Документ – это… Виды, классификация, функции

Содержание
  1. Функции документов в делопроизводстве
  2. Основные
  3. Виды
  4. Свойства
  5. Управленческая
  6. Распорядительные
  7. Специальные
  8. Какие бывают виды документов?
  9. 1. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
  10. 2. Место делопроизводства в структуре управления
  11. 3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами
  12. Документирование управленческой деятельности, виды и классификация документов
  13. 1. Общие понятия о документе
  14. 2. Классификация документов
  15. Основные виды документов
  16. Электронные документы
  17. Виды документов
  18. Что такое документ
  19. Функции документов
  20. Общие
  21. По способу документирования
  22. По сфере использования
  23. Организационно-распорядительные и нормативные документы
  24. Финансово-бухгалтерские
  25. Научно-технические
  26. По личному составу
  27. Отчетно-статистическая документация
  28. По направлению движения
  29. По ограничению доступа
  30. По происхождению
  31. По юридической значимости
  32. Классификация по форме изложения
  33. Другие критерии классификации документов
  34. Виды и функции документов. Основные функции документа. Правовая функция документа
  35. Общее понятие документа
  36. Законодательная формулировка
  37. Основные признаки документов
  38. Что собой представляют функции документа?
  39. Общий блок целевых назначений
  40. Функции документов специального характера
  41. Классификация носителей информации
  42. Фактор происхождения
  43. Виды согласно числу анализированных вопросов
  44. Классификация по способу документирования
  45. Степень ограниченности доступа
  46. Заключение

Функции документов в делопроизводстве

Документ - это... Виды, классификация, функции

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет.

Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Оглавление

Основные
Виды
Свойства
Управленческая
Распорядительные
Специальные

Основные

Выделяют общие и специальные функции документа.

Общие функции:

1) информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2) социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;

3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;

4) культурная: документ– это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.

Виды

На любом предприятии объем документов велик, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются:

— на организационно-распорядительные (управленческие);

— отчетно-статистические;

— учебно-методические;

— плановые;

— по личному составу;

— научно-технические и т. д.

По наименованию существует множество разновидностей документов приведем лишь некоторые:

— приказы, распоряжения, инструкции;

— научные отчеты;

— акты, протоколы;

— анкеты, справки, стандарты и т. д.

По способу фиксации информации:

— письменные (рукописные, машинописные, на компьютере);

— графические;

— фото- и кинодокументы.

Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов.

Внешняя документация, в свою очередь, делиться на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют:

— на простые;

— сложные.

Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы:

— открытые (несекретные);

— документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного пользования с грифом «конфиденциально»).

Свойства

Свойства документов:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е.

одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д.

Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Управленческая

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления. Управленческие документы составляют наиболее значительный массив документации.

Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной (оперативной) или даже опережающей (перспективной) информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения.

Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер. Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную.

Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования.

Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.

Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.

Распорядительные

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

1 Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

2 Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

3 Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.4

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

5 С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий.6

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.7

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Специальные

Специальные функции:

1) управленческая: документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы.

2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;

3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Перечисленные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Источник: http://doc-up.ru/osn/funktsii-dokumenta.html

Какие бывают виды документов?

Документ - это... Виды, классификация, функции

Классификация и виды документов

1. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

  • создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
  • организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

  • деловые письма, договоры, соглашения;
  • доклады, отчеты;
  • телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

  • устных переговоров, совещаний;
  • телефонных переговоров;
  • переговорных устройств и громкоговорящей связи;
  • телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

  • создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
  • регистрация документов;
  • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
  • передача документов для их последующего решения;
  • систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

  • оперативность в составлении и прохождении документов;
  • высокое качество документов;
  • оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
  • применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

  • оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
  • оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
  • создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
  • применение специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства в структуре управления

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

  • к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
  • логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
  • творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами

Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству.

Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства.

Документирование управленческой деятельности, виды и классификация документов

Вопросы:

  1. Общие понятия о документе.
  2. Классификация документов.
  3. Основные виды документов.
  4. Электронные документы.

1. Общие понятия о документе

Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

2. Классификация документов

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

1) Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

  1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
  2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
  3. справочноинформационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

Классификации видов документов:

  1. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.
  2. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
  3. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
  4. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

2) По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

3) По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

  1. постоянного срока хранения;
  2. долговременного (свыше 10 лет);
  3. временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

Основные виды документов

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

  1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
  2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.
  3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
  4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
  5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
  6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
  7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
  8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
  9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
  10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

Электронные документы

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

Источник: https://xn--80aacenrmb1f7d9a.xn--p1ai/%D0%BF%D0%BE%D1%81%D1%82/%D0%BA%D0%B0%D0%BA%D0%B8%D0%B5_%D0%B1%D1%8B%D0%B2%D0%B0%D1%8E%D1%82_%D0%B2%D0%B8%D0%B4%D1%8B_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2

Виды документов

Документ - это... Виды, классификация, функции

В сфере документации существует строгая иерархия видов и классов. Чем лучше вы ориентируетесь в них, тем увереннее и защищеннее будете чувствовать себя в жизни, профессии.

Что такое документ

По классическому определению, документ – материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах.

Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве.

Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского – “необходимое”).

Реквизитами  являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения).

Документ без реквизитов не имеет юридической силы.

То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.

Рис. 1. Классификация и виды документов

Функции документов

Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа.

Различают общие и специальные функции.

Общие

Общие функции характерны для всех видов:

  • информационная – закрепление, хранение, передача информации;
  • социальная – регулирует отношения человека и общества;
  • коммуникативная – передача, обмен, преемственность информации;
  • культурная – служит памятником истории и культуры.

По способу документирования

Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде:

  • письменного или печатного текста на бумажном носителе;
  • текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету);
  • чертежей, схем, планов, карт;
  • текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке.
  • аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти.

По сфере использования

Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.

Организационно-распорядительные и нормативные документы

Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур.

Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.

Финансово-бухгалтерские

Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее.

Бухгалтерские документы подразделяются на:

  • распорядительные – разрешения, указания, распоряжения;
  • оправдательные – товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции;
  • учетные – табели, ведомости, отчеты;
  • комбинированные – расходный кассовый ордер.

Рис. 2. Функции документов

Научно-технические

Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение.

Различают:

  • проектную документацию (ПД);
  • научно-исследовательскую (НД);
  • конструкторскую (КД);
  • технологическую (ТД);
  • патентную документацию (ПД).

По личному составу

Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины.

Их делят на подгруппы:

  • учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда;
  • комплектование штата сотрудников;
  • формирование персонального рейтинга;
  • контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины.

К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.

Отчетно-статистическая документация

Этот вид охватывает 3 уровня:

  • государственный;
  • ведомственный;
  • внутриучрежденческий.

Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни – социальной, экологической, производственной, политической, национальной.

По направлению движения

Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:

  • входящие – поступившие в организацию извне (извещения, реклама, прейскуранты, приглашения, программы конференций);
  • исходящие – составленные в организации и адресованные (отправленные) другим организациям, гражданам, структурам (отчеты, письма, докладные записки);
  • внутренние – составленные для служебного использования в рамках организации (распоряжения, расписания, правила внутреннего распорядка, маршрутные листы).

По ограничению доступа

Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности.

Здесь существуют такие разновидности:

  • открытые документы – содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения);
  • служебные (конфиденциальные) – свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты);
  • секретные – с разной степенью ограничений доступа.
  • Важно! Различают 2 уровня секретности:

    • Гриф “Особой важности” означает наивысший уровень секретности. Применяется для документов государственного значения, касающихся национальной безопасности.
    • Гриф “Совершенно секретно” служит сохранению государственной тайны (военные, инновационные технические, научные сведения, внешнеполитические программы).

    По происхождению

    Классификация по происхождению различает три вида документов.

    • Личные бумаги – не касающиеся общественных или служебных отношений (переписка, дневники, мемуары, рукописи).
    • Официальные (юридически оформленные) документы, касающиеся планирования, учета, снабжения, финансирования на государственном и ведомственном уровне. Среди официальных выделяют подгруппу личных – паспорт, ИНН, водительские права, диплом, и т.п.
    • Служебные – сопровождающие внутреннюю деятельность предприятий.

    Рис. 3. Распорядительные документы

    По юридической значимости

    Классификация по юридической значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию юридической силы.

    • Подлинник (оригинал) – исходный экземпляр документа, имеющий уникальные реквизиты (номер, серию, печать, время и место выдачи, подпись чиновника), обладающий юридической силой.
    • Дубликат – экземпляр, выданный повторно взамен утраченного. Обладает всеми характеристиками оригинала и юридической силой, но имеет пометку о повторной выдаче.
    • Копия – документ, полностью повторяющий содержание, внешний вид подлинника, но не имеющий юридической силы.
    • Заверенная копия – копия документа, чье соответствие оригиналу подтверждено юридически (+ проставлены установленные реквизиты). Такая копия часто может заменить оригинал.

    Классификация по форме изложения

    Определяет структуру, содержание, внешний вид документа, степень допустимой свободы формулировок.

    • Индивидуальные документы допускают свободную передачу фактов, рекомендаций, указаний по усмотрению составителя. Они создаются для конкретной ситуации (распоряжения, протоколы, автобиографии, объяснительные записки).
    • Трафаретные – имеют структуру, заложенную с помощью стандартных фраз с пропусками, типовых вариантов ответов, прочерков, “окошек” для занесения вариативной информации (анкеты, справки, бланки заявлений).
    • Типовые документы пишутся на основании образца или эталона, созданного для часто повторяющихся ситуаций (договоры, деловые письма, инструкции).

    Другие критерии классификации документов

    Возможны видовые разграничения:

  • По сложности:
    • Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
    • Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).
  • По обязательности исполнения:
    • Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
    • Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
    • Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).
  • По наименованию:
    • Приказы.
    • Письма.
    • Ходатайства.
    • Справки.
    • Заявления.
    • Постановления.
    • Решения.
  • Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов.

    Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.

    Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:

    Следующая

    Источник: https://Sprint-Olympic.ru/uroki/deloproizvodstvo/85623-vidy-dokymentov-klassifikaciia-po-naznacheniu-i-po-forme-dokymentirovaniia.html

    Виды и функции документов. Основные функции документа. Правовая функция документа

    Документ - это... Виды, классификация, функции

    Деятельность человека во все времена представляла собой системный процесс, направленный на достижение определенных целей. При этом деятельность человеческая существенно отличается от животной.

    Поведение наших меньших братьев в большинстве случаев координируется только инстинктами. В свою очередь, человек работает на основе сознания, путем обработки информации. С течением времени человеческое мышление претерпевало изменение.

    Это существенно повлияло на способы и методы обработки, фиксации информации. В данных аспектах появилось большое количество формализма.

    Помимо того, весомый вклад в механизм человеческой работы с информацией внесло развитие государственного строя и, конечно же, право. Все представленные факторы привели к тому, что одним из главных источников фиксации информации и её отображения стали документы.

    Многие люди ошибочно полагают, что документами называются лишь письменные источники каких-либо ведомостей.

    Это далеко не так, потому что представленный способ фиксации информации имеет более широкое значение, а также большую систему функций, о чем пойдет речь далее в статье.

    Общее понятие документа

    Многие термины существуют на сегодняшний день в доктринальных суждениях и законодательстве. Такая двойственность является позитивным фактором, так как она позволяет вывести наиболее точные и грамотные понятия.

    Что касается документа, то его значение также существует в нескольких вариациях. Наиболее упрощенный доктринальный вариант говорит о том, что документ – это материальный объект действительности, в котором содержится определенного рода информация.

    То есть термин характеризует носитель каких-либо ведомостей. Но существуют также иные способы трактовки понятия.

    Законодательная формулировка

    Значение документа в положениях действующего законодательства является более широким. Согласно нему термином характеризуется носитель информации любого вида, имеющий установленные реквизиты и предназначенный для воспроизведения и передачи определенных ведомостей.

    Как мы видим, формулировка такого рода существенно расширяет понимание документа. Потому что она дает описание необходимых элементов подобного носителя информации, которые позволяют считать его таковым.

    Основные признаки документов

    Учитывая все представленные выше понятия, можно вывести ключевые особенности носителей информации. При этом нужно отметить тот факт, что ключевые признаки исходят от законодательной трактовки представленной в статье категории, так как она является основной в силу наличия исключительного юридического значения. Таким образом, к основным признакам документа относятся следующие:

    • материальная форма;
    • возможность закрепления информации любого рода (звуковой, речевой, изобразительной и т.п.);
    • наличие определенного автора;
    • наличие обязательных элементов оформления (реквизитов);
    • юридическое значение.

    Таким образом, документ является важной частью человеческой жизнедеятельности. Поэтому категория подразделяется на большое количество видов, а также имеет ряд важных функций.

    Что собой представляют функции документа?

    Практически все существующие на сегодняшний день предметы, явления, научные категории каким-либо образом используются. То есть само их создание было реализовано для чего-то. Документы в данном случае не являются исключением. В повседневной жизни каждого человека они отыгрывают достаточно значимую роль.

    Таким образом, функции документа – это целевое или же фактическое назначение категории, которое является его неотъемлемой характеристикой вне зависимости от волевых предпочтений автора. При этом нужно отметить, что каждый документ является многофункциональным по своей сути.

    Это говорит о том, что категория используется в различных отраслях человеческой жизнедеятельности.

    Основные функции документа можно разделить на несколько блоков. В первом собраны целевые назначения, которыми наделены категории любой из существующих отраслей, то есть абсолютно все источники информации.

    Данный блок имеет название «общие функции документа». Существуют также ряд специальных целевых назначений, которые присущи документам лишь в контексте определенных факторов. Необходимо также отметить исключительное значение отраслевых функций.

    Таковыми, например, являются функции юридических документов.

    Общий блок целевых назначений

    Как правило, ученые выделяют три классические функции, выполняемые документами всех видов и типов. Данные назначения показывают общую цель, ради реализации которой представленная в статье категория была выведена.

    • Информационная функция документа является ключевой. Именно она обуславливает потребность существования категории для хранения, передачи и воспроизведения разной по своему типу информации.
    • Социальная функция документа подчеркивает его исключительную важность для общества. Иными словами, категория не только координирует социальные отношения, но еще и порождает новые. Таким образом, документ занимает важное место в обществе и государственной деятельности.
    • Коммуникативная функция свидетельствует о том, что документ является своеобразным примером людского взаимодействия. С его помощью происходит ускоренный обмен информацией любого типа.

    Существуют также иные, более узкие по своей специфике направления действия категории. Таковыми являются функции документа в управлении, организации, культуре и юриспруденции.

    Функции документов специального характера

    Итак, мы рассмотрели основные функции документов общего блока. Но существует также ряд иных назначений категории, которые проявляются далеко не всегда. Их существование обусловлено определенными юридическими фактами. Специальные функции документа имеют в своей системе шесть основных направлений.

    • Наиболее часто встречаемой является управленческая функция. Её существование обуславливает факт того, что документ – это одно из средств или методов управления или же координации конкретной деятельности. Носители информации в данном контексте имеют вид распоряжений.
    • Организационная функция документа говорит о том, что категория способна устанавливать и упорядочивать конкретные действия всех без исключения участников правоотношений.
    • Общекультурная функция показывает исключительную важность категории для общества. Потому что в документах сохраняется, а потом передается множество культурных позиций, норм, обрядов, ритуалов и т.п.
    • Похожей на культурную является историческая функция. Она позволяет передавать ведомости о современности всем грядущим поколениям.
    • Правовая функция документа представляет собой возможность категории быть источником права. Но данный тезис применим далеко не ко всем существующим носителям информации. Потому что правовая функция документа присуща исключительно нормативным актам.

    Таким образом, представленные функции реализуются многими современными документами. Исключением являются целевые направления, которые характеризуют специальные виды документов.

    Классификация носителей информации

    Виды и функции документов – это ключевые аспекты, которые необходимо рассматривать в процессе изучения категории.

    Целевое назначение носителей информации мы уже рассмотрели, поэтому можно уделить внимании их классификации.

    Следует отметить, что весь массив документов можно разделить на множество групп, основываясь на совершенно разных факторах. Таким образом, на сегодняшний день классификация происходит на основе следующих моментов:

    • происхождение носителя информации;
    • число разрабатываемых в нем моментов;
    • степень ограниченности ознакомления;
    • способ непосредственного документирования.

    Представленные группы являются основными. Поэтому для более детальной разработки упомянутой в статье категории классификации нужно анализировать в отдельности.

    Фактор происхождения

    Документом, как мы понимаем, является далеко не каждая бумага с надписями. Чтобы приобрести свой статус, документ проходит процедуру создания и заверения уполномоченными лицами. При этом носитель информации должен содержать обязательные реквизиты. Однако документ вполне может исходить непосредственно от человека.

    Поэтому носители согласно данной классификации делят на личные и официальные. Первые из них появляются в процессе обычной жизнедеятельности. Официальные документы выдаются уполномоченными на то субъектами. К подобным можно отнести юридически значимые носители.

    При этом функции нормативных документов будут обусловлены как общей доктриной, так и действующими правовыми рамками.

    Виды согласно числу анализированных вопросов

    Если в документе есть алгоритм решения какой-либо одной ситуации, значит, он является простым. То есть уникальных правовых последствий в этом случае не будет. Однако если документ затрагивает несколько вопросов, то он является сложным. Как правило, подобные носители информации встречаются в служебной деятельности и выдаются в форме приказов, протоколов, постановлений и т.п.

    Классификация по способу документирования

    Достаточно важным фактором является способ создания документа. Как уже было указанно ранее, в большинстве случаев документом признается написанный на бумажном листе текст, наделенный определенными реквизитами. Но в теории можно встретить такой институт, как функции электронного документа. В данном случае возникает вопрос о том, что собой представляет подобный носитель информации.

    Следует отметить, что электронный документ не является единственным видом. На сегодняшний день существуют текстовые, рукописные, машинописные, фотодокументы, видеодокументы и т.п. Данный список не является исчерпывающим, потому что новые виды носителей появляются вследствие эволюции человеческих отношений.

    Степень ограниченности доступа

    Существуют документы, информация внутри которых является ограниченной в силу каких-либо важных причин. Поэтому в Российской Федерации создана градация степеней секретности. Каждый уровень ужесточает критерии допуска для ознакомления с документом. Таким образом, выделяют следующие виды подобных носителей информации:

    • секретные;
    • для служебного пользования.

    Заключение

    Итак, мы попытались рассмотреть виды, а также основные функции документа. Стоит отметить, что в скором времени тип подобных носителей информации и сам принцип их использования существенно изменятся, потому что человечество неустанно идет вперед в своем прогрессе.

    Источник: https://FB.ru/article/272986/vidyi-i-funktsii-dokumentov-osnovnyie-funktsii-dokumenta-pravovaya-funktsiya-dokumenta

    Бизнес
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: