Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка

Содержание
  1. Помощник бухгалтера в 1С
  2. Выдача наличных денежных средств из кассы
  3. Выдача безналичных денежных средств
  4. Выдача денежных документов
  5. Сотрудник отчитывается
  6. Примеры авансовых отчётов из жизни
  7. Проводки по авансовому отчету
  8. Основные нюансы выдачи денег в подотчет
  9. Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете
  10. Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам
  11. Налоговые риски при учете авансовых отчетов
  12. Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета
  13. Авансовый отчет за расходы прошлых лет
  14. Авансовые отчеты по командировке за границу
  15. Выводы
  16. Авансовый отчет: проводки, как правильно вести, отображение в бухгалтерском учете для чайников, сроки сдачи и хранения – Бизнес
  17. Что такое авансовый отчет?
  18. Как отразить отчет в бухгалтерской программе?
  19. Сроки сдачи отчета и ответственность
  20. Как заполнить авансовый отчет?
  21. Контроль и утверждение
  22. Можно ли принять к вычету НДС?
  23. Круг подотчетных лиц
  24. Проводки по авансовому отчету
  25. Как правильно вести
  26. Утверждение
  27. Хранение
  28. Проводки по авансовым отчетам – правила их создания в системе бухгалтерского учета
  29. Что такое подотчет
  30. Нюансы выдачи денег в подотчет
  31. Рекомендации по ведению авансовой отчетности
  32. Срок сдачи и ответственность
  33. Отражение авансовых отчетов в бухучете
  34. Перечень типовых проводок
  35. Примеры проводок
  36. Возмещение перерасхода
  37. Возврат подотчетных сумм
  38. Выдача расходов для командировки
  39. Расходы на проживание
  40. Транспортные расходы
  41. Проводки для получения предоплаты
  42. Бухгалтерские записи для выданной предоплаты
  43. Принятие к вычету НДС
  44. Проводки для бюджетников

Помощник бухгалтера в 1С

Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание – по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ “Выдача наличных”):

В виде операции указываем “Выдача подотчетному лицу”:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом “Списание с расчетного счета”:

Также не забываем указать в виде операции “Перечисление подотчетному лицу”:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ “Выдача денежных документов”:

А на закладке “Денежные документы” указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации – лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку – то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

  • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ “Авансовый отчет”:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку “Авансы”:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку “Товары” (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку “Оплата”(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки “Прочее”.

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках “Товары” и “Прочее” присутствует галка “СФ”, если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа “Авансовый отчёт” осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Источник: https://helpme1c.ru/uchimsya-oformlyat-avansovye-otchyoty-na-primerax-1sbuxgalteriya-8-3-redakciya-3-0

Проводки по авансовому отчету

Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

  1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
  2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

Счет ДтСчет КтСумма проводки, руб.Описание проводкиДокумент-основание
715012 500Выдача денег подотчет из кассы предприятияРКО
7151 (52)13 100Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте)Платежное поручение
715512 370Выдача денег на специальный банковский счетПлатежное поручение
7150-35 890Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55)718 320Возврат неизрасходованных подотчетных средствАвансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15)71158 000Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценностиАвансовый отчет и акт приема
41717 800Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчетАвансовый отчет, расходная накладная
  2023252629447110 500Командировочные расходы включены в состав:-основного производства;— вспомогательного производства;— общепроизводственных затрат;— общехозяйственных затрат;— обслуживающего производства;— затрат на сбытАвансовый отчет, подтверждающие документы
19711 890Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%)Авансовый отчет и счет
7150 (51)2 500Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средствРКО, платежное поручение
94713 260Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки
73943 260Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства
70733 260Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудникаЗарплатная ведомость

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-avansovomu-otchetu.html

Налоговые риски при учете авансовых отчетов

Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка

Большой интерес у проверяющего инспектора всегда вызывают авансовые отчеты предприятия.

Налоговики при своем визите проверят наличие оправдательной документации, подтверждающей правомерность затрат, а также соответствие чеков, квитанций, слипов банковских карт утвержденному законом порядку их оформления.

А в случае, если инспектор обнаружит нарушения при оформлении расходов организации, предприятию грозит начисление штрафов.

Поэтому рекомендуется внимательно относиться к оформлению такого документа, как авансовый отчет. Как заполнять бланк отчета, зависит от того, утвержден ли на предприятии типовой бланк или внедрен внутренний документ с адаптированной структурой отчета.

Закон допускает применение на предприятии произвольной формы авансового отчета, главное – это соблюдение правил учета информации о расходовании подотчетных средств.

В качестве затрат, отнесённых к расходам предприятия, могут быть приняты только подотчетные суммы, выданные сотруднику для оплаты товаров или услуг, которые выполнены в интересах организации.

В качестве расходов признаются товары или услуги, оплата которых позволит предприятию увеличить доходы или избежать дополнительных расходов. В этом случае расходы разрешено учесть, как экономически обоснованные.

Оплаты, произведенные без экономического обоснования, не подлежат учету в качестве расходов организации. Такие траты признаются расходами на личные нужды подотчетного лица, а суммы таких покупок удерживаются из дохода сотрудника с последующим начислением НДФЛ.

Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета

Среди информации, обязательной для указания в авансовом отчете, присутствуют две даты: дата составления авансового отчета и дата его утверждения.

Есть также и даты на кассовых чеках, билетах, квитанциях, товарных чеках, бланках строгой отчетности, которые работник прилагает в качестве обоснования затрат.

Разберемся, о чем они могут рассказать налоговому инспектору, и как правильно оформить авансовый отчет, утверждение которого происходит позднее его составления.

Рассмотрим авансовый отчет: дата составления – это число по календарю, когда сотрудник составляет отчет о расходовании выданных ему подотчетных средств, прикладывает все чеки и квитанции, оформленные в соответствии с требованиями закона и подписывает бланк. Кстати, отчитаться за денежные средства, полученные подотчет, сотрудник обязан не более, чем через 3 дня после совершения покупки, оплаты услуги или возвращения из командировки.

Даты на подтверждающей расходы документации должны соответствовать отчетному периоду, указанному в распоряжении руководителя предприятия. Руководитель обязан в приказе о выдаче подотчетному лицу денежных средств указать срок, на который деньги выдаются сотруднику, и дату, когда работник обязан отчитаться за расходы.

Подписанный авансовый отчет сотрудник передает в бухгалтерию, где в установленный руководителем срок, он проверяется на правильность составления и соответствия подтверждающей документации требованиям закона.

Дата утверждения авансового отчета, что это за реквизит бланка отчетности за полученные подотчет суммы?  Утверждение авансового отчета выражается в подписи руководителя на бланке предоставленной отчетности по расходам денежных средств, полученным сотрудником, после проверки этого отчета бухгалтером. Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета – она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя.
Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов. Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете.

Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке (при оплате суточных).

По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации.

В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.

Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета.

https://www.youtube.com/watch?v=5iTCAqy0urs

Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии.

Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании. Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.

Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя.

Авансовый отчет за расходы прошлых лет

При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета.

Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.

Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы.

К таким случаям относятся, например, предоставленные чеки за предыдущий год по затратам на долгосрочную командировку. В этом случае бухгалтеры авансовые отчеты проводят с опозданием. 
Дата утверждения авансового отчета (расходы прошлых лет учитываются особым образом) в этом случае может совпадать с датой составления авансового отчета.

Авансовый отчет по дате утверждения за расходы прошлых лет учитывается бухгалтером на основании распоряжения руководителя компании.

Нарушение правил оформления авансовых отчетов за расходы прошлых лет могут негативно сказаться на заключении результатов проверки работы бухгалтерии предприятия после визита проверяющего инспектора.

Поэтому сотрудникам рекомендуется сдавать авансовый отчет вовремя, финансистам внимательно проверять все даты на чеках, квитанциях и накладных. Авансовые отчеты с расходами прошлых лет, учтенные с ошибками, инспектор может признать экономически необоснованными затратами и не зачесть такие расходы, что повлечет пересчет налогов, штрафные санкции и начисление дополнительных платежей.

Налоговики не советуют затягивать с авансовыми отчетами и утверждать их в течение месяца совершения расходов.

Авансовые отчеты по командировке за границу

Аванс для расходов в загранкомандировке на предприятии вправе получить лицо, которое заключило с организацией трудовой договор и не имеет задолженностей по предыдущим суммам, выданным этому лицу подотчет. Запрещено выдавать подотчет денежные средства лицам, не находящимся с организацией в трудовых отношениях, а также передавать для совершения расходов выданные деньги третьим лицам.

Выплата производится бухгалтером компании наличными денежными средствами через кассу, при этом кассир выписывает на имя сотрудника соответствующие документы. Деньги правомерно перечислить работнику на зарплатную банковскую карту, личную карту сотрудника или предоставить подотчетному лицу для расчетов корпоративную банковскую карту.

При необходимости предоставить денежные средства работнику для оплаты расходов в заграничной командировке, бухгалтер может выдать или перечислить работнику денежные средства в валюте (сотрудник также будет обязан собрать все чеки и квитанции, чтобы затем вложить их в авансовый отчет) на карточку. Подтверждение, что курсовая разница возникла, прикрепляется бухгалтером в виде пояснительной записке об изменении курса валюты за подписью руководителя к авансовому отчету.

В пояснительной записке рекомендуется указать, какая с момента перечисления валюты до даты утверждения авансового отчета возникла курсовая разница: положительная или отрицательная. Далее курсовую разницу бухгалтер учитывает в бухгалтерском учете.

Для предприятий, относящихся к бюджетной сфере, командировки оформляются по такому же алгоритму, что и в коммерческой организации.

Авансовый отчет (в бюджетном) по командировке за границу (в валюте также выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карту) оформляется с приложением оправдательной документации и пояснительной запиской в случае возникновения курсовой разницы.

Еще один особенный случай учета расходов на командировку относится к производственной практике студентов на дневной форме обучения. Одаренных учащихся некоторые учебные заведения направляют на практику в самые престижные подразделения предприятия, предоставляющего такую возможность, которые иногда функционируют не в том же городе России, где студент учится.

Если предприятие заинтересовано в студенте, как в перспективном сотруднике в будущем, руководитель организации вправе принять решение о направлении его на производственную практику за счет предприятия.

Возникает случай, когда студенту оплачивают проезд до места прохождения преддипломной практики из кассы предприятия. Надлежит ли в этом случае запросить с учащегося авансовый отчет? Что важнее: даты в билетах или даты по графику производственной практики студентов 2019 года обучения?

В рассматриваемом случае студент не связан с предприятием, направляющим его на практику, трудовыми отношениями. Находясь на дневной форме обучения, студент не вправе заключить трудовой договор с предприятием, соответственно, он не может от лица компании нести расходы в интересах организации. Поэтому выплаты на подобные цели предприятие может произвести только из чистой прибыли.

При оплате затрат на командировки из чистой прибыли, организация не ограничена законодательством документацией для подтверждения правомерности таких расходов. Поэтому даты на билетах и даты, указанные в графике производственной практики могут не совпадать, для налогового учета это не имеет никакого значения.

Выводы

Дата, когда отчет по авансам был составлен – обязательный реквизит авансового отчета, дата утверждения – таковым не является, но ее НК рассматривает, как точку отсчета для наступления налоговых последствий для организации.

Руководителю надлежит утвердить на предприятии алгоритм заполнения и учета отчетов по полученным авансам подотчет, прописать срок предоставления и порядок их утверждения.

Налоговики проверят правильность оформления авансовых отчетов и прикрепленную к ним подтверждающую документацию. Копии чеков и квитанции не будут приняты инспектором, как подтверждение затрат. Все неправильно оформленные отчеты не будут признаны проверяющим, бухгалтеру организации потребуется доначислить налоги, уплатить пени и штрафы.

Во избежание спорных ситуаций с налоговиками рекомендуется строго выполнять требования закона по выдаче подотчетных сумм и оформлению авансовых отчетов.
 

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/utverzhdenie_avansovogo_otcheta_bez_nalogovykh_riskov/71-1-0-2071

Авансовый отчет: проводки, как правильно вести, отображение в бухгалтерском учете для чайников, сроки сдачи и хранения – Бизнес

Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка

Вряд ли существует такая компания, в которой никогда не возникает потребности приобрести что-либо за наличный расчет или отправить сотрудника в командировку. Это значит, что авансовый отчет, проводки по нему, порядок работы с документами – актуальные вопросы. Если вам важно в них разобраться, читайте статью.

Что такое авансовый отчет?

Это документ, который содержит информацию о том, на какие цели был израсходован выданный сотруднику в служебных целях аванс. В качестве доказательства к отчету прилагаются оправдательные документы: чеки, билеты, товарные накладные и другие финансовые бумаги.

Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.

Как отразить отчет в бухгалтерской программе?

Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.

Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.

После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги.

Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой.

В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету — проводка Дт 71 Кт 50(51).

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Сроки сдачи отчета и ответственность

Согласно законодательству, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию оправдательные документы в течение трех дней после того, как завершено служебное задание.

Если сотрудник не сделал этого, то выданная сумма расценивается как займ работнику. Бухгалтер обязан рассчитать материальную выгоду от пользования ресурсами предприятия. Помимо этого, необходимо начислить и перечислить в бюджет НДФЛ с суммы материальной выгоды, ставка в таком случае составляет 35%.

Ответственность достаточно серьезная, поэтому сроки предоставления оправдательных документов лучше не нарушать.

Как заполнить авансовый отчет?

Форму обычно выдают в бухгалтерии предприятия. Можно воспользоваться и специальными сервисами в интернет.

Порядковый номер отчета проставит бухгалтер, сотрудник же должен указать дату заполнения. Затем вносится информация в блок данных об организации: название, ОКПО, должность и ФИО руководителя, ФИО главного бухгалтера и бухгалтера, который непосредственно занимается проверкой отчета.

Далее заполняется информация о подотчетном лице: ФИО сотрудника, должность, название подразделения и код, табельный номер.

Оба эти блока в форме, выдаваемой бухгалтерией, обычно уже заполнены.

В специальную таблицу нужно вписать все оправдательные документы с номерами, датами и названиями, указать сумму по каждому. Подсчитать итог.

Контроль и утверждение

Сданный документ проходит проверку, делаются бухгалтерские проводки по авансовым отчетам. В чем заключается контроль?

В первую очередь нужно убедиться в том, что расходование средств было целевым. Затем проверяется наличие всех необходимых документов, правильность их оформления. Нужно проконтролировать и заполнение отчета, особенно обратить внимание на арифметическую часть.

Расходование наличных денежных средств подтверждается чеками с расшифровкой позиций или приложенными товарными чеками, корешками приходных кассовых ордеров, прочими бланками строгой отчетности.

Если сотрудник рассчитывался при помощи банковской карты, то должны быть квитанции терминалов оплаты, чеки.

Подотчетному лицу нужно выдать расписку в том, что все необходимое им было сдано и принято для проверки. Отчет заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и ответственного специалиста. После того как проверены и утверждены авансовые отчеты, проводка по ним сделана, они отправляются на хранение.

Можно ли принять к вычету НДС?

Если оправдательными документами служат чеки, то принять по ним НДС к вычету нельзя, даже если он в документе выделен. Основанием служит только счет-фактура, при его наличии вычет правомерен.

Круг подотчетных лиц

Далеко не каждый сотрудник имеет право на получение аванса. Если организация будет выдавать деньги всем желающим, это вызовет вопросы у контролирующих органов. Поэтому круг подотчетных лиц должен быть ограничен. В него входят только те сотрудники, которые действительно по характеру своих обязанностей должны выполнять задачи, требующие получения аванса.

Помимо ограничения круга лиц должен быть введен лимит на суммы. Оформляется это при помощи специального приказа, в котором прописывают, кто именно имеет право получать аванс, на какие цели и в каком размере. Приказ хранится в бухгалтерии.

Если сотрудник не отчитался по сумме, выданной ему в подотчет ранее, он не имеет права на получение аванса до тех пор, пока не будет предоставлена оправдательная документация.

Источник:

Проводки по авансовому отчету

Подотчетные денежные суммы, переводы или документы проводятся в бухгалтерском учете разными способами. Тип авансовой проводки может зависеть от того, на какие цели были выданы активы сотруднику, а также от разновидности деятельности самой компании.

  • денежные суммы;
  • безналичные средства, перечисляемые на банковский счет или карту;
  • денежную документацию.

Работники, получившие активы, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором будет прописано, на какие цели и в каком размере ушли средства. Впоследствии документ проверяется бухгалтером и вносится в бухгалтерский учет предприятия по определенной схеме.

Согласно законодательству, получать подотчет могут штатные и внештатные сотрудники, а также сторонние лица, если это прописано в документах по учетной политике.

Как правильно вести

Учет по подотчетам ведется по счету 71, согласно которому выдача средств записывается в дебет (Дт), а списание – в кредит (Кт).

Бухгалтерские проводки должны оформляться по каждой операции с активами. Например, компания выдала 10000 сотруднику на приобретение гладильного оборудования, вот как выглядела бы документация:

Дебет (Дт) — № счетаКредит (Кт) — № счетаТип проводкиОснование проводки
4171Покупка материальных объектов за подотчетные средстваАвансовый отчет сотрудника, акт приемки нового оборудования предприятия
  • Существуют другие типы проводок – их выбор формируется исходя из вида операций с подотчетом и целями, на которые он направлен.
  • Получение сотрудником средств из кассы компании: Дт 71 Кт 50, основание – расходно-кассовый ордер.
  • Зачисление денег из кассы компании на банковский счет или карту сотрудника: Дт 71 Кт 51, 52 или 55, основание – платёжное поручение.
  • Выдача проездной документации командированному работнику: Дт 71 Кт 50-3.

Читайте так же:   Образец заполнения приходного кассового ордера

Возврат средств, не израсходованных работником: Дт 50, 51, 52 или 55, основание – АО сотрудника, приходно-кассовый ордер на оставшуюся сумму, банковская выписка.

Возмещение работнику личных средств, потраченных на покупку материальных объектов для компании: Дт 08, 10 или 15, Кт 71, основание – авансовый отчет и акт приемки.

Расходы компании на командировку сотрудника: Дт 20, 23, 25, 26, 29 или 44 Кт 71, основание – АО, документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т.д.).

Начисление НДС (налога на добавленную стоимость) по АО: Дт 19 Кт 71, основание – АО и счёт.

Выдача перерасхода сотруднику: Дт 71 Кт 50 или 51, основание – расчетно-кассовый ордер (РКО) и платёжное поручение.

Отдельно должны учитываться суммы, которые не были вовремя возвращены сотрудником. Это делается проводкой по удержанию нужного объема денежной массы с зарплаты работника. Это фиксируется по дебету 70 и кредиту 73, а основанием является зарплатная ведомость.

Все сроки по сдаче авансовых отчетов должны обговариваться с работодателем еще до выдачи средств из кассы компании. В заявлении на имя руководителя подотчетный сотрудник должен указать:

  • цель, ради которой берутся активы;
  • количество денег, оформляемых в подотчет;
  • срок сдачи авансового отчета.

Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет в течение 3 дней после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов.

Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.

), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.

Далее бухгалтер приступает к проверке АО, финальным этапом которой выступает утверждение документа.

Утверждение

В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:

  • подотчетный сотрудник;
  • руководитель компании;
  • главный бухгалтер;
  • ответственный сотрудник.

После проведенной работы по проверке бухгалтер утверждает пакет документов у руководителя, получает его подпись.

Хранение

После того как полученный отчет проверен бухгалтером компании и оформлен подходящими проводками, возвращены или удержаны суммы остатка, документ направляется в хранение.

Согласно статьям Налогового кодекса РФ, авансовые отчеты в коммерческих или негосударственных предприятиях хранятся разное время по типам бумаг:

Источник: https://yarsch26.ru/litsenzirovanie/avansovyj-otchet-provodki-kak-pravilno-vesti-otobrazhenie-v-buhgalterskom-uchete-dlya-chajnikov-sroki-sdachi-i-hraneniya.html

Проводки по авансовым отчетам – правила их создания в системе бухгалтерского учета

Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Учет и отчетность > Проводки по авансовым отчетам с примерами и разъяснениями

Деятельность хозяйствующего субъекта требует финансовых затрат. Для обеспечения работоспособности юрлица сотрудникам могут перечисляться финансовые средства. На основе представленных бумаг бухгалтер делает проводки по авансовому отчету.

Что такое подотчет

Руководители для обеспечения деятельности хозяйствующего субъекта могут потребовать от трудящихся выполнения каких-либо задач, связанных с определенными затратами.Для их решения работнику передаются подотчетные средства в следующем виде:

  • денежная наличность
  • деньги могут быть перечислены на счет в банке либо пластиковую карту
  • финансовые документы

В соответствии с законодательством страны подотчет может выдаваться работникам, состоящим в штате компании, работающим по договорам. Если соответствующее условие присутствует в учетной документации юрлица, то деньги могут выдаваться посторонним гражданам.

После растраты денег сотрудник предоставляет бухгалтеру отчет. В нем должна присутствовать информация о том, в какой сумме и для каких нужд были потрачены деньги. Бухгалтер проводит проверку документации и фиксирует операцию в системе бухгалтерского учета.

Нюансы выдачи денег в подотчет

Работники, которым хозяйствующий субъект может выдавать финансовые средства в подотчет, определяются распоряжением руководства. Правила предоставления денег регламентируются указанием ЦБ РФ № 321-У от 11.03.2014 г. У сотрудника, которому выдается под отчет, не должно иметься непогашенных авансовой отчетности.

Если работник истратил большую сумму денег, чем была выделена, то при наличии подтверждающей документации расходы будут возмещены. Деньги перечислят на банковский пластик либо выдадут в кассе наличностью.

Рекомендации по ведению авансовой отчетности

Для хозяйствующих субъектов всех форм собственности (за исключением бюджетных организаций) разработана единая форма авансового отчета № ОА-1ТЕКСТ_ССЫЛКИ. Первый блок бланка заполняется бухгалтером. Здесь обозначаются:

  • реквизиты документа (номер, дата)
  • название юрлица
  • ФИО ответственных сотрудников, получающих деньги
  • сумма выданных денег
  • сумма потраченных средств
  • номера счетов, подтверждающих перемещение денег
  • данные о возврате средств либо их перерасходе

В следующем блоке бухгалтер фиксирует данные о том, что отчет поступил на проверку. Эту часть бланка бухгалтер отрывает и передает подотчетному сотруднику.

На обороте ОА-1 информация вносится бухгалтером и подотчетным гражданином. Подотчетник вписывает реквизиты и прикладывает чеки, квитанции и прочую документацию, подтверждающую расход денег. Бухгалтер пишет авансовую сумму и счета в системе бухучета, подтверждающие перемещение денежных средств.

Срок сдачи и ответственность

Промежуток времени, в течение которого подотчетник должен отдать бухгалтеру авансовый отчет, определяется руководством до передачи денег в подотчет. Для этого на имя руководителя следует написать заявление. В его тексте необходимо обозначить:

  • основание для выдачи средств под отчет
  • денежную сумму, требующуюся к выдаче
  • период предоставления авансового отчета

На протяжении 3-х дней от даты, обозначенной в заявлении, гражданину следует отчитаться в бухгалтерию о понесенных затратах.

Иногда деньги выдаются подотчетнику на продолжительный временной промежуток (на время отпуска, больничного листа, командировки).

В этой ситуации авансовый отчет должен быть направлен в бухгалтерскую службу в течение 3 дней после выхода на работу. Далее документ проверяется и утверждается.

о правилах заполнения отчета:

Если подотчетник выезжал за пределы страны, то представить отчет необходимо на протяжении 10 дней после возврата в РФ. В случае отсутствия отчета нарушается кассовая дисциплина. Если налоговые инспекторы обнаружат этот факт, то на компанию могут быть наложены штрафные санкции.

Отражение авансовых отчетов в бухучете

Для фиксации операций по авансовым документам в системе бухучета применяется счет 71. Дебет свидетельствует о том, что денежные средства получены, а кредит отражает понесенные затраты.

Прием авансового отчета на видео:

Перечень типовых проводок

Для фиксации операции по передаче финансовых средств и документации используются следующие проводки:

  • для выдачи средств в сумме 13 700 руб. подотчетнику из кассы: Дт 71 – Кт 50
  • перечисление средств на карточку работника в национальной либо иностранной валюте: Дт 70 – Кт 51 (52)
  • для перечисления средств на спецсчет в банке: Дт 71 – Кт 55
  • для фиксации выдачи проездной документации: Дт 70 – Кт 50-3, сумма – 4 290 руб.

Примеры проводок

В качестве примеров по операциям с документацией можно рассмотреть следующие проводки:

  • покупка подотчетником ценного объекта: Дт 08 (10, 15) – Кт 71
  • покупка вещей за деньги, выделенные в подотчет: Дт 41 – Кт 71, сумма – 3 650 руб., основание – накладная на расход
  • для начисления НДС по АО (8 400 х 20%): Дт 19 – Кт 71, сумма – 1 680 руб., основание АО и счет

Возмещение перерасхода

Если подотчетник израсходовал большую сумму, чем была выделена, то компания должна компенсировать затраты. Перерасход учитывается приходно-кассовым ордером (бланк № КО-2). Сумма возмещения соответствует сумме перерасхода. Деньги могут выдаваться из кассы фирмы.

Для фиксации перерасхода используется следующая запись: Дт 71 – Кт 50 (51).

Возврат подотчетных сумм

Выданная под отчет сумма может быть больше той, которую израсходовал гражданин. В этом случае остаток должен быть возвращен компании. При возврате неизрасходованных денег используется следующая запись: Дт 50 (51, 52, 55) – Кт 71.

Выдача расходов для командировки

Если подотчетник был направлен в командировку, то после его приезда в РФ и предоставления АО бухгалтер создает следующие записи в системе бухучета:

  • для выдачи денег командированному подотчетнику: Дт 71 – Кт 50/1, основание РКО, сумма – 35 000 руб.

Расходы на проживание

Чтобы учесть траты на проживание в гостинице, бухгалтеру потребуется создать следующие проводки:

  • для учета суточных, выплачиваемых на проживание подотчетника: Дт 20 – Кт 71, документация – АО, сумма – 5 800 руб.
  • для учета суммы, затраченной на проживание в гостинице: Дт 20 – Кт 71, документация – чеки из гостиницы, сумма – 15 000 руб.

Транспортные расходы

Если проездные документы приобретает сам подотчетник, то они должны прикрепляться к АО. Можно прикладывать билеты, как на бумажном носителе, так и на электронном. Проездные документы списываются на расходы юрлица, так как они подтверждают заключение соглашения между гражданином и перевозчиком.

Проводка может выглядеть следующим образом:

  • для фиксации затрат на авиабилеты: Дт 20 – Кт 71.

Проводки для получения предоплаты

В некоторых случаях покупатели перечисляют деньги продавцу до приобретения товара, услуги либо работы. При этом бухгалтер обязан выделить НДС из полученных средств.

Таблица 1. Записи для фиксации в системе бухучета поступившего авансового платежа.

Описание проводки

Дт

Кт

Основание

Сумма

Для зачисления денег, перечисленных в качестве аванса

50 (51, 52)

62.2

платежка

24 550 руб.

Для начисления НДС

76

68

счет-фактура, выписка из банка

4 092 руб.

Для начисления выручки с продажи

62.1

90.1

накладная

24 550 руб.

Для фиксации НДС с продажи

90 (НДС)

68

счет-фактура

4 092 руб.

Для принятия к вычету НДС по авансовому платежу (вслед за продажей)

68

76 (авансы)

книга покупок

4 092 руб.

Подробное видео об авансовых отчетах:

Бухгалтерские записи для выданной предоплаты

Для перечисления авансового платежа покупатель в системе бухучета создает проводку: Дт 60.2 – Кт 51, основание – исходящая платежка, сумма – 24 550 руб.

Принятие к вычету НДС

Покупатель может уплачивать НДС не только после получения купленного товара, но и после перечисления предварительного платежа в счет предстоящей поставки. Для выделения НДС создаются следующие записи:

  • на НДС с суммы аванса: Дт 19 – Кт 60.2, основание – счет-фактура на платеж, сумма – 4 092 руб.
  • при вычете НДС с платежа: Дт 68 – Кт 76 (аванс), основание – книга покупок, сумма – 4 092 руб.

Проводки для бюджетников

План счетов бюджетной сферы отличается. Для фиксации авансового платежа в системе бухучета могут создаваться записи:

  • на перечисление платежа продавцу: Дт 206 00 000 – Кт 201 01 610
  • для принятия на учет товара, поступившего после уплаты авансовой суммы: Дт 302 00 000 – Кт 206 00 000

На основе авансового отчета можно проверить правомерность расходования средств подотчетником. Поэтому бухгалтеру необходимо быть внимательным и скрупулезным при проверке отчета и фиксации операций в системе бухучета.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/uchet/provodki-po-avansovym-otchetam.html

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: