в связи с учетом положений

профессиональных стандартов, подлежащих применению в данной организации.

5. Реализация плановых мероприятий должна быть завершена не позднее 01.01.2020.

6. Вышестоящие организации по отношению к организациям, указанным в Постановлении № 584, осуществляющие контроль и координацию их деятельности, должны обеспечить:

а) корректировку локальных нормативных актов и других документов, требующих учета положений профстандартов, подлежащих применению;

б) контроль за реализацией плановых мероприятий.

При появлении новых профстандартов их реализацию предписано осуществлять аналогичным образом.

РЕЗЮМЕ

Очевидно, что для секретарских должностей мера обязательности профстандартов равна нулю, поэтому работодатели и бюджетной, и частной сфер вправе, но не обязаны применять профессиональные стандарты для этой категории работников.

И.В. Журавлева,
юрист, консультант по кадровому учету

Источник: https://www.profiz.ru/sr/11_2016/profstandart_sekretar/

Профстандарты секретаря руководителя— нормы и правила, нужно ли соблюдать

Еще в 2016 году вступил в силу профстандарт секретаря. Но до сих пор не все понимают, в чем суть этого документа, обязательно ли его соблюдать и как он может помочь в работе.

Давайте разберемся, что такое профстандарт секретаря и почему стоит обращаться к этому документу.

Профессиональный стандарт секретаря — что такое и зачем нужен

Секретарь — незаменимый человек в любой компании, будь то огромная корпорация или небольшая фирма. В зависимости от политики компании функционал секретаря может меняться.

В одних компаниях секретарь руководителя занимается исключительно делопроизводством, в других — обеспечением офиса канцелярией, работой с документами и корреспонденцией, составлением рабочего графика руководителя.

Именно большое поле для интерпретации должностных обязанностей секретаря привели к необходимости создания единого документа, который бы унифицировал требования и необходимые навыки для позиции секретаря руководителя.

Министерство труда России позаботилось о составлении официального документа, который бы установил и упорядочил требования к квалификационным навыками секретаря. Этим документом стал «Профессиональный стандарт».

Вообще профессиональные стандарты появились относительно недавно, в 2012 году. Но активно разрабатываться и применяться на практике начали с 2014 года. Для работников, занимающих должность секретаря руководителя такой стандарт утвердили в 2016 году.

Полную версию профстандарта для секретаря можно посмотреть на сайте Минтруда. Официально он называется «Профессиональный стандарт специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Профстандарт секретаря

Что нужно знать о профстандарте секретаря руководителя

Должность секретаря трудно поддается унификации должностных обязанностей и необходимых профессиональных навыков.

От сферы деятельности компании, ее размеров и корпоративной культуры будет зависеть функционал секретаря руководителя.

Часто должностные обязанности секретаря устанавливаются руководством компании по своему усмотрению. Профстандарт в таком случае лишь помогает определиться с должностной инструкцией.

Вот что входит в профессиональный стандарт секретаря:

  • Общие положения — даны цель должности секретаря, полное название должности.
  • Функциональная карта — описываются обязанности секретаря, его обязательные навыки
  • Трудовые функции — конкретизируется список обязанностей и профессиональных навыков

Функциональная карта секретаря

Функциональная карта секретаря необходима для общего представления о профессиональных требованиях к работнику и квалификационным навыкам.

В профстандарте приводятся следующие функции:

  • Организационная деятельность (обеспечение жизнедеятельности компании в целом).
  • Документационная работа.
  • Создание и поддержание деятельности руководителя компании, его рабочих условий.
  • Организация и сбор профессиональной информации.

Помимо этого профстандарт включает градацию квалификационных требований и обязанностей. Выделяется 4 ступени в должности:

  • Секретарь-администратор. К данной позиции предъявляются минимальные требования по функционалу. В основном, секретарь-администратор встречает посетителей офиса, занимается заказами канцелярии, воды и прочих необходимых вещей для нормальной жизнедеятельности офиса, разбирает корреспонденцию и т.д.
  • Секретарь-делопроизводитель. Основная обязанность — ведение делопроизводства, сбор профильно документации. Для замещения данной должности работник должен знать базовые правила документооборота, уметь работать с нужными программа (например, 1С) и пр.
  • Секретарь руководителя. В этом случае могут быть совмещены требования, предъявляемые в к секретарю-администратору и секретарю-делопроизводителю. Помимо этого, секретарь руководителя должен обладать высокими организационными навыками, иметь хорошо поставленную речь, уметь собирать и анализировать информацию.
  • Помощник руководителя. Это высшее звено по предъявляемым требованиям. К работнику, занимающему или претендующему на эту должность предъявляются довольно высокие требования. Он должен иметь эффективную личную самоорганизаци, обладать аналитическим складом ума, быстро реагировать на меняющиеся события, уметь организовать деловую встречу или совещание, составлять график рабочего дня руководителя, оперативно и точно в срок выполнять поручения.

Источник: https://lksmrf.ru/sekretar-rukovoditelya-professionalnyy-standart/

Профстандарты секретаря руководителя— нормы и правила, нужно ли соблюдать

Должностная инструкция секретаря по профстандарту

Еще в 2016 году вступил в силу профстандарт секретаря. Но до сих пор не все понимают, в чем суть этого документа, обязательно ли его соблюдать и как он может помочь в работе.

Давайте разберемся, что такое профстандарт секретаря и почему стоит обращаться к этому документу.

Профстандарт секретаря руководителя предприятия в 2020 году – Дело

Должностная инструкция секретаря по профстандарту

Сложно представить себе крупную компанию, государственное или образовательное учреждение, в штате которых нет этой должности.

Составление графиков встреч, подготовка документации, работа с корреспонденцией, прием звонков – лишь часть обязанностей человека, занимающего должность, которую мы изучим.

Начиная с 2016 года круг основных функций очерчен в новом нормативном положении – профстандарте секретаря. Теперь его можно использовать в качестве основы для формирования необходимых служебных инструкций.

Профессиональный стандарт

Вид нормативного акта требования к секретарской работе приобрели в 2016 году. Был принят обобщенный профессиональный стандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией.

Основная задача стандарта – оптимизировать кадровую политику. Руководитель может ориентироваться на него при оценке профессиональных качеств работника.

Также документ используется при составлении учебных программ по подготовке секретарей.

Профстандарт содержит:

  • перечень основных трудовых функций;
  • список умений, навыков, знаний, необходимых для их выполнения;
  • требования к образовательному уровню и стажу работы.

Также в документе перечисляются возможные наименования должностей и требования к ним. В его состав включены, к примеру, профстандарты «Секретарь руководителя», делопроизводителя и других.

В структуре выделено несколько смысловых блоков:

  • общие сведения (обозначение цели деятельности, кодификатор);
  • функциональная карта (список трудовых функций и квалификационных категорий);
  • характеристика трудовых функций (конкретизация перечня обязанностей, навыков, предписываемых сотруднику);
  • информация о разработчиках нормах.

Третий раздел начинается с профстандарта секретаря-администратора, к квалификации, образовательному уровню и стажу которого предъявляются самые мягкие требования.

Основные функции сотрудника, занимающего изучаемую должность, сформулированы следующим образом:

  • организованный сбор профессиональных сведений;
  • информационная поддержка по текущим вопросам;
  • систематизация, документирование и хранение поступающей информации;
  • сопровождение деловых мероприятий;
  • создание необходимых условий для работы руководителя организации и административная поддержка.

Должностная инструкция

В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством, уставом организации, распоряжениями и приказами руководителя, собственной должностной инструкцией. Именно в последнем документе регламентируются профессиональные задачи, которые возлагаются на должностное лицо.

Приступая к выполнению служебных обязанностей, сотрудник должен быть ознакомлен с основными положениями инструкции. Ее положения могут выступать доказательной базой в случае возникновения конфликтных рабочих ситуаций. Поэтому содержание инструкции должно быть конкретным.

И исключать возможность двойного толкования.

Должностная инструкция секретаря по профстандарту составляется с учетом специфики конкретной организации и включает следующие разделы:

  • общие положения;
  • функции сотрудника;
  • должностная ответственность;
  • права сотрудника;
  • прочие условия и требования.

В общих положениях указывается, к какой категории принадлежит сотрудник и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации, знаниям и умениям.

Далее подробно описывается, в чем конкретно заключается функционал работника, и какими правами он при этом обладает.

В разделе о должностной ответственности указываются те нарушения в работе, за которые сотрудник может быть наказан.

Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до сведения сотрудника (под подпись).

Профстандарт «Секретарь руководителя»

В соответствии с его положениями, на эту должность желательно принимать сотрудников, имеющих высшее (на уровне бакалавриата) или среднее профессиональное образование. Кроме того, приветствуется наличие опыта работы (не менее двух лет).

В профстандарте перечислены основные трудовые действия сотрудника:

  • согласование временных планов с руководителем;
  • выбор формы планирования и ведение органайзера начальника;
  • согласование встреч, переговоров с партнерами, клиентами, сотрудниками;
  • информирование руководителя о времени и регламенте предстоящих мероприятий.

Секретарь руководителя для выполнения перечисленных действий должен обладать рядом умений.

Ставить цели, определять порядок и приоритетность их выполнения, помогать руководителю в распределении рабочего времени, обеспечивать информационную безопасность и выбирать наиболее удобные способы оповещения о готовящихся мероприятиях. С использованием этих тезисов обычно составляется должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту.

Он также должен быть знаком со спецификой основной деятельности организации, положениями трудового законодательства, правилами ведения деловых переговоров.

Перечисленные трудовые действия секретаря руководителя включают в себя целый ряд различных обязанностей:

  • планирование рабочего дня;
  • организация телефонных переговоров и командировок;
  • работа с посетителями в приемной;
  • организация проведения рабочих мероприятий и встреч;
  • поддержание необходимого рабочего порядка в кабинете руководителя;
  • контроль исполнения поручений и распоряжений;
  • оформление рабочей документации;
  • разработка локальных актов при необходимости;
  • хранение документации;
  • организация информационного взаимодействия сотрудников организации и руководства.

Секретарь-делопроизводитель

Основная задача делопроизводителя – контроль над документооборотом подразделения или всей организации (часто в штате имеется несколько сотрудников, выполняющих данную функцию). Перечень ключевых обязанностей указан в профстандарте секретаря-делопроизводителя:

  • формирование архива и надлежащее хранение документов;
  • организация работы с документами;
  • формирование дел в соответствии с номенклатурными требованиями организации.
  • Для приема на эту должность соискателю требуется среднее профессиональное образование.
  • В ходе организации работы с документами секретарь-делопроизводитель может осуществлять прием и обработку входящих материалов, сортировать их и регистрировать при необходимости, готовить для рассмотрения руководителем, перенаправлять непосредственным исполнителям, вести базу данных.
  • Чтобы обеспечить надлежащее хранение документов, делопроизводитель должен уметь разрабатывать номенклатуру дел, проверять правильность оформления документов, формировать дела и определять сроки их хранения, распределять и подшивать документы.
  • Перед тем как документы отправятся на хранение в архив, секретарь-делопроизводитель проверяет сроки их хранения (постоянное или долговременное), составляет внутреннюю опись, оформляет обложки дел.

Референт или секретарь-администратор?

Порой бывает непросто разобраться в иерархии секретарских должностей и круге их обязанностей. В чем, к примеру, принципиальное отличие секретаря-референта от администратора? Ведь выполняемые ими функции довольно схожи.

Должностная инструкция секретаря-администратора по профстандарту предусматривает:

  • прием и распределение входящих телефонных звонков;
  • организацию работы с посетителями;
  • осуществление координирующих функций.

Он должен быть хорошо знаком с правилами делового этикета, телефонных переговоров (с клиентами, партнерами, представителями СМИ и другими), уметь поддержать беседу и сгладить конфликтную ситуацию. Координирующие функции администратора обычно заключаются в ведении журнала перемещений сотрудников, разъездов курьеров и маршрутов водителей.

Отдельного профстандарта секретаря-референта пока нет, но его обязанности во многом схожи с помощником руководителя.

Как и администратор, он работает с корреспонденцией, отвечает на звонки, встречает и сопровождает посетителей, составляет графики перемещений. Однако все это непосредственно связано с фигурой руководителя организации.

В некоторых случаях круг его обязанностей может быть расширен, что отражается на рабочем графике (может быть ненормированным).

Профстандарты секретаря учебной части

Таких сотрудников можно встретить в штате школы, техникума или вуза. Должность относится к категории учебно-вспомогательного персонала. Для определения основного функционала работодатель может использовать общий стандарт специалиста по документационному обеспечению.

Источник: https://okarb.ru/oplata-truda/profstandart-sekretarya-rukovoditelya-predpriyatiya-v-2020-godu.html

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: