Что такое ЭДО? Электронный документооборот: понятие, применение, функции

Что такое ЭДО и как это работает? Как подключить переход на электронный документооборот

Ещё каких-то 15 лет назад принтеры, факсы и подобное оборудование были неотъемлемой частью любого крупного или небольшого офиса, но постепенно это всё уходит в прошлое. Сейчас большинство документов создаются сразу в цифровом виде в специальных программах или облачных сервисах. Тем не менее иногда всё же нужно распечатывать некоторые документы и отправлять их обычной почтой. 

Но мы всё же живём в цифровом 21 веке! Имеет смысл начать работу со всеми контрагентами через систему электронного документооборота. В ней все оригиналы документов будут храниться в защищённом облачном хранилище и при необходимости окажутся у вас под рукой. В этом материале мы расскажем обо всех преимуществах ЭДО, и почему вам стоит перейти на него. 

Was ist das или Что значит ЭДО?

ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа. 

Всё происходит так: 

1. Отправитель создаёт документ — заявление, официальное письмо или что-либо другое. 

2. Проверяет и подписывает электронной подписью (о ней мы расскажем чуть позже). 

3. Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью (этот этап необязателен). 

Отправитель при этом получает уведомление о том, что документ подписали. 

Главное отличие документа, отправленного по ЭДО, от просто подписанного и направленного по email скана в том, что он обладает такой же юридической силой, как и бумажный оригинал. 

Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»

Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО. 

1. Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти? 
2. Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
3. Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
4. Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
5. Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?     

Мы практически уверены, что на большую часть вопросов вы ответили положительно. Поэтому не будем тратить время на объяснение, зачем нужен электронный документооборот, а сразу перейдём к преимуществам ЭДО. 

5 преимуществ ЭДО 

1. Вы экономите деньги. Оплата услуг курьерских служб, стоимость конвертов — поначалу может показаться, что это не такие большие деньги. Но за год может набежать немалая сумма. 

2. Вы экономите время. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте. 

3. Постоянный доступ. Вы можете отправить документ в любое время и с любого компьютера, если на нём установлена ваша цифровая подпись.

4. Безопасность и конфиденциальность. Важные письма не потеряются при пересылке и не попадут «случайно» к конкурентам. Всё тайное останется тайным. Также вы сможете получить документ за любой предыдущий период, если бумажный оригинал был утерян. 

5. Облачное хранение. Все ваши документы будут храниться в облаке, и не нужно оборудовать отдельное помещение для складирования бумаги. 

При этом любой документ из ЭДО вы можете в любой момент распечатать на принтере, и на нём будут метка об электронной цифровой подписи и уникальный ID в системе ЭДО. Поэтому даже фанаты бумажного документооброта могут быть спокойны. Хотя мы бы рекомендовали прислушиваться к эко-трендам, и во благо сохранения природы идти на встречу цифровизации.

Электронный документооборот: с чего начать

Всё просто: прежде всего получите электронную цифровую подпись. Сделать это можно в специальном удостоверяющем центре. На сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций ознакомьтесь со списком аккредитованных УЦ и выберите подходящий. 

Вполне возможно, что у вас уже есть такая подпись. Например, если вы удалённо обмениваетесь документами с ФНС, то вы можете использовать ту же подпись и для работы с ЭДО. 

После этого вам нужно выбрать оператора ЭДО. Их достаточно много, и выбор в основном зависит от ваших личных предпочтений. 

Затем уточните у представителей компании, с которой вы хотите работать по ЭДО, услуги какого оператора они используют. Если у вас одинаковые операторы, вам достаточно отправить приглашение вашему контрагенту через систему ЭДО.

Если они различаются, нужно будет настроить роуминг. Для этого запросите у вашего контрагента ID их организации в системе ЭДО. После этого обратитесь к вашему оператору, укажите ID, и специалисты оператора настроят роуминг. 

Сегодня практически у любого бизнеса есть сайт, домен (адрес) и сервис, на котором размещён сайт — хостинг. И конечно же, обмениваться документами с компанией, которая предоставляет эти услуги, намного удобнее по ЭДО. Например, мы в REG.

RU используем услуги операторов «Сбис» и «Диадок». На нашем сайте есть подробная инструкция, как подключить электронный документооборот. Это избавит вас от необходимости напоминать администратору своего сайта или маркетологу о получении закрывающих документов.

Узнать больше про ЭДО в REG.RU можно в нашей подробной справке.

⌘⌘⌘

Каждый день без ЭДО — это потери для бизнеса. Вы тратите время на бюрократию, поиск бумажек, повторную отправку потерявшихся при пересылке документов и многое другое. Эти ресурсы можно было бы направить на развитие бизнеса. С ЭДО вы сможете оптимизировать документооборот в вашей компании и сосредоточиться на более важных задачах.

Источник: https://www.REG.ru/blog/chto-takoe-ehdo/

Для чего бизнесу нужен электронный документооборот (ЭДО)

Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.

Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

• оптимизировать бизнес-процессы

ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге.

Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд.

Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.

Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

• сократить финансовые затраты

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.  

При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

• сохранить юридическую силу документов

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

• упростить взаимодействие с контролирующими органами

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

• сократить временные затраты

При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

• улучшить сервис и повысить лояльность

Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.  

ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

Документы, которые можно передавать через ЭДО

• счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
• акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
• любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание.

Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.

2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.  

Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг.

Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике.

Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

• экспедиторская/складская расписка
• МХ1, МХ3
• КС-2, КС-3
• заказ на работу
• заявка на проведение ремонта/услуг
• спецификация
• М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
• реестр (актов, расходов, услуг)
• смета, ценовой лист
• протокол разногласий
• претензия
• отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

• срок оплаты, изменения тарифов;
• формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
• штрих-код для ведения домашнего архива;
• специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
• двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Принципы работы в Диадоке  

Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.

Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.  

Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.

После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту.

Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа.

Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.

Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.  

Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.  

Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.

Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.

Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками.

В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов.

Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.  

Как выглядит документ в Диадоке?

Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.

Основные этапы перехода на ЭДО

• Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.

Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.

• Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).

После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.

Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.

• Третий шаг — подключение контрагентов.

Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.

Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.

Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.

• Четвертый шаг — измерение результата.   

После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.

Источник: https://kontur.ru/articles/5390

Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО – Про РКО

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты.

Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет.

Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК.

В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства.

С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан  по формату ФНС, например, акт приемки работы.  Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

• регистрация документа;
• контроль исполнения документов;
• создание справочников;
• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
• создание и редактирование реквизитов документов;
• формирование отчетов по документообороту предприятия;
• импорт документов из файловой системы и Интернета;
• создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
• электронное распространение документов;
• работа с документами в папках;
• получение документов с помощью сканирования и распознавания;
• уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

• самое простое – снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
• экономится время – сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
• повышается прозрачность внутренней работы компании – система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
• ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов – в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
• оперативно составляются отчеты организации;
• повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы,  которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

1. Электронный архив – это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.

2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow – обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.

3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым – работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.

4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы – такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО – обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример – сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Список выгодных банков для открытия счёта

Источник: https://Pro-RKO.com/elektronnyj-dokumentooborot-chto-eto-takoe-funkczii-sistemy-edo/

Электронный документооборот — применение, принципы

Движение и перемещение документов в пределах организации — сложный механизм, который нельзя назвать оптимальным в нынешнее время. Пользоваться бумажными документами достаточно сложно, затратно и не совсем безопасно. Цифровой век предоставляет владельцам компаний построение единой системы ЭДО (электронный документооборот).

Пошаговое внедрение и применение системы ЭДО позволяет получить в рамках организации так называемое «безбумажное делопроизводство». В результате, получится значительная экономия средств и более удобный процесс перемещения документации как в пределах компании, а также за ее пределами.

Что это такое?

Понятие ЭДО — это целая система процессов, которые проходят полностью автоматически, и направлены на обработку электронных документов. Система направлена на практически полный отказ от использования бумаги в процессе деятельности организации.

Свое развитие ЭДО как документооборот начал с девяностых годов, когда началось активное внедрение персональных компьютеров в процесс работы. С того времени, сфера развивается по сегодняшний день. Официальное и обязательное внедрение получили некоторые частные и государственные компании, поскольку система давно доказала свою эффективность как для руководства, так и исполнителей.

Обратите внимание! Про ЭДО, что это такое и как работает, стало известно еще во времена Советского Союза. Однако, тогда вся система состояла из одного места секретаря, который вводил данные в систему.

Наиболее важной частью схемы электронного оборота документов является сам документ, который создается при помощи компьютерных систем и хранится в памяти, в виде файла.

Четко обозначенной расшифровки, что это такое ЭДО, не существует. Представляет собой систему, которая направлена на автоматизацию наиболее используемых процессов ведения документооборота.

Включает в себя процессы обработки, создания, передачи и хранения документов. Также система включается в себя контроль за оборотом электронных бумаг.

Внедрение направлено на развитие и повышение эффективности работы как личных качеств сотрудников, так и всей компании в целом.

Существующие виды

На предприятии, использующем систему, достигаются такие важные цели, как:

• практически полное отсутствие бумажных документов;
• повышение уровня безопасности при обороте;
• минимизация рисков утери важных документов;
• внедрение информационной базы внутри предприятия;
• возможность реализации структурирования всей имеющейся базы;
• возможность мониторинга работы каждого исполнителя определенного документа, что повышает дисциплину;
• рост общей эффективности работы предприятия;
• повышенный контроль над процессом документооборота.

Важно! Указанную систему можно интегрировать с другими электронными системами, что повысит эффективность работы на совершенно новый уровень.

Виды

Видов ЭДО достаточно много. Практически для каждого вида деятельности создается собственная система, которая учитывает конкретную специфику. Зачастую, создается столько систем, сколько видов деятельности существует. На сегодняшний день основными видами являются такие:

• управленческий. Создается для упорядочивания оборота бумаг руководства и менеджмента;
• архивный. Выполняется для создания четкой деятельности архивной службы;
• создаются системы для кадровых служб, которые направлены на более эффективное распределение личных дел сотрудников;
• для повышения эффективности бухгалтерской службы;
• система для конфиденциальных и секретных документов;
• для повышения эффективности технологических служб;
• создание системы управления складского производства;
• система улучшения качества документооборота в производственном виде деятельности.

Обратите внимание! Широкие возможности ЭДО позволяют автоматизировать любой оборот документов в любой компании.

Положительные качества

Что касается функционала и возможностям выполняемых решений, то системы делятся на несколько типов:

• делопроизводство. Применяются в компаниях с четко ориентированной системой управления по вертикали, независимо от специфики работы. Они помогают упорядочить работу с корреспонденцией, организовать качественное перемещение ее в компании, четко архивировать все данные. Такой тип можно назвать приемником стандартного бумажного ведения дел;
• архивы в цифровом виде. Внедрение таких типов систем направлено на обеспечение качественного и надежного хранения корреспонденции, удобный поиск и распределение прав доступа. Такие схемы вводятся в тех организациях, где есть четкая потребность в создании качественного учета и хранения. Также может применяться для переведения всех существующих данных в электронный вид, что повышает эффективность их использования. Важным плюсом является удобное хранение и отсутствие износа бумаг. Наиболее часто представляет собой встроенную функцию стандартной общей СЭД;
• системы Workflow. Указанные функции не направлены на автоматизацию определенных параметров. В этом случае, автоматизируется весь комплекс функций и сфер работы организации. Автоматизации подвергается весь процесс, что придает пользователю максимальное удобство. Не требуется думать, каким образом создать и зайти в новый документ, какие ограничения у него по срокам, куда его отправлять, как защитить. Все представленные вопросы указываются системно, согласно инструкции. Исключается ошибка в заполнении форм, несоблюдение временных ограничений. Руководство может отследить процесс производства корреспонденции, пропуск сроков и ошибки еще в процессе создания. Предоставляет анализ допущенных ошибок, их оценка и устранение. Подобные системы вводятся в те компании, у которых оборот документации имеет массовый характер. Однако, для полноценного внедрения, необходим достаточно длительный срок. Также система не позволяет вести архивную деятельность, потому что на хранении остается только текущая корреспонденция;
• системы ЕСМ. Предназначаются для любых действий с данными (управление, сбор, хранение и ограничения по доступу). Плюсом подобных систем является то, что они имеют возможность функционировать с структурированными данными или неструктурированными. Создание цифрового оборота документации является только одним из доступных параметров подобной системы. Основная деятельность направлена на деятельность с Интернет-данными, записями и файлами, Workflow и другими. Есть возможность управлять поручением задач и контролем за ними.

Основные разработчики и производители

Эффективность и функционал

Каждое предприятие собственноручно может выбирать основной набор функций для ЭДО. Для этого учитывается специфика документооборота и общей деятельности. Основные параметры и функции, которые входят практически в каждую систему, следующие:

• выполнение цифровой версии бумаги;
• производство основной атрибутной карточки;
• создание текстового сообщения с применением готового шаблона и вставкой основных значений переменных данных из карточки;
• поиск готовых карточек;
• создание документации с использованием уже всех готовых шаблонов на официальном бланке компании;
• всевозможное сохранение с выбранным форматом;
• контроль и управление передвижением документации;
• регистрация всей корреспонденции в программе;
• отправка оповещений;
• полное оформление корреспонденции, включая подписи и печати;
• создание различных отчетов про перемещение и выполнение.

В компаниях, имеется две шкалы для оценивания перемещения электронных документов. Они имеют качественные и количественные показатели.

Первые рассматриваются с точки зрения повышения эффективности организации, таких показателей, как улучшение производительности на тридцать процентов, в связи с установкой единого информационного пространства, облегчению работы в группе, мониторингу процессов создания документации. Также влияет повышения скорости согласования, уменьшение всевозможных рисков повреждения или утери корреспонденции.

Вторые показатели оцениваются и меняются со стороны финансовых и других расходов. Например, снижения количества времени, потраченного на создание и обработку, отправку, оформление движений с документами.

Время снижается на уровне в 75 процентов. Также сокращается время на пересылку корреспонденции между отделами, их совместное использование и согласование.

Достигается снижение расходов и благодаря отказу от обычной бумаги, ручек, карандашей и других офисных элементов.

Недостатки и их преодоление

Внедрение

Начать необходимо с изучения рынка продукта. Следует почитать отзывы, посоветоваться с предпринимателями, которые на практике внедрили СЭД. Провести детальное сравнение цен и предложений на рынке. Запросить предложения от ведущих разработчиков и ознакомиться с материалами. Большинство предоставляют на пробу ограниченную версию программ.

Для внедрения системы в определенные условия компании, необходимо выявить специфику необходимой СЭД, направленную конкретно под определенные нужды. Эту информацию следует довести до разработчиков, чтобы было четкое понимание, какой продукт они создают и какие тонкие требования следует соблюдать.

Для эффективного внедрения в процессе должны участвовать все стороны, как разработчики, так и руководство. Следует разработать проект системы и согласовать со всем руководящим составом. Также необходимо учитывать интересы всего персонала компании. Работать с продуктом придется рядовым сотрудникам, нужно учесть их отзывы и пожелания.

Статистика

Проблемы в ходе внедрения

По отзывам пользователей, которые на практике внедряли СЭД, им приходилось сталкиваться с такими проблемами, как:

• относительно высокая консервативность персонала;
• невысокая грамотность в обращении с компьютерной техникой;
• недостаточность в четкости управления проектом внедрения;
• низкая техническая оснащенность компании;
• нехватка регламентных данных на основные процессы.

Необходимо четкое планирование процесса внедрения и предварительное обучение персонала. Желательно оказать поддержку сотрудникам в процессе перехода, поскольку им придется столкнуться с чем-то новым и непонятным.

Плюсы и минусы

Электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность рабочих процессов и снизить затраты.

Также это позволит обезопасить передвижение документации и снизить риски, связанные с утерей или постепенным повреждением бумаг при длительном хранении.

У руководителей есть возможность быстро найти, просмотреть и согласовать документ, а также выявить ошибку в работе сотрудника в момент создания.

К негативным сторонам можно отнести необходимость в хорошем техническом оснащении компании. Сильно портит имидж СЭД недостаточная защищенность и возможность несанкционированного изменения документа, не обладающего цифровой подписью. Также сказывается неготовность сотрудников и низкая компьютерная грамотность при переходе.

Применение электронного процесса оборота документов позволяет упростить работу и снизить количество расходов. Однако, необходимо обозначение четких целей для внедрения системы, а также тщательное и длительное участие в самом процессе.

Источник: https://ontask.ru/marketing-tender/elektronnyj-dokumentooborot-primenenie-principy.html

Электронный документ и электронный документооборот: понятие, функции

В настоящее время понятие «электронный документооборот» все чаще и чаще встречается в повседневной жизни. Такова реальность современного мира, с которой сталкивается практически каждый человек. Сюда относятся и компьютерные сети, и электронная почта, и информационные ресурсы – и это отнюдь не весь список технических средств, участвующих в электронном процессе обмена данными.

Сейчас электронный документооборот вошел в бизнес сферу и получил большое распространение, новейшие технические инструменты помогают быстро и эффективно осуществлять управленческий процесс.

Непосредственно для этого процесса было создано программное обеспечение, для обработки управленческих документов.

Наиболее подходящее программное обеспечение для электронного обмена данными, это обеспечение класса «системы управления деловыми процессами» и «система управления документами».

Что же это за системы? Это специальные программные комплексы, необходимые для решения различных задач, например для построения корпоративных систем электронного документооборота (ЭДО).

Этапы электронного документооборота

Первоначально документ должен быть создан в организации или получен, конечной точкой считает отправка документа корреспонденту и списание его в дело. А вот между этими точками должен пройти целый процесс. И чтобы процесс обработки документов стал автоматизированным, должно пройти несколько этапов:

• любой входящий, исходящий и внутренний документ организации, должен быть в обязательном порядке зарегистрирован;
• учет документов и постановка на контроль, а также учет резолюций, выданных по документам руководством организации;
• систематизированный контроль процесса исполнения документов;
• отправка документов в дело;
• выполнение информационно-справочной работы, ведение картотеки;
• непрерывное ведение отчетов делопроизводства, по организации в целом.

Применение системы электронного документооборота (ЭДО) дает возможность сократить время, организовать более качественную систему контроля за исполнением документов, а также быть в курсе хода исполнения документов.

На каждый централизованно зарегистрированный документ, подписанный руководителями, заводится электронная карточка, которая в дальнейшем отправляется сотрудникам подразделений.

Они в свою очередь ставят свою резолюцию о принятии к исполнению документа, выданного руководителем структурного подразделения. Все данные о ходе исполнения документов своевременно вносятся в систему.

Система контролирует и оповещает о дате предварительного уведомления о приближении срока исполнения и непосредственно о наступлении самого срока. Участники документооборота оповещаются об установленных сроках.

Положительные черты электронного документооборота

Процесс согласования документов и их проектов становится проще, и в то же время более упорядоченным. Любой участник электронного документооборота (ЭДО), может работать, вносить предложения и обмениваться вариантами разрабатываемых проектов. Как было сказано ранее, процесс электронного обмена данными сокращает время, затраченное на передачу этих документов только в бумажном виде.

Система электронного обмена данными дает возможность одновременной работы несколькими сотрудниками и включает в себя текущий электронный архив, что позволяет оперативно получить доступ к нужной информации.

При такой форме организации хранения снижается риск утери информации и возрастает оперативность работы, в результате экономии времени в процессе поиска того или иного документа.

Хранение текстов документов в электронном виде является еще одним положительным моментом, так как предоставляет возможность полнотекстового поиска, а также кардинально новых решений в процессе информационно-справочной работы.

Пример 1

Например, появляется возможность тематических подборок документов по их содержанию.

Также само собой отпадает необходимость создания фондов по работе с архивными документами, так как электронный архив может предоставить информацию в виде электронной копии в любой момент, для нужно всего лишь сделать запрос на поиск этой документации.

Замечание 1

С юридической точки зрения понятия электронный обмен данными и электронный документооборот отличаются друг от друга. Основой электронного документооборота являются такие юридические аспекты, как доказательственная сила и процессуальная допустимость, или одним словом легитимность электронных документов.

На создание схемы электронного документооборота влияют одновременно несколько факторов, это и совершенствование, улучшение и создание новых информационных технологий, и законодательное сопровождение оборота.

Последнее направлено на присвоение документу, созданному и(или) переданному электронным способом, юридического статуса документа.

Опиши задание

Традиционный документооборот в бумажном виде

Традиционный документ в бумажном виде считает одной из главных функций удостоверение отдельной информации. В таком документе, в процессе его составления и дальнейшего использования, существуют два фактора.

Первый фактор, это некая информация, а второй фактор, непосредственно сам документ, в виде материального объекта, который может быть предъявлен или передан при необходимости. Именно наличие материальности может подтвердить точность информации, содержащейся в определенном документе.

Но для проверки и подтверждения истинности информации необходима дополнительная процедура – экспертиза по проверке подлинности документа.

Информация, которая содержится в документе, также может быть разделена на две части. К первой части относится само содержание документа, а ко второй – дополнительная вспомогательная информация, которая подтверждает подлинность или аутентичность документа. Такой информацией можно считать резолюции, печати, исходящие номера.

Информация несет в себе не только данные о содержании и носителе, но и о месте и времени создания документа, и условиях его составления.

Также стоит отметить, что бумажный документ имеет ограниченное количество оригинальных экземпляров, и это количество заранее известно.

В любом договоре обязательно указывается количество экземпляров, например три, которые имеют равнозначную юридическую силу. Дополнительные экземпляры считаются копией и не имеют силы. Такие экземпляры можно с легкостью проверить с помощью проведения необходимой экспертизы. Существуют случаи, в которых должен быть предъявлен только оригинал документа.

Пример 2

Например, продажа акции, которая выпущена в документарной форме, абсолютно не равнозначна продаже копии ее сертификата, даже если эта копия нотариально заверена.

Функции бумажного документа

Можно выделить следующие функции традиционного бумажного документа:

• документ несет в себе определенную содержательную информацию;
• документ обязательно регистрирует лицо, являющееся подписантом;
• документ обязан зафиксировать условия составления;
• документ, сам по себе является доказательством, в случае судебного разбирательства;
• документ является основным подтверждением оригинальности информации в нем содержащейся.

Все вышеперечисленные функции также присущи и электронному документу.

Согласно Закона об информации, электронный документ определяется, как документированная информация. Она представлена в электронном виде, которая направлена на восприятие человеком посредством электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и оперативной передачи по информационно-телекоммуникационным каналам, а также обработки в информационных системах.

Юридическая сторона электронного документа

Законодательно электронный документ может получить статус письменного документа, при соблюдении ряда условий. Если документу присвоен такой статус, он вполне может служить доказательством в случае судебного разбирательства.

Гражданский Кодекс Российской Федерации связывает признание электронного документа, как письменного, при наличии статуса, с наличием электронной подписи. Статья 160 Гражданского Кодекса РФ считает электронную подпись и факсимильное воспроизведение подписи равнозначными и приравнивает их к собственноручной подписи.

Статья 75 Арбитражно-Процессуального кодекса гласит, что наличие электронной подписи и дает документу возможность получения статуса письменного доказательства.

Закон об информации, а именно статья 11, предусматривает в целях заключения договоров гражданско-правового характера или оформления других правоотношений, электронный обмен документов. В таком обмене могут участвовать электронные сообщения.

Каждое такое сообщение должно быть подписано электронной, факсимильной или другой аналоговой подписью отправителя сообщения, в порядке определенном федеральными законами, соглашениями сторон и другими нормативными и правовыми актами. Только в таком случае, электронные сообщения могут быть признаны доказательством и участвовать в обмене документами.

Такие законодательные акты являются связующим звеном между материально-правовым значением электронной подписи и присвоением электронной информации, правового статуса документа или письменного документа, имеющего возможность выступать доказательством в отдельных случаях.

Гражданский кодекс РФ и Арбитражно-Процессуальный кодекс РФ одинаково признают электронную подпись аналогом собственноручной подписи, но при этом никогда не считают электронную подпись и собственноручную физическую подпись реального человека в бумажном документе, равноценными.

Особое внимание было уделено именно равнозначности правового статуса традиционного бумажного документа и электронного, с применением дополнительных технических и правовых средств.

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/informatika/informatsionnye-tehnologii-v-juridicheskoj-dejatel/elektronnyj-dokument-dokumentooborot/