Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Содержание
  1. Документы по личному составу – виды, состав, хранение, уничтожение
  2. Взаимоотношения с сотрудниками
  3. Виды документов по личному составу
  4. Хранение документов по личному составу
  5. Подготовка бумаг
  6. Формирование личного дела
  7. Документы учета личного состава
  8. Приказы по личному составу
  9. Хранение приказов
  10. Уничтожение документов
  11. Государственный архив
  12. Оплата за хранение в государственном архиве
  13. Заключение
  14. Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу?
  15. Что входит в состав документов по личному составу
  16. Правила оформления документов по личному составу
  17. Документы предприятия по личному составу
  18. Оформление личного дела
  19. Личная карточка: как правильно оформить?
  20. Трудовая книжка: оформление и хранение
  21. Оперативное хранение персональных документов
  22. Архивное хранение документов персонала
  23. Уничтожение персональных документов
  24. Рекомендации по ведению документации по личному составу: что это, как обеспечить хранение – Работник
  25. Взаимоотношения с работниками
  26. Хранение документов
  27. Сроки хранения
  28. Подготовка документов
  29. Как уничтожить документы?
  30. Вместо послесловия

Документы по личному составу – виды, состав, хранение, уничтожение

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

В процессе работы любого предприятия возникает очень много деловых бумаг.

Документы по личному составу среди всего этого многообразия выделяются в отдельный комплекс.

Прочитав эту статью, вы узнаете все про документы по личному составу — виды, состав, особенности хранения и уничтожения, а также передачи в государственный архив.

Взаимоотношения с сотрудниками

Хорошая организация документооборота на предприятии является залогом его успешной деятельности. По этой причине деловые бумаги должны всегда находится в порядке, то есть их нужно правильно оформлять и хранить.

Нужно знать, что рабочие отношения сотрудников с работодателем находятся под сводами Трудового кодекса РФ. Основываясь на этом документе, происходит прием, перевод и увольнение сотрудников в установленном там порядке. Документами по личному составу называются все бумаги, которые обозначают ступени работы сотрудников.

Эти бумаги предназначены для того, чтобы правильно оформить и закрепить трудовые отношения между работниками и работодателем. Кадровая документация является одной из самых важных сторон работы кадровой службы любого предприятия. Руководитель должен контролировать правильность оформления и хранения документов.

СПРАВКА! Почти все документы предусмотрены Трудовым кодексом и другими нормативными актами и потому являются обязательными для ведения.

Виды документов по личному составу

К таким документам относятся следующие виды:

— документы, связанные с комплектованием сотрудников предприятия;

— бумаги, которые подтверждают продвижение сотрудников по службе;

— документы, которые подтверждают выполнение сотрудниками трудовой дисциплины;

— бумаги, которые связаны с окончанием трудовых отношений.

Исходя из этого, становится понятно, что многие документы, регулирующие взаимоотношения сотрудников с работодателем, являются кадровыми документами. Они регулируют разные вопросы, которые связаны с персоналом предприятия.

Существует два вида первичных документов по личному составу:

— по учету кадров;

— по учету рабочего времени и расчетов по оплате труда.

Такими документами могут выступать приказы, трудовые книжки, аттестаты, трудовые договоры, дипломы, карточки, личные дела, личные доверенности, свидетельства по аттестации сотрудников.

Хранение документов по личному составу

В настоящее время хранению деловых бумаг уделяется мало внимания. Согласно данным государственной архивной службы, совершающей проверки, только 20% предприятий правильно и в нормальных условиях хранит кадровые документы.

Правила по хранению документов, прописанные в законодательстве, должны соблюдаться абсолютно всеми предприятиями.

Ведь правильное ведение и хранение документов связано с тем, что организации должны взаимодействовать с пенсионным фондом и другими государственными структурами.

Если не соблюдать правила ведения документооборота, можно заработать штраф, а также получить другие нежелательные последствия.

Бумаги по личному составу являются доказательством трудового стажа сотрудников, а также основанием для назначения им пенсий и иных выплат. В случае любых ошибок, допущенных работодателем, которые касаются занижения дохода сотрудника, он может обратиться в суд и оспорить данный факт.

Помимо этого, необходимо понимание того факта, что только на основании хранящихся документов по личному составу, можно восстановить какие-либо исторические данные. Именно для кадровых документов законодательством установлены наиболее продолжительные сроки хранения. Понятно, что эти бумаги нельзя терять, а также они должны находиться в надлежащих условиях.

ВАЖНО! Руководитель совместно с начальником отдела кадров каждой организации должны приложить все усилия для обеспечения условий сохранности бумаг (как текущего, так и архивного).

Главные требования хранения документов:

— для текущего хранения бумаг необходимо отдельное помещение;

— каждый шкаф или ящик с документами должен закрываться на ключ;

— доступ к деловым бумагам должен быть ограничен;

— для архивного хранения необходимо отдельное помещение, доступ к которому будет ограничен и контролироваться.

Сроки хранения документов по личному составу

Кадровые документы хранятся дольше всех остальных деловых бумаг. Документами, имеющими длительный срок хранения, являются:

— списки сотрудников;

— распоряжения, приказы и другие распорядительные документы;

— списки рабочих, уходящих на льготную пенсию;

— лицевые счета работников;

— карточки учета сотрудников;

— личные дела;

— табели и наряды;

— трудовые соглашения и договоры;

— протоколы заседаний и так далее.

Все перечисленные выше документы и некоторые другие должны храниться в течение 75 лет.

Немного меньше хранятся следующие документы, являющиеся исключением:

— акты о произошедших несчастных случаях на производстве должны храниться 45 лет;

— тарификационная ведомость должна храниться 25 лет;

— протоколы по выплате надбавок за выслугу лет должны храниться 15 лет.

Подготовка бумаг

Архивные документы нужно хранить на предприятии в отдельном помещении, куда нет доступа для посторонних лиц. В архив дела передаются только полностью подготовленными для дальнейшего хранения. Здесь нужно знать, что подготовка документов начинается еще во время их создания.

ВАЖНО! Организация хранения документов по личному составу должна соблюдаться отделом кадров, который полностью за это отвечает.

Для того, чтобы этим огромным количеством бумаг было удобно пользоваться, кадровики организуют их хранение следующим образом:

  1. Для каждого типа документов формируются отдельные папки — для приказов, протоколов, личных дел и так далее. Папки снабжаются заголовками, которые отражают номенклатуру.
  2. Учетные номера даются всем делам и в папки вкладывается опись.
  3. Для текущего хранения обеспечивается безопасное место — в запертом шкафу или сейфе.
  4. Каждый лист дела подшивается и нумеруется. После этого место прошивки фиксируется печатью организации и ставится подпись (подписи) ответственных лиц.
  5. Каждое дело обязательно должно иметь внутреннюю опись.
  6. Обложка всех документов должна содержать реквизиты — названия, сроки хранения, даты.

Формирование личного дела

Личным делом сотрудника называются все документы, в которых есть информация о нем и его трудовой деятельности. Каждый сотрудник предприятия должен иметь свое дело.

Однако, на сегодняшний день кадровики заводят личные дела только на ведущих специалистов и руководителя. Это не запрещено, так как предприятия могут самостоятельно принимать решения относительно бумаг, заводимых на сотрудников.

По этой причине состав бумаг личного дела в разных организациях может отличаться.

Обычно в этот список входят следующие документы:

— опись бумаг, включенных в дело;

— автобиография и резюме;

— копии бумаг об образовании сотрудника;

— анкета;

— копия характеристики;

— копия приказа о назначении на должность;

— трудовой договор;

— разного рода справки;

— копии приказов об увольнении, перемещении, назначении.

Во внутренней описи должна быть информация о порядковых номерах каждого документа, имеющегося в деле. Этот документ должен быть подписан составляющим его человеком.

Внутри личного дела должна находится анкета, в которой имеется довольно много сведений по поводу образования, биографии, семейного положения человека. Для ее правильного заполнения человек обычно пользуются трудовой книжкой, паспортом, военным билетом, дипломом сотрудника.

Документы учета личного состава

Эти бумаги ведутся кадровиком. Оперативный учет происходящих изменений и движение численности сотрудников предприятия осуществляется на основании первичных бумаг. Сюда можно отнести приказы, расчетные ведомости, карточки, штатное расписание и другие бумаги.

Во время приема на работу каждый работник получает свой табельный номер, использующийся потом во всех документах по учету личного состава и начисления заработной платы.

СПРАВКА! Если человек переходит на новую должность или увольняется, его табельный номер остается за ним и никому другому не присваивается.

Приказы по личному составу

Одними из самых важных документов кадрового дела являются приказы. Они имеют собственную нумерацию и группируются в отдельные дела. Папки внутри систематизируются в порядке хронологии.

На некоторых предприятиях приказы создаются в унифицированном виде, а в дальнейшем там заполняются только необходимые графы. Остальные приказы создаются по мере необходимости, при этом все бумаги должны подходить под определенные требования.

Хранение документов личного состава, к которым относятся и приказы, организуется в зависимости от сроков их хранения. Они подшиваются в дела, которые имеют одинаковые сроки хранения. К примеру, приказы об увольнении и приеме должны храниться 75 лет, значит их хранение нужно организовать отдельно от документов, которые регламентируют отпуск и сохраняются на протяжении 5 лет.

В случае, если организация крупная и имеет большой документооборот, можно оформлять разные виды документов в отдельные дела. К примеру, в одну папку складывать приказы по командировкам, в другую — по отпускам и так далее.

Такой подход сильно облегчит дальнейшую работу с бумагами. Помимо этого, каждое дело заносится отдельно в номенклатуру предприятия. Если приказ имеет ещё и приложение, то оно тоже подшивается.

А вот различные акты, заявления, докладные, являющиеся основаниями для приказов, хранятся отдельно.

СПРАВКА! На практике обычно приказы и их основания хранятся в текущем делопроизводстве вместе, а перед тем, как отправить их в архив, раскладывают по разным папкам.

Хранение приказов

Для того, чтобы понять, какие приказы сколько хранятся, нужно ознакомиться с типовым перечнем документов. Временами он пересматривается и уточняется. На сегодняшний день основания приказов должна хранится в течение пяти лет, а практически все приказы должны быть сохранены в течение 75 лет.

Помимо этого, существуют ведомственные перечни для разных сфер деятельности предприятий, по которым можно ориентироваться в сроках хранения.

Документы с длительным сроком хранения передаются в архив документов по личному составу. На них формируется опись и только после этого они передаются для длительного хранения.

СПРАВКА! Дела с истекшим сроками хранения можно уничтожить.

Уничтожение документов

Если сроки хранения архивных бумаг предприятия истек, то они могут быть уничтожены. Это можно сделать самостоятельно, а можно попросить помощи у специальных организаций, занимающихся этим. В любом из этих случаев этот процесс должен сопровождаться составлением акта об уничтожении.

При самостоятельном уничтожении документы можно сжечь при наличии безопасного места для этого. Кроме того, они могут быть уничтожены специальным аппаратом. Акт об уничтожении составляется в произвольной форме.

Если на предприятии имеется большое количество бумаг, которые необходимо уничтожить, то лучше сдать их на утилизацию. Однако, и здесь всё должно происходить с оформлением соответствующих бумаг.

Оформляется акт приёма-передачи, а котором указывается количество дел и их масса. Хорошо, если сотрудник предприятия будет присутствовать при уничтожении документов.

Это поможет соблюсти конфиденциальность.

Государственный архив

Каждый регион РФ имеет свой государственный архив бумаг личного состава. Его деятельность предназначена для того, чтобы обеспечить надёжное хранение документов личного состава всех организаций.

Помимо этого, архив даёт ответы на запросы предприятий и граждан по вопросам, связанным с документами по личному составу.

Это очень нужно и важно, потому что, если предприятие закрывается, то люди не могут получить необходимые документы, так как им некуда обратиться.

По этой причине задача сохранения всех бумаг является основной для архивов. Сегодня закрывается и ликвидируется очень много предприятий. При этих процессах они обязаны передать документы личного состава в государственный архив для хранения. В нем и остаются документы для хранения на срок 75 лет.

Перед передачей в государственный архив, все дела должны быть подготовлены по всем правилам.

ВАЖНО! Подготовка документов для передачи в архив заключается в правильном оформлении всех дел, проведении их экспертной оценки и составлении описей.

Оплата за хранение в государственном архиве

Государственные предприятия не должны оплачивать услуги архива. Негосударственные предприятия могут передавать дела для хранения только с договором.

Дела передаются в архив при том условии, что экспертно-проверочная комиссия архива утвердила и согласовала это. Прием-передача бумаг в архив ведется в присутствии ликвидируемого предприятия. Этот процесс длится довольно долго, потому что состояние документов проверяется путем их визуального осмотра. После этого составляется соответствующий акт.

Заключение

Кадровые документы относятся к особой категории бумаг, имеющихся на каждом предприятии. Они важны, поскольку актуальны на протяжении очень долгого времени.

Даже после того, как пройдет много времени, бывают ситуации, когда нужно снова обратиться к этим документам.

По этой причине эти документы оформляются очень тщательно и хранятся очень долго на предприятиях и в государственных архивах.

Источник: https://onlineserviceip.ru/kadry/dokumenty-po-lichnomu-sostavu-vidy-sostav.html

Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу?

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

Независимо от рода деятельности, любая организация работает с людьми. Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.

Работодатель обязан не только грамотно вести документы по учету личного состава, но и организовать их хранение, передачу в архив и в необходимых случаях уничтожение. Все эти действия должны соответствовать действующим нормам законодательства.

Что входит в состав документов по личному составу

Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах. В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:

  • документы, связанные с поиском и набором персонала;
  • документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
  • нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения;
  • различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
  • документы, включающие личные сведения о работниках;
  • архивные документы по личному составу;
  • документы персонального учета и анкеты;
  • иные виды документов по личному составу.

Правила оформления документов по личному составу

Сотрудники кадровой и секретарской службы предприятия должны помнить о необходимости оформления персональных документов в соответствии с требованиями закона. Правила, прописанные в нормативных актах предприятия, не должны противоречить вышестоящим указаниям.

Правильное оформление документов по личному составу предприятия указано в соответствующей инструкции. В ней с примерами и ссылками должны быть указаны все нюансы фиксации на бумаге работы с персоналом. Этот нормативный акт издается и утверждается руководством организации и носит бессрочный характер.

Персональные документы могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде. Если текст пишется от руки, то необходимо следить за аккуратностью почерка и стараться не делать помарок. Любая исправленная ошибка должна быть подтверждена печтью организации и заверена подписью руководителя.

Документы по учету личного состава зачастую носят секретный характер, так как содержат защищенную законом персональную информацию. К работе с ними допускается лишь строго определенный круг специалистов.

Документы предприятия по личному составу

В каждой организации, в зависимости от формы собственности и иных особенностей, будут создаваться различные документы по личному составу предприятия. Их перечень должен быть приведен в инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

Чаще всего это:

  • штатное расписание;
  • перечень должностей;
  • трудовые книжки и чистые бланки трудовой книжки;
  • копии персональных документов сотрудников;
  • документы персонального учета и личные дела персонала;
  • должностные и иные инструкции и трудовые договоры работников;
  • приказы или распоряжения, касающиеся сотрудников предприятия по основной деятельности;
  • документы по работе аттестационной комиссии;
  • направления и другие документы на обучение и повышение квалификации;
  • документы об отпусках, переводах и командировках;
  • различные приказы или распоряжения по личному составу;
  • записки, заявления и должностные записки от сотрудников и т. д.

Каждая фирма самостоятельно определяет нужные виды документов по личному составу, а также способ их создания и хранения.

Оформление личного дела

Наиболее важные и полные сведения о сотруднике заносятся в его личное дело. Состав документов и особенности их комплектования определяются каждой организацией самостоятельно и обязательно прописываются в нормативном документе. Можно подшивать копии бумаг как в прямом, так и в обратном порядке либо формировать по группам.

Личные дела могут вестись как на большинство работников организации, так и исключительно на руководителей и ведущих специалистов. Однако на практике большинство организаций предпочитает иметь комплект документов и иных сведений о любом сотруднике, независимо от его должности и статуса.

Категории документов и их копий для хранения в личном деле работника:

  • анкета или личный листок служат для объединения основных биографических сведений;
  • копии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих образование и квалификацию, – паспорт, диплом, сертификаты и свидетельства;
  • копия трудовой книжки;
  • заявление о приеме, переводе и другие;
  • копии всех приказов на работника;
  • копия трудового договора;
  • иные персональные документы.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка, в которую подшиваются перечисленные документы и их копии. Хранятся личные дела отдельно от других кадровых документов. Они содержат персональные данные, и поэтому не должны быть доступны для посторонних лиц.

Личная карточка: как правильно оформить?

Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации.

Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники. Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

При заполнении личной карточки обратите внимание на ссылки кодов. Они указаны справа от тех таблиц, сведения в которых унифицированы. Информация в этих разделах должна соответствовать классификаторам и иным нормативным документам.

Личные карточки будет правильно хранить отдельно от других персональных документов, в сейфе или в металлическом шкафу с замком. Этот документ содержит персональные сведения и подлежат строгому учету. При увольнении работника делается соответствующая запись, и личная карточка оформляется на архивное хранение.

Трудовая книжка: оформление и хранение

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий опыт работы, стаж и должности сотрудника. Ее ведение является обязательным для всех. Она заводится при начале трудовой деятельности и в дальнейшем сопровождает человека вплоть до выхода на пенсию.

Обязанность закупать пустые бланки и вкладыши трудовых книжек лежит на бухгалтерии организации. Ее сотрудники хранят их у себя в сейфе и выдают сотрудникам отдела кадров по требованию. Об этом делается запись в соответствующей учетной книге. Администрации не рекомендуется принимать у работников бланки и чистые вкладыши трудовых книжек неизвестного происхождения.

Оформляется трудовая книжка всегда только от руки. Записи делаются шариковой ручкой с синими чернилами. Если произошла ошибка, то ее надо исправить и подтвердить это подписью администрации и печатью организации. Все вносимые сведения должны соответствовать закону и инструкции.

Хранятся трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их работникам и тем более третьим лицам. Если сотруднику организации необходимо получить сведения о записях в этом документе, то делается копия всех страниц, потом они прошиваются, и каждая страница заверяется печатью. При увольнении трудовая книжка вручается работнику в тот же день.

Оперативное хранение персональных документов

Правильное хранение документов по личному составу – одна из основных обязанностей работников кадровых служб. Информация, содержащаяся в них, относится к разряду персональной и не подлежит разглашению. Кроме того, храниться и обрабатываться такие документы должны с соблюдениями специальных условий.

До подписания трудового договора с будущего работника в обязательном порядке берется письменное разрешение на обработку персональных данных. Копия этого документа подшивается в личное дело или в отдельную папку.

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Для хранения персональных документов составляют отдельную номенклатуру дел. Папки и коробки с документами располагают в запирающихся шкафах. Желательно изолировать их от прямых солнечных лучей и повышенной температуры. Для большого количества документов целесообразно выделить специальное помещение.

Личные дела, анкеты и личные карточки находятся на оперативном хранении до тех пор, пока организация сотрудничает с конкретным работником. После увольнения они отправляются на архивное хранение.

Приказы по персоналу хранятся в течение года после их издания. Должностные и иные инструкции бессрочны вплоть до их отмены. Штатное расписание, а также график отпусков издаются ежегодно и хранятся в отделе кадров либо в бухгалтерии еще год после завершения действия.

Архивное хранение документов персонала

После окончания срока оперативного хранения данные о персонале отправляются в архив документов по личному составу. Это может быть подразделение организации либо сторонняя, чаще всего государственная, организация.

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

  • личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
  • невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
  • приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
  • журналы по учету движения документов по персоналу;
  • штатное расписание;
  • графики отпусков;
  • иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в архив оформляет сотрудник отдела кадров либо секретарь. Длительно хранить дела и другие бумаги можно как в самой организации, так и по договору в специализированном учреждении.

Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней. Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию. Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись.

Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света. Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей.

Уничтожение персональных документов

Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы.

Состав персональных документов многолик и разнообразен. Работникам кадровых служб и руководству предприятий следует знать, как их правильно оформлять, хранить и уничтожать.

Источник: https://FB.ru/article/239787/sostav-dokumentov-po-lichnomu-sostavu-ih-vidyi-kakie-byivayut-prikazyi-po-lichnomu-sostavu

Рекомендации по ведению документации по личному составу: что это, как обеспечить хранение – Работник

Документы по личному составу: виды, состав, хранение

В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество деловых бумаг. Среди этой массы в отдельный комплекс выделяются документы по личному составу. В нашей статье мы хотим рассказать о том, какие виды их существуют, как они хранятся.

Взаимоотношения с работниками

Правильно организованный документооборот на предприятии – залог успеха его деятельности. Поэтому деловым бумагам всегда нужно уделять должное внимание, а значит, и правильно их оформлять и хранить.

Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.

Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами.

Хранение документов

Хотя каждое предприятие должно соблюдать правила, закрепленные законодательным образом. Правильное отношение к деловым бумагам напрямую связано с необходимостью содействия организаций с органами пенсионного страхования и других государственных структур. Нарушения ведения документооборота может привести к нежелательным последствиям, а также грозит штрафом.

Документы по личному составу (виды бумаг приведены нами в статье) свидетельствуют о трудовом стаже людей, а также являются основанием для назначения гражданам пенсий и других выплат. В том случае, если работодатель допускает какие-либо ошибки, занижающие доход работника, человек может оспорить данный факт в суде.

Кроме того, стоит понимать, что хранение документов по личному составу необходимо, поскольку только на их основании можно восстановить исторические сведения, имевшие место. Не зря же для кадровых бумаг установлены законом самые продолжительные сроки хранения.

Излишне говорить о том, что документы нельзя терять, более того, их необходимо держать в надлежащих условиях. Руководитель и начальник отдела кадров любой организации обязаны обеспечить все условия, необходимые для текущего и архивного хранения.

К основным требованиям содержания бумаг относятся:

  1. Наличие отдельного помещения для текущего хранения.
  2. Ящики или шкафы с бумагами должны запираться на ключ.
  3. К документам должен быть ограничен доступ.
  4. Для архива нужно выделить отдельное помещение и контролировать доступ к нему.

Сроки хранения

Сроки хранения документов по личному составу самые длительные по сравнению с другими деловыми бумагами. К документам с длительными сроками хранения относятся:

  1. Все распорядительные бумаги – распоряжения, приказы, постановления.
  2. Списки работников.
  3. Карточки учета работников.
  4. Личные дела.
  5. Лицевые счета сотрудников.
  6. Наряды и табели.
  7. Трудовые договоры и соглашения.
  8. Протоколы заседаний.
  9. Списки людей, которые уходят на льготную пенсию.
  10. Книги учета приема и увольнения сотрудников.

Мы привели далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы:

  1. Акты о производственных несчастных случаях – 45 лет.
  2. Тарификационная ведомость – 25 лет.
  3. Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет – 15 лет.

В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке.

Подготовка документов

Архив документов по личному составу на предприятии должен находиться в отдельном помещении, в которое нет доступа посторонним лицам. В него передаются полностью подготовленные надлежащим образом дела. Стоит заметить, что подготовка бумаг начинается еще на этапе их создания.

За правильное оформление документов по личному составу отвечает отдел кадров. Для удобства пользования всей массой бумаг они компонуются кадровиками следующим образом:

  1. Оформляются дела для каждого вида документов: для приказов, личных дел, протоколов и т. д. На папках указываются заголовки, отражающие номенклатуру.
  2. Всем делам присваиваются учетные номера и вкладывается опись.
  3. Обеспечивается конфиденциальное безопасное текущее хранение: в сейфе или запертом шкафу.
  4. Все листики дела подшиваются и нумеруются. А место прошивки скрепляется печатью предприятия и заверяется подписями ответственных лиц.
  5. В каждом деле непременно должны присутствовать внутренние описи.
  6. На обложках готовых документов указываются все реквизиты: сроки хранения, названия, даты.

Как уничтожить документы?

Архивные бумаги предприятия могут быть уничтожены (если сроки хранения истекли) самостоятельно, а можно обратиться за помощью в специальные организации, которые занимаются данным вопросом. Каким бы образом вы ни организовали процесс, непременно должен быть составлен акт об уничтожении.

Бумаги можно самостоятельно сжечь, если есть безопасное для этого место, а можно уничтожить их с помощью специального аппарата. В таких случаях акт пишется в произвольной форме. А вот большие объемы дел проще сдать на утилизацию.

Но и в этом случае все действия должны сопровождаться оформлением документов. В акте приемки-передачи необходимо зафиксировать количество дел и их вес.

Лучше, если работник организации будет лично присутствовать при уничтожении бумаг для соблюдения конфиденциальности.

Вместо послесловия

Документы по личному составу – это особая категория бумаг, которая имеется на любом предприятии. Их важность состоит в том, что они не теряют актуальности очень длительное время.

Даже по прошествии большого периода времени может возникнуть ситуация, при которой понадобится вновь обратиться к ним.

Не зря же именно эти бумаги оформляют с особой тщательностью и хранят долгие годы не только на предприятиях, но и в государственных архивах.

Источник:

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: