Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? Делопроизводство

Что такое номенклатура дел в делопроизводстве

Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? Делопроизводство

› Юридические советы

Для усовершенствования работы административного аппарата, обеспечения большей оперативности, а кроме того, для улучшения и облегчения работы организации в целом, была придумана достаточно сложная по структуре, но очень простая функционально система классификации документов, сегодня известная как номенклатура дел.

По своему характеру, номенклатура дел – это удобный и широко каталогизированный и систематизированный перечень дел, включающий всю важную информацию о них. Она позволяет не только быстро отыскать необходимый документ во время работы, но имеет огромное значение при работе с большим количеством документов в архивах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Общие понятия

Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.

Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах:

  • утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4;
  • указ Росархива от 23.12.2009 N76.

Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года. При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.

Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).

По ГОСТу №Р7.0.8-2013 термин “Дело” определяется как документ (или группа), имеющих отношение к определённому вопросу виду деятельности.

Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел, т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.

Оформление дела – это сам процесс преобразования документов, относящихся к делу, непосредственно в дела.

Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.

Нахождение и фиксирование сроков хранения осуществляется по специальному перечню типов и разрядов документов (ГОСТ-Р51141-98), включающему нормативные предписания о сроках хранения бумаг. Исполненная документация, прежде чем поступить на хранение и эксплуатацию, проходит специальную подготовку, включающую в себя:

  • экспертную оценку академической и фактической ценности бумажной массы;
  • формирование дел;
  • предоставление документации постоянного и длительного типа хранения;
  • предоставление их сохранности;
  • предоставление дел во внутреннюю картотеку, то есть в архивы организации.

Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата, отвечающий за работу с архивной документацией организации.

Утверждается номенклатура управляющим архива организации, либо субъектом, отвечающим за архивы.

Подписывается руководством органов либо субъектом, отвечающим за делопроизводство, и уже после утверждения эксп. комиссией посылается на регулирование с консультационно-проверочной комиссией архивной организации, уже после чего же ратифицируется руководством компании.

Функции номенклатуры

Номенклатуру дел применяют в различных ситуациях:

  1. Для классификации имеющейся документации, то есть когда номенклатура служит проектом распределения документов уже после их выполнения и, проще говоря, служит персональным архиватором для организации.
  2. Номенклатура может быть архивом как для сугубо бумажных накоплений, так и для формирования, перемещения, хранения, упорядочивания и других удобных операций с информацией в электронном виде.
  3. Она содержит данные о сроках сохранения документации.

Любое дело, введенное в номенклатуру, содержит временные сроки хранения документа, указанные на нём. Оформляя документацию в дела, в согласовании с формой номенклатуры, этим, в то же время, планируют, хотя и приблизительно, ориентировочный период хранения важных документов.

  • При оформлении номенклатуры осуществляется важнейший этап экспертизы значимости документов.
  • Оформляет индексацию в делопроизводстве — индексы дел обычно входят регистрационные номера документов.
  • Имеет чисто информационную функцию при исследовании устройства организации.
  • Является базовым фактором при учете описей дел, как постоянного так и временного (на десять лет и более) охранения, и важнейшим учетным фактором в документообороте.
  • Используется с целью учета дел временного (вплоть до десяти лет) хранения.
  • Может применяться как модель возведения справочно-информационной картотеки на отработанную документацию.
  • Образец бланка номенклатуры дел скачивайте здесь бесплатно.

    Стандартная

    Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.

    Стандартные номенклатуры дел составляют в ведомствах на основании длительного рассмотрения потоков документов подведомственных органов. К примеру, министерство образования отправляет в высшие учебные заведения страны номенклатуру стандартного типа.

    Персональная

    Персональная номенклатура представляет собой каталог из дел, появляющихся в следствие официальной трудовой деятельности какой-то определенной организации или компании.

    Номенклатуры персонального (индивидуального) типа оформляют делопроизводственные органы организации.

    Процесс оформляется на основе исследования большого количества документации, которая неизбежно возникает в ходе рабочего процесса организации, на основании отраслей, рекомендуемых стандартной номенклатурой, находящейся в учреждении, к коему данная организация принадлежит.

    Поначалу создаются номенклатуры для подразделений, где записываются наименования дел, обнаруживается и фиксируется время их хранения и т.п. Потом оформляется сводная (консолидированная) номенклатура дела. Уже после её принятия данный акт рассылается по всем подразделениям компании и приобретает статус обязательного к исполнению.

    Управление делами, их фиксирование или заполнение за пределами номенклатуры не разрешается.

    При оформлении персональных номенклатур всегда должны предусматриваться индивидуальные особенности конкретных компаний или предприятий. При этом необходимо отличать номенклатуру типа структурных подразделений от сводной номенклатуры.

    Сводная номенклатура отображает документацию всей организации в целом, включая все подразделения.

    Номенклатуру следует оформлять в любой организации, независимо от того, к какой ОПФ хозяйствующего субъекта данное предприятие принадлежит.

    Одно из важнейших условий при формировании номенклатуры дел – это то, что она работает с любыми документами, имеющими отношение к предприятию.

    Документы могут попадать в организацию с внешней стороны, или сформироваться внутри — система работает с любым видом деловой документации и сортирует их по степени значимости.

    Порядок и требования к оформлению

    В качестве разделов номенклатуры выступают названия отдельных структурных подразделений компании, которые размещаются последовательно, по степени важности для предприятия. Сначала указываются более значимые отделы производства, потом идут второстепенные органы с присвоением им номерных индексов.

    В других случаях разделы номенклатуры могут состоять из важных руководящих должностей организации, также перечисленных в номерном порядке (1. ген. директор, 2. зам. директора и т.д.

    )

    В основе раздела оформляются самые значимые с точки зрения работы организации документы и приказы. Уже после них прилагается второстепенная информационная документация, вроде справок и переписок.

    Грамотное оформление дела позволяет успешно и своевременно найти необходимые документы, гарантирует их доступность, сохранность, а также существенно упорядочивает сам процесс документооборота, что немаловажно при делопроизводстве, где обычно проходит и реализуется немало документации.

    Оформление дел происходит по месту зарегистрированной документации – в канцелярии, либо в секретариате. Данная процедура исполняется в согласовании с наименованиями дел по предварительно сформированной номенклатуре организации либо по классификационным показателям.

    В основной массе предприятий создание дел осуществляется согласно наименованиям типов документов (актов, указов, договоров и т.д.)

    При создании дел следует придерживаться следующих условий:

    • В делах размещается только исполненная и грамотно оформленная документация.
    • Документация, затрагивающая проблемы, подходящие под общий раздел, размещается в общем же деле.
    • В одном деле размещается только один образец документа (оригинал либо заверенная копия).
    • Любой документ, введённый в дело, должен быть грамотно оформлен (обладать датой, росписью, печатью о выполнении и т.п.) в соответствии с Федеральными стандартами.
    • Для обеспечения дополнительного удобства работы с номенклатурой, в одно и то же дело интегрируется преимущественно документация одного и того же года регистрации.
    • Документация в самом деле размещается в хронологическом порядке (02.03.2006, 03.03.2006 и т. д.), в нумерологическом (№1, №2..) либо в алфавитном (по именам создателей документов, либо в алфавитном порядке по наименованиям учреждений-корреспондентов).
    • Часто применяется временно-логическая концепция, при которой документация размещается в делах в процессе решения тех или иных проблем. Подобная система размещения документов по сути сходится с хронологической.
    • Документация различного периода хранения распределяется в различные же дела.
    • В деле не могут разместить документы, не соответствующие его наименованию, неверно составленные (отдают на доработку), черновые, напечатанные на копире.
    • Дело не может включать более чем 250 листов, и по этой причине, если бумаг будет больше, их будут передавать в нескольких томах, указав на лицевой стороне номер тома.
    • Контракты организации могут разделяться на две категории и храниться в различных делах. В одной категории находятся торговые договоры среди коммерческих организаций, в другой – рабочие соглашения (контракты) с сотрудниками.
    • Указы по трудовой деятельности оформляются по отдельности от указов сотрудникам организации.
    • Документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, оформляются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

    При создании дел с наличием корреспонденции главным условием считаются её размеры.

    В случае, если размеры переписки не сильно значительные, то оформляется единственное дело, включающее в себя абсолютно все входящие и исходящие сообщения, письма, звонки, e-mail-ы и пр.

    Предполагая увеличение объёмов переписки с деловыми партнерами, рациональным решением было бы приобретение отдельного дела для всей деловой переписки. При последующем возрастании размера переписки можно также входящую и исходящую переписку разбить согласно их типам: на бумажную корреспонденцию, на электронную почту и прочее.

    Проекты и отчеты сохраняются в делах того года, к которому они принадлежат согласно его информационному наполнению, вне зависимости от периода их формирования либо регистрации.

    На лицевой части нужно указать:

    • наименование организации;
    • индексный номер и номер тома, когда дело разделено на ряд домов;
    • заглавие дела;
    • год регистрации;
    • количество листов;
    • время хранения.

    Структура номенклатуры и порядок заполнения

    Номенклатура дел обязана соответствовать ряду условий:

    Во-первых: номенклатура должна работать абсолютно со всей документацией, проходящей через организацию или имеющей к ней какое-либо отношение – как полученной внутри организации, так и со всей внешней документацией.

    Источник: https://kart.net.ru/chto-takoe-nomenklatura-del-v-deloproizvodstve/

    Номенклатура дел

    Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? Делопроизводство

    Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов.

    Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно.

    Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

    Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.

    Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание

    Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3314

    Номенклатура дел организации – составление и утверждение

    Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? Делопроизводство

    Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

    Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

    Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

    • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
    • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
    • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
    • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
    • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

    Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства.

    Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др.

    составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

    Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

    Составление номенклатуры дел

    Номенклатура дел может быть

    • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
    • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

    Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

    По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю.

    И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ.

    Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

    Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге.

    Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно.

    Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

    Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

    Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

    Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений.

    Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа.

    Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

    При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

    Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

    Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

    И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

    Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

    По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

    • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
    • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
    • в архиве организации,
    • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

    Порядок текущей работы с номенклатурой дел

    После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

    На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

    Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

    В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

    После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

    Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

    Евгения Полоса

    К записи 687 комментариев

    Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/nomenklatura-del/nomenklatura-del-organizasii.html

    Номенклатура дел: правила составления

    Что такое номенклатура дел и для чего она предназначена? Делопроизводство

    В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

    Номенклатура дел 

    Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

    Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

    Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

    Существует три вида номенклатур дел:

    • типовая,
    • примерная,
    • индивидуальная.

    Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

    Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер.

    Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов).

    Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

    На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

    Номенклатура дел организации

    Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

    После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

    Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

    На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

    Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

    В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

    Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации.

    При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.).

    После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

    Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

    Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

    Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

    Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

    В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

    Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

    В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

    Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

    Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

    Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

    При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций.

    После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

    Правила, которых следует придерживаться:

    • заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
    • заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
    • если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

    Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

    Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

    Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

    • 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
    • 01-02 Решения Экспертной комиссии,
    • 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
    • 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
    • 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
    • 01-06 резервный номер.

    Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

    • 01-01 Приказы по основной деятельности,
    • 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
    • 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
    • 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
    • 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
    • 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
    • 01-07 Переписка с надзорными органами,
    • 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
    • 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
    • 01-10 Реестр учета печатей,
    • 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
    • 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
    • 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
    • 01-14 Резервный номер,
    • 01-15 Резервный номер.

    В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

    В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

    Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

    Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК.

    Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

    Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

    В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

    Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

    Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел.

    Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах.

    В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

    Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

    См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

    Источник: https://buh.ru/articles/documents/75412/

    Бизнес
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: