Что такое письмо-извинение? Описание и правила составления документа

Содержание
  1. Письмо с извинениями: как исправить ситуацию, если вы облажались
  2. В каких случаях нужно отправлять письмо-извинение
  3. Что писать в письме с извинениями
  4. Объясните, что случилось
  5. Признайте ошибку и извинитесь
  6. Расскажите, как исправляете ситуацию
  7. Пошутите (если уместно)
  8. Предложите бонус
  9. Примеры писем-извинений
  10. Что стоит запомнить
  11. Письмо с извинениями перед клиентом: как правильно извиниться от лица компании
  12. Когда нужны деловые извинения
  13. Кто должен приносить извинения клиенту
  14. Правила оформления
  15. Структура
  16. Извинение
  17. Объяснение причин
  18. Выражение сожаления
  19. Меры по решению проблемы
  20. За беспокойство
  21. За неудобства
  22. При задержках поставок
  23. За звонок в нерабочее время
  24. За ошибку
  25. За поведение
  26. Извинения на английском 
  27. Заключение
  28. Как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке
  29. Письмо-жалоба на английском языке. Letter of complaint
  30. Письмо-извинение на английском языке. Letter of apology
  31. Письмо-извинение. Letter of apology
  32. Informal Letter of apology
  33. Formal Letter of apology
  34. Письмо-извинение
  35. Когда пишут письмо-извинение?
  36. Структура письма-извинения
  37. письма-извинения
  38. Выражение сожаления, огорчения
  39. Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Письмо с извинениями: как исправить ситуацию, если вы облажались

Что такое письмо-извинение? Описание и правила составления документа

Проблемы бывают у любого бизнеса, но клиентам все равно, кто виноват — ваш сотрудник, сбой электричества или шальной метеорит. Чтобы в сложной ситуации сохранить клиентов и репутацию, нужно уметь извиняться. Как это правильно делать в email рассылках, расскажет наша статья.

В каких случаях нужно отправлять письмо-извинение

Стоит извиниться, если какие-то действия или проблемы с вашей стороны причинили подписчику неудобство, разозлили или огорчили.

Например, из-за проблем с сайтом не получилось применить промокод или записаться на мероприятие, или в рассылке сделали фактическую ошибку, например, перепутали дату вебинара или имя самого клиента.

В общем, по всем причинам, из-за которых клиент потерял деньги, время или испытал негативные эмоции.

Важно! Извиняйтесь только за ошибки, которые несут последствия для клиентов и репутации компании. Мелкие ошибки, вроде орфографических, просто вносите в чек-лист, чтобы проверять перед отправкой.

Что писать в письме с извинениями

Главное в письме с извинениями — человечность. Важно показать, что вам не все равно и вы хотите исправить положение. Давайте по пунктам разберем, как правильно извиниться в письме.

Объясните, что случилось

Искренне напишите, почему произошел косяк. Может, был сбой в системе или ошибся кто-то из сотрудников, всякое бывает. Постарайтесь объяснить это неформальным языком:

ПлохоХорошо
В связи с непредвиденной ошибкой в работе сайта временно недоступны формы заказа.Совершить заказ можно по электронной почте info@magazin.ru.Друзья!У нас на сайте сломались формы, и пока через сайт заказать нельзя. Мы уже чиним их и сообщим, когда все заработает.Сейчас заказы лично принимает наш менеджер Катя, пишите ей на katya@magazin.ru.

Признайте ошибку и извинитесь

Не делайте вид, будто так и должно быть. Не пытайтесь свалить ответственность на кого-то еще. Извинитесь, но не теряйте самоуважения и не лебезите, это не конец света.

Расскажите, как исправляете ситуацию

Подтвердите слова делом — напишите, как именно команда устраняет проблему. Старайтесь даже технические моменты описывать простым языком, это покажет, что вам действительно важно держать клиентов в курсе.

Важный момент — не затягивайте с письмом. Даже если не можете исправить сразу, напишите, что нашли ошибку, работаете над ней и сообщите, когда все снова будет в порядке. Если не можете исправить, честно напишите об этом и попытайтесь сделать что-то, чтобы загладить неприятную ситуацию.

Пошутите (если уместно)

Немного самоиронии не помешает. Попробуйте аккуратно обыграть ситуацию и снять напряжение. Только не переборщите, чтобы ненароком не обидеть кого-нибудь неудачной шуткой. Например, зоомагазин случайно прислал пустое письмо и извиняется за такой бесполезный спам:

ПлохоХорошо
Ранее мы выслали вам пустое письмо. Это произошло из-за технической ошибки, примите наши извинения.Верный вариант письма:…Извините, мы накотячили!Сегодня прислали вам письмо с одним только изображением кота. Извините за такой омуррчительный спам, за беспокойство дарим дополнительную скидку — 10% по промокоду ЛАПКИ.А вот и целое письмо:…

Предложите бонус

Размер бонуса будет зависеть от тяжести вашей ошибки. Если перепутали дату вебинара — это не критично, просто пришлите правильную и объясните ситуацию.

Другое дело, если из-за вашего косяка клиент потерял время или деньги, например, не смог воспользоваться скидкой или вовремя записаться на курс. Тут уже понадобится бонус, который перекроет размер потери. Была скидка 5% — сделайте 10%.

Не успел записаться на курс — запишите на поток в порядке исключения и верните часть денег, либо сделайте скидку на следующий.

Важно! Чтобы найти подходящий бонус, поставьте себя на место клиента. Поймите, какие неудобства возникли из-за этой ситуации, подумайте, как это исправить и что его порадует.

Попробуем написать пример письма с извинениями. Например, человек купил билет на поезд, а рейс отменили. Ехать ему все равно нужно, поэтому постараемся подобрать альтернативные варианты, а за неудобство, которое получилось с нашей стороны, дадим скидку. Письмо напишем простым, человечным языком, объясним, что произошло и как исправить ситуацию, и извинимся.

Пример письма с извинениями

Примеры писем-извинений

Ребята из агентства «ЛидМашина» извиняются за неработающие формы записи на курсы. Чтоб исправить ситуацию, набор на курсы продлили. Письмо-извинение обыграно забавной гифкой, а сама ситуация — текстом письма: мы налажали и теперь знаем, что сделать, чтобы этого не повторилось. И вас научим так не лажать!

Письмо с извинениями от агентства «ЛидМашина»

«Гринпис» кратко извиняется за неправильную ссылку в письме. В этом случае достаточно извинения и правильной ссылки, особенно если речь о некоммерческой активности:

Письмо с исправленной ссылкой на петицию от «Гринпис»

Команда онлайн-университета GeekBrains извиняется за неправильную дату в предыдущей рассылке. Милая и содержательная иллюстрация к письму, указаны правильные даты, а в качестве бонуса — скидка на все анонсированные профессии:

Письмо с исправленной датой от онлайн-университета GeekBrains

А вот пример не очень качественного письма с извинением. Торговая площадка TMall от AliExpress извиняется за неправильные цены в письме из-за непонятной «технической ошибки».

Понятно, что площадка не может дать бонус сразу за всех продавцов, которые на ней работают, но подписчику все равно неприятно — он мог уже запланировать покупку по более привлекательной цене.

В общем, больше похоже на отписку, а не извинение:

Письмо с исправленными ценами от TMall

А вот необычный пример хорошего письма-извинения, где много текста. извиняется за баг, из-за которого пароль аккаунта мог попасть в чужие руки. Никакого бонуса здесь не будет, ведь соцсеть бесплатная.

Бесплатные email рассылки

Создайте аккаунт в SendPulse и отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!

Зарегистрироваться

Располагает к себе человеческий тон письма:

  • технические термины описаны доступным языком;
  • рассказано, что могло произойти и что на самом деле произошло;
  • есть советы, как на всякий случай обезопасить свой аккаунт;
  • компания извиняется за произошедшее и благодарит за доверие.

Письмо с извинениями за баг в безопасности от

А вот как раз случай, когда ошибка влияет только на репутацию компании, но не доставляет подписчикам неудобства. AnywayAnyday извиняются за то, что копирайтер перепутал два Ростова: такая ошибка недопустима для компании из сферы туризма. Легкая доля самоиронии присутствует, есть забавный мем:

Письмо с извинием за перепутанные названия городов от AnywayAnyday

Что стоит запомнить

Ошибки совершают все, но далеко не все умеют признавать вину и исправлять положение. Правильное извинение может спасти вашу репутацию, главное — сделать это искренне и вовремя, и при необходимости предложить бонус.

Извинение потребуется, когда ошибка или проблема компании нанесла вред ее репутации или причинила неудобства клиентам.

Что написать в извинительном письме:

  • признать проблему и извиниться;
  • рассказать, что делаете, чтобы исправить ситуацию;
  • предложить компенсацию, которая покроет время или деньги, потерянные клиентом.

Важно написать извинение простым языком и человечным тоном, чтобы оно не было похоже на безликую отписку. Можно пошутить, если получилось придумать забавную и необидную шутку, и как-то обыграть ситуацию.

Извиняться — это не страшно. Это значит, что вам важна репутация компании и отношение ваших клиентов. Главное — успокойтесь, отнеситесь к ситуации с юмором и постарайтесь сделать так, чтобы клиенты полюбили вас еще сильнее, а проблема больше не повторялась. Регистрируйтесь в SendPulse, чтобы рассылка с извинениями выглядела круто и дошла адресатам. Мы всегда на вашей стороне!

[Всего : 5    Средний: 4.2/5]

Источник: https://sendpulse.com/ru/blog/apology-letter

Письмо с извинениями перед клиентом: как правильно извиниться от лица компании

Что такое письмо-извинение? Описание и правила составления документа

От проблем застраховаться невозможно, но их можно минимизировать, если научиться правильно реагировать и предупреждать последствия.

Исправить конфликтные ситуации, которые возникают в любом бизнесе, и вернуть клиента компании поможет письмо с извинениями. Неважно, что стало причиной конфликта или недовольства.

Главное, чтобы компания вовремя признала свою ошибку перед покупателем или деловым партнером и сохранила доброе имя и доверие.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение. Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании. 

Специализация бизнеса определяет наиболее частые причины извинений.

Так, интернет-магазины просят прощение за медленную доставку или задержку заказанных товаров (пользуясь случаем, передаю привет одному из таких интернет-магазинов).

Компании, работающие в сфере В2В, приносят извинения за плохой клиентский сервис. Для операторов сотовой связи и банков причиной конфликта могут стать скрытые платежи и непредвиденные расходы клиента. Это раздражает всех.

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Кто должен приносить извинения клиенту

Письмо-извинение пишут от лица ответственного сотрудника компании, у которого есть полномочия представлять организацию. В крупных компаниях деловой перепиской занимается специальный штат секретарей. В небольших организациях — руководители среднего звена.

задача автора такого письма — правильно извиниться перед клиентом, внимательно изучить факты и выяснить, что произошло на самом деле. Необходимо найти баланс между интересами компании и клиента. Особенно важно, чтобы инцидент разрешился в пределах компании без участия ФАС, Роспотребнадзора и других контролирующих органов. 

Ответственное лицо не должно выставлять некомпетентными других сотрудников компании: «Вообще-то у нас все хорошо, а вот продавцы совсем без образования и не разбираются в вопросе» или «У нас самих много претензий к логистам, постоянно срывают сроки». Это указывает на несогласованность внутренних процессов, вредит имиджу компании. Лучше извиниться за всех, попробовать оправдать коллег и пообещать разобраться на самом высоком уровне. 

Правила оформления

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. Грамотный текст и умеренная вежливость нейтрализуют негатив. 

Как оформить письмо-извинение:

  1. На специальном бланке с реквизитами организации, полным названием, логотипом и круглой печатью.
  2. Поля: слева — 3 см, справа — 1,5 см.
  3. «Шапка» с ФИО получателя. Если письмо извинение отправляют деловому партнеру или корпоративному заказчику, то его должность.
  4. В левом верхнем углу дата отправки и регистрационный номер.
  5. Подпись, должность и ФИО отправителя.

Образец письма-извинения

Структура

Письмо извинение — это особый вид делового письма с характерной структурой:

  1. Извинения.
  2. Основная часть.
  3. Заключение.

Письмо состоит из нескольких смысловых блоков с четкой логической связью. Основная часть включает описание проблемы и конкретных шагов, которое компания принимает для ее решения. Конструктивное предложение поможет клиенту быстрее принять извинение и вернет его расположение. 

Извинение

Текст извинения должен быть в первом абзаце или даже первом предложении документа. Например:

«Уважаемый Олег Анатольевич!

Наша компания приносит вам извинения за причиненные неудобства, материальные и моральные потери от действий нашего сотрудника…»

Достаточно извиниться один раз в начале письма, а далее описать свои действия для решения проблемы и изложить конструктивные предложения.

Объяснение причин

После принесения официальных извинений стоит объяснить, почему произошел конфликт. Это показывает, что в ситуации разобрались и осознали вину.

События нужно излагать четко и правдиво. Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. Даже если повод для конфликта незначителен, клиенту надо показать, что компания относится к этому серьезно.

Выражение сожаления

Это не извинение, которое организация уже принесла в первой части письма. А способ объяснить клиенту, что данный случай — исключение, а не правило работы организации.

В официальном письме сожаления и извинения применяются обдуманно. Не стоит занимать позицию заведомо виновного. Если претензии не обоснованы, то об этом надо сказать: «Нам очень жаль, но…». Отмалчиваться недопустимо. Клиент, считающий себя обиженным, может добавить проблем. 

Если компания действительно виновата, сожаление выражают фразой: «Нам очень жаль что…». Клиента благодарят за то, что он обратил на это внимание и вовремя сообщил. 

Меры по решению проблемы

После извинений и сожаления клиента нужно уведомить о том, как решается его проблема, в какие сроки будут исправлены ошибки. Также стоит предложить альтернативные решения. 

В письме можно гарантировать компенсацию, при этом:

  • компенсируются только реальные материальные потери покупателя в условиях, когда компания может его потерять;
  • компенсация соразмерна ущербу клиента.

Например, если из-за технической ошибки на сайте клиент вместо стоимости со скидкой заплатил полную цену, стоит предложить компенсацию в виде бонуса. Это может быть индивидуальная скидочная карта или небольшой подарок. Хорошо, если клиент предоставят возможность выбора компенсации. 

Важно! Надо обязательно выполнить обещанное. 

За беспокойство

Этот вид письма подойдет в ситуациях, если клиенту пришлось несколько раз отвечать на вопросы, или прислать повторно информацию для оформления заказа, или он возвращался в офис компании, чтобы переоформить документы. В этих и похожих случаях перед ним извиняются за причиненное беспокойство.

За неудобства

Если покупателю пришлось долго ждать, необходимо принести извинения за неудобства. За какие неудобства следует извиниться:

  • покупателю пришлось срочно ехать в офис;
  • приходится пользоваться сайтом вместо привычного приложения;
  • на сайте ведутся технические работы и т.п.

В письме можно несколько раз попросить прощения, чтобы убедить получателя в искренности.

При задержках поставок

Следует подробно и понятно описать, по какой причине произошла задержка и когда будет доставлен товар. После извинений и указания сроков доставки нужно пообещать не повторять подобного и предложить способы компенсации ущерба.

За звонок в нерабочее время

Если компании приходится звонить клиентам в вечернее время или в выходной день, то в начале разговора важно спросить, удобно ли клиенту разговаривать. После этого нужно извиниться. Если ответ утвердительный, только тогда можно задавать вопросы и продолжать разговор.

Извиниться за звонки в нерабочее время можно и деловым письмом. В нем описать их необходимость и поблагодарить за понимание и сотрудничество. 

За ошибку

Извинения в этом случае приносят незамедлительно. Письмо отправляют на бумаге или электронной почтой. Если ошибки серьезные, то прикрепляют расчет и документацию, чтобы объяснить причины ошибки. Важно взять на себя полную ответственность. Клиента интересуют выводы и действия компании в этой ситуации.

За поведение

Деловой этикет — основа обслуживания клиентов. Если возник конфликт, ответственное лицо организации приносит письменное извинение за поведение персонала с объяснением и описанием мер, которые применили к провинившимся.

Извинения на английском 

Английский — это язык международного бизнеса. Умение составлять письма в соответствии с деловым этикетом и правилами международного делопроизводства говорит о статусе компании. Поэтому в работе с иностранными клиентами и партнерами важно знать, как извиниться в письме по-английски. 

Apology letters начинают с обращения по имени. К нему добавляют слово Dear (Name). В письме указывают тему сообщения — Subject. Чтобы на письмо обратили внимание, в теме обозначают, что это письмо-извинение. С этой же целью в начале повествования лаконично излагают суть дела. 

Идеальное письмо с официальными извинениями на английском состоит из 5 предложений. По мнению ведущего маркетолога компании Apple Гая Кавасаки, извинение, состоящее из меньшего количества предложений, выглядит слишком грубо, а с большим количеством — тратит время получателя.

По этой причине используют емкие предложения без сложных конструкций и неуместных отступлений, сам текст структурируют по абзацам.

В деловом письме не должно быть цветных и графических вставок. Также избегают восклицательных знаков и излишней эмоциональности. Это воспринимается как разговор на повышенных тонах, что не помогает решить конфликт.

Заключение

Письма-извинения при всей своей строгости и формальности не должны быть сухой отпиской. Получатель должен чувствовать, что его проблема важна и что ее решат. Если организации научатся правильно извиняться, они смогут улучшить свою репутацию и сформировать круг постоянных клиентов.

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/pismo-s-izvineniyami-pered-klientom-kak-pravilno-izvinitsya-ot-licza-kompanii/

Как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке

Что такое письмо-извинение? Описание и правила составления документа

: 10.03.2017

Составление формальных писем — задача непростая, особенно когда приходится писать их на английском языке. Но есть способ сделать это быстро и просто — использовать готовые шаблоны фраз.

В этой статье мы расскажем, как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке и какие фразы для этого использовать.

Мы также приложим образцы этих писем на английском, чтобы по ним вы смогли написать свое письмо.

Кстати, мы уже рассказывали о том, как писать другие виды формальных писем в статье «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке». Советуем ознакомиться и с этой статьей. А еще не забудьте почитать наше руководство о том, как писать email на английском языке.

Письмо-жалоба на английском языке. Letter of complaint

Как следует из названия, письмо-жалобу на английском языке мы пишем, когда чем-то недовольны. Например, мы хотим обратить внимание руководства на некачественное обслуживание, некорректное поведение сотрудника или жалуемся на некачественный товар.

По сравнению с другими видами писем letter of complaint — самое эмоциональное письмо. Чаще всего оно окрашено негативными эмоциями: недовольством, раздражением, злостью.

Тем не менее не следует во всех красках и ярких эпитетах описывать свое недовольство и уж точно не следует опускаться до грубостей и оскорблений. Letter of complaint относится к формальному виду писем, поэтому и тон должен сохраняться официальный.

Согласитесь, вряд ли найдется человек, который захочет читать письмо, полное личных оскорблений, и после этого решать возникшую проблему.

Если цель вашей жалобы — обратить внимание на некоторые недостатки, то лучше сохранять нейтральный тон повествования. В случае же серьезных претензий следует придерживаться настойчивого, иногда даже требовательного тона. Давайте посмотрим, какие фразы мы будем использовать в таких письмах.

  1. Прежде чем приступить к самому письму, мы должны поздороваться с человеком. Используйте для этого следующие фразы:
    ФразаПереводПриветствие
    Dear Mr. Smith,Уважаемый мистер Смит,
    Dear Mrs./Ms. Smith,Уважаемая миссис/мисс Смит,
    Dear Sir/Madam,Уважаемый(-ая) сэр/мадам,
  2. В первом абзаце письма следует указать суть вашей жалобы: что произошло, когда и где. Для этого вам могут понадобиться следующие выражения:
    ФразаПереводНейтральный тонНастойчивый тон
    I am writing in connection with…Я пишу в связи с…
    I am writing on account of…Я пишу относительно…
    I am writing on the subject of…Я пишу по причине…
    I am writing to complain about…Я пишу, чтобы выразить недовольство…
    I am writing to draw your attention to…Я пишу, чтобы привлечь Ваше внимание к…
    I am writing to express my strong dissatisfaction at…Я пишу, чтобы выразить крайнее недовольство…
    I feel I must complain about…Я должен выразить свое недовольство…
    I was appalled at…Я был потрясен… / Меня привело в ужас…
    I wish to bring to your attention to a problem which arose due to…Я хотел бы привлечь Ваше внимание к проблеме, которая возникла из-за…
    I wish to express my disgust at…Я хотел бы выразить сильное возмущение…
    I wish to express my unhappiness with…Я хотел бы выразить свое недовольство…
  3. В основной части вы сообщаете более детально причины вашего негодования. При этом вы должны обосновать свое мнение, например, почему вы считаете, что ваша покупка не соответствует качеству, в чем именно выражалось некорректное поведение продавца и т. д.
  4. В заключении необходимо объяснить, как бы вы хотели разрешить ситуацию. Например: предложить меры, которые могут быть приняты в отношении недобросовестного сотрудника, попросить заменить некачественный товар или возместить его стоимость, или, возможно, вам важно просто услышать извинение. В этой части используйте такие слова и выражения:
    ФразаПереводНейтральный тонНастойчивый тон
    I assume we can sort this matter out amicably.Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем.
    I hope the situation will improve.Я надеюсь, что ситуация улучшится.
    I hope you will deal with this matter as quickly as possible.Я надеюсь, что Вы решите эту ситуацию как можно скорее.
    I hope you will resolve this matter quickly.Я надеюсь, что Вы быстро разрешите эту ситуацию.
    I trust the matter will be resolved.Я надеюсь, этот вопрос будет разрешен.
    I demand…Я требую…
    I hope I will not be forced to take further action.Я надеюсь, что мне не придется принимать дальнейшие меры.
    I insist upon…Я настаиваю на том, чтобы…
    …otherwise I will be forced to take the matter further.…иначе я буду вынужден принять дальнейшие меры.
    …or I shall be forced to take legal actions.…или я буду вынужден обратиться в суд.
  5. В конце письма не забудьте попрощаться. Используйте для этого выражения:
    ФразаПереводПрощание
    Yours sincerely, (your full name)C уважением, (ваше имя и фамилия)
    Yours faithfully, (your full name)C уважением, (ваше имя и фамилия)

Если в приветственной части вы обращались к человеку по имени, например, Dear Mr. Smith, следует использовать фразу Yours sincerely. Если ваше письмо начиналось со слов Dear Sir/Madam, необходимо закончить его словами Yours faithfully.

Образец письма-жалобы на английском языке:

Письмо-извинение на английском языке. Letter of apology

Letter of apology (письмо-извинение) на английском языке мы пишем, когда в чем-то провинились. Причин для извинения может быть великое множество, начиная от опоздания на обед с другом и заканчивая задержками поставок для крупной компании.

Извинительные письма бывают двух видов: формальные и неформальные. Между ними есть существенная разница. Формальные письма мы пишем для извинения перед официальными организациями и учреждениями.

В них необходимо придерживаться строгих правил: использовать деловой язык, вежливые обращения, полные формы слов. Неформальные письма могут содержать разговорные выражения, сокращенные формы слов и т. д., ведь такие письма адресованы друзьям и знакомым.

Давайте посмотрим, какие фразы используются в таком письме.

  1. Как и все письма, letter of apology начинается с приветствия. Оно может быть формальным и неформальным:
    ФразаПереводФормальное приветствиеНеформальное приветствие
    Dear Mr. Green,Уважаемый мистер Грин,
    Dear Mrs./Ms. Green,Уважаемая миссис/мисс Грин,
    Dear Sir/Madam,Уважаемый(-ая) сэр/мадам,
    Dear John/Dad,Дорогой Джон/папа,
    Dear Mom/Kate,Дорогая мама/Кейт,
  2. В первом абзаце извинительного письма необходимо указать, за что вы извиняетесь: рассказать, что произошло, когда и где. В этом вам помогут следующие фразы:
    ФразаПереводФормальное извинениеНеформальное извинение
    I am writing to apologize for…Я пишу, чтобы извиниться за…
    I cannot apologize enough for…Я не могу подобрать нужные слова, чтобы принести свои извинения за…
    I must apologize for…Я должен извиниться за…
    I must apologize profusely for…Я приношу Вам свои искренние извинения за…
    Please accept my sincerest apologies for…Пожалуйста, примите мои искренние извинения за…
    I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel.Я не могу описать, как мне жаль и каким виноватым я себя чувствую.
    I hope you will understand when I say that…Я надеюсь, ты поймешь, когда я скажу, что…
    I owe you an apology for…Я должен извиниться перед тобой за…
    I’m so sorry if I upset you in any way…Прошу прощения, если я тебя чем-то обидел…
    I’m sorry for…Прошу прощения за…
    What can I say, except that I ‘m sorry.Что я могу сказать, кроме как «извини».
  3. В основной части объясните причины, из-за которых сложилась подобная ситуация, акцентируйте внимание на том, что вы действительно сожалеете о случившемся.
  4. В заключении письма-извинения на английском языке следует еще раз извиниться. В этой части вы можете написать, что вы хотели бы загладить свою вину, вы надеетесь, что ситуация разрешится, вопрос уладится, обещание выполнится и т. д. Используйте для этого такие фразы:
    ФразаПереводФормальное извинениеНеформальное извинение
    I hope my apologies will be accepted.Я надеюсь, что мои извинения будут приняты.
    I hope you will accept my apologies.Я надеюсь, что Вы примите мои извинения.
    Once again, sincerest apologies for…Еще раз прошу принять мои искренние извинения за…
    I ask for your understanding in this matter.Я прошу твоего понимания в этом деле.
    I beg you to forgive me for…Я умоляю простить меня за…
    I can’t tell you how sorry I am.Не могу выразить словами, как сильно я сожалею.
    I hope you believe me when I say how sorry I am.Надеюсь, ты поверишь, что я очень сожалею о случившемся.
    There is no excuse for … and I hope you’ll forgive me.Нет никаких оправданий за … и я надеюсь, что ты меня простишь.
  5. Завершающий этап — это прощание. Оно должно соответствовать стилю письма, соответственно, быть формальным или неформальным.
    ФразаПереводФормальное прощаниеНеформальное прощание
    Yours sincerely, (your full name)C уважением, (ваше имя и фамилия)
    Yours faithfully, (your full name)C уважением, (ваше имя и фамилия)
    Yours, (your name)Твой(-я), (ваше имя)
    Love, (your name)С любовью, (ваше имя)
    Best wishes/regards, (your name)С наилучшими пожеланиями, (ваше имя)

Образец формального письма-извинения на английском языке:

Образец формального письма-извинения

Образец неформального письма-извинения на английском языке:

Образец неформального письма-извинения

Теперь у вас есть четкое понимание того, как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке. Пользуйтесь предложенными нами фразами и образцами писем, и все получится.

Ну а если вы хотите лучше изучить особенности ведения переписки на английском и научиться писать различные виды формальных и неформальных писем, приглашаем вас на курсы английского языка по Скайпу, где опытные преподаватели помогут вам достичь поставленных целей.

Мы составили для вас документ, в котором собраны фразы для написания письма-жалобы и письма-извинения.

Скачать список фраз по теме «Как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке» (*.pdf, 276 Кб)

© 2020 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник. Над статьей работали:

Источник: https://englex.ru/letter-of-complaint-and-letter-of-apology/

Письмо-извинение. Letter of apology

Что такое письмо-извинение? Описание и правила составления документа

Чтобы не пропустить новые полезные материалы, подпишитесь на обновления сайта

Иногда в жизни возникают ситуации, когда необходимо принести извинения в письменной форме. В английском языке письмо-извинение может быть неофициальным / личным (informal / personal) и деловым (formal). Его пишут в случае какой-то ошибки, невыполнения обязательств, невозможности выполнения обещания и т. п.

В целом структура письма-извинения особо не отличается от структуры обычного formal / informal letter. Однако есть и свои особенности. Рассмотрим каждый стиль письма-извинения отдельно.

Informal Letter of apology

Бывает так, что вы обидели или расстроили кого-то из членов семьи или друга и хотите принести искренние извинения. Вы можете сохранить отношения, отправив письмо. Что же в нем написать? По структуре ваше письмо будет выглядеть так:

  1. Dear (Name),
  2. Introduction (§ 1) – почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, признать свою ошибку.

    Вот несколько полезных фраз для вступительной части письма, которые помогут выразить искренние извинения:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    I hope you will understand when I say that…Надеюсь, ты поймешь, если я скажу, что…
    What can I say, except I’m sorry that…Что я могу сказать, кроме как прости…
    I’m sorry for…Я виноват… (Мне жаль…)
    I owe you an apology.Я должен перед тобой извиниться.
    I’m sorry if I upset you in any way…Прости, если каким-то образом обидел тебя…
    I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel.У меня не хватает слов, чтобы описать, как мне жаль и как я виноват перед тобой.
    I feel dreadful about…Я ужасно поступил…
    It was my fault, and I'm sorry.Это была моя вина, прости.
    My sensitivity was on vacation that day and I'm so sorry.Я был ужасно бесчувственен в тот день, мне очень жаль.
    I must beg your forgiveness for my outspoken and insensitive remarks.Я умоляю простить меня за мои ужасные высказывания.
    Please forgive me for being so late. It was inexcusable.Прости, пожалуйста, за опоздание. Нет мне оправдания.
    I apologize most humbly for (ignoring your feelings).Я искренне прошу прощения за…
  3. Main Body (§ 2-3) – причины и объяснение вашего поступка. В основной части письма вы пытаетесь объяснить, почему все произошло именно так. Важно полностью признать свою ошибку, даже если вы считаете, что это была не только ваша вина. Иначе такое письмо-извинение не будет иметь смысла, а только усугубит конфликт. Ни в коем случае не обвиняйте адресата. Пообещайте больше не повторять подобные ошибки.

    В основной части помогут такие устойчивые фразы:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    I blame myself for what happened.Я виню себя в том, что случилось.
    It was my fault (responsibility).Это была моя вина (обязанность).
    I'm embarrassed to admit that…Мне неловко признавать, что…
    Please accept this letter as my personal promise to…Прими, пожалуйста, это письмо, как мое личное обещание…
    I am sorry for the hurt I know this causes.Прости за нанесенную обиду.
    I admit that I was in the wrong.Признаю, что был неправ.
  4. Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма вы еще раз извиняетесь, интересуетесь, что вы можете сделать, чтобы разрешить сложившуюся ситуацию, обещаете, что такое больше не повторится. Так как это близкий человек, пообещайте позвонить лично или встретиться, чтобы еще раз принести свои извинения.

    Следующие фразы помогут составить заключительный параграф:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    I hope you believe me when I say how sorry I am.Надеюсь, ты веришь, как сильно я сожалею.
    I can’t tell you how sorry I am.Даже не могу передать, как я сожалею.
    I beg you to forgive me.Умоляю, прости меня.
    There is no excuse for… and I hope you’ll forgive me.Я очень виноват… но надеюсь, ты простишь.
    I sincerely hope…Искренне надеюсь…
    All this being said, I again apologize for the problems I have caused you.После всего сказанного, хочу еще раз попросить у тебя прощения за причиненные проблемы.
    We hope you are willing to give us another chance.Надеюсь, вы дадите нам еще один шанс.
    I hope this incident won't stand in the way of our friendship.Надеюсь, этот случай не станет на пути нашей дружбы.
    Again, I apologize for betraying your trust.Я еще раз прошу прощения за то, что не оправдал твое доверие.
    I hope that as time passes you will find a way to forgive me.Надеюсь, что со временем ты сможешь простить меня.
    I understand that it might be difficult for you to accept my apology, but…Понимаю, что тебе сложно простить меня, но…
    I will call you later this week to apologize in person.Я позвоню тебе на этой неделе, чтобы извиниться лично.
    I can promise you that this will never happen again.Обещаю, что это больше не повторится.
  5. В конце письма-извинения идет заключительная фраза. Например:
    Sincerely (Sincerely yours),
    (Name)

    Примеры личных писем-извинений на английском языке вы можете посмотреть здесь:

    • boxfreeconcepts.com
    • specimentemplates.org
    • apologyletters.net

Formal Letter of apology

Теперь рассмотрим официальное письмо-извинение.

Formal Letter of apology обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу (Letter of Complaint). Цель делового письма-извинения – объяснить причины проблем, указанных в письме-жалобе, а также убедить адресата, что будут предприняты шаги, чтобы устранить проблемы и избежать их повторения в будущем. Желательно предложить компенсацию.

Если от грамотности составления Personal Letter of apology зависят ваши личные отношения с кем-либо, то деловое письмо-извинение может стать шагом к урегулированию отношений с клиентом / партнером, помочь исправить неприятную ситуацию в бизнесе, сохранить репутацию компании.

Рассмотрим каждую структурную часть такого письма.

  1. В начале письма-извинения мы обращаемся к адресату по имени и фамилии. То есть обращения типа Dear Sir / Madam или To Whom it May Concern – нежелательны. Подобное обращение может показаться слишком формальным, создастся впечатление, что вы даже не удосужились узнать имя вашего адресата.
  2. Introduction (§ 1) – почему вы пишете это письмо. Следует начать с извинений, выражения личной обеспокоенности сложившейся ситуацией.

    Вот несколько полезных фраз для вступительной части письма:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    I am writing to apologize for…Я пишу, чтобы извиниться за…
    I am writing to offer my apologies for…Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…
    I must (would to) apologise for…Должен (хотел бы) извиниться за…
    Please accept my / our sincere / profuse apologies for…Примите мои / наши искренние извинения…
    We apologise for…Мы просим прощения за…
    Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention.Спасибо, что сообщили нам об этом деле / проблеме.
    I appreciated your advising me of this incident.Для меня очень важно ваше сообщение.
    I would to begin by giving my sincere apologies for the inconvenience that you experienced.В самом начале хотелось бы выразить мои искренние извинения за причиненные неудобства.

    NB!!! Напомним, что в официальном стиле не допускаются сокращения типа I’m, don’t, I’d и т. п.

  3. Main Body:

    (§ 2-3) – причины и объяснения сложившейся ситуации / проблемы.

    (§ 4) – предложение компенсации.

    В основной части письма-извинения (параграф 2-3) нужно объяснить причину возникшей ошибки / проблемы. Каждая проблема – в отдельном параграфе. Необходимо признать вину компании, выразить свое сожаление и огорчение, сообщить о принятых мерах.

    Очень желательно предложить какую-либо компенсацию за ошибку (параграф 4).

    Вот некоторые полезные фразы для основной части делового письма-извинения:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    We accept full responsibility for the mistake.Мы полностью берем на себя ответственность за ошибку.
    I assure you we are taking the necessary steps to prevent it from happening in the future.Будьте уверены, что мы принимаем все необходимые меры, чтобы подобное больше не произошло.
    You have my assurance that…Я гарантирую вам…
    Please be assured that we will…Будьте уверены, что мы…
    I am trying to sort it out (sort the problem out) as a matter of urgency.Я пытаюсь разобраться с этим (решить эту проблему) немедленно.
    I can assure you that this will not happen again.Обещаю, что это впредь это не повторится.
    We are doing everything we can do to resolve the issue.Мы делаем все возможное для решения проблемы.
    Please allow me to suggest you… as compensation for…Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации за…
    To compensate for the inconvenience caused…Для возмещения причиненных неудобств…
    Please allow me to offer you… by way of compensation…Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации…
  4. Conclusion (заключительный §) – в заключительной части письма нужно еще раз извиниться, выразить надежду, что произошедшее никак не повлияет на ваше дальнейшее сотрудничество, написать свои контактные данные, чтобы с вами могли связаться, если возникнет такая необходимость.

    Можно употребить следующие выражения:

    Английские выраженияПримерное значение выражений
    Once again, our (my) sincere apologies for the inconvenience caused…Еще раз примите наши (мои) искренние извинения за причиненные неудобства…
    I hope that you will accept my apologies (that my apologies will be accepted).Надеюсь, Вы примете мои извинения (мои извинения будут приняты).
    I hope that you can forgive (overlook) this regrettable error.Надеюсь, Вы сможете простить эту досадную ошибку.
    Thank you for your understanding.Спасибо за понимание.
    If you would to continue this conversation, please feel free to call me at…Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний звонить мне по телефону…
    Should you have any questions related to this correspondence, please feel free to contact me at your convenience.Со всеми вопросами относительно данного письма, пожалуйста, обращайтесь ко мне в удобное для Вас время.
  5. В конце письма – заключительная фраза:

    Sincerely (Sincerely yours),
    (Name)

    Примеры деловых писем-извинений на английском языке вы можете посмотреть здесь:

    • officewriting.com
    • business.lovetoknow.com
    • apologyletters.net

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://engblog.ru/letter-of-apology

Письмо-извинение

Что такое письмо-извинение? Описание и правила составления документа

Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет ать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию.

Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи.

Инструмент для этого – письмо-извинение. 

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы.

Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке.

Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо».

Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

Когда пишут письмо-извинение?

Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

— Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

— Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

— Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

письма-извинения

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Например:

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

Например:

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: