Аутсорсинг печати. Как сэкономить на печати при активном бумажном документообороте

Три способа сэкономить на печати миллионы

15.02.2016 Стефани Оверби

Несмотря на практически повсеместный перевод информации в электронную форму, бизнес, как и раньше, сохраняет приверженность печати на бумаге, начиная от рекламных материалов и заканчивая финансовыми документами и отчетами. Многие компании в своей работе с клиентами по-прежнему делают ставку на деловую информацию в виде распечатанных копий доверенностей, финансовых ведомостей и т. п.

Организации, входящие в список Fortune 1000, ежегодно тратят на печать 100 млн долл. Из-за отсутствия централизованного контроля и ответственности за управление печатью большая часть этих денег расходуется нерационально. А на некоторых предприятиях общую стоимость печати вообще трудно подсчитать.

«Печать распределяется между различными бизнес-подразделениями – отделами маркетинга, закупок, снабжения и ИТ-службой, – отметила Лайза Мит, консультант аутсорсинговой компании Alsbridge. – В большинстве случаев непонятно, каковы перспективы по сокращению затрат. Нет никакого представления о том, с чего начинать и как добиться выгодного бизнесу результата».

Предприятия, относящиеся к сфере финансовых услуг и страхованию, к примеру, традиционно имеют дело с большим числом бумажных документов.

Многие продолжают инвестировать средства во внутренние ресурсы печати, которые зачастую оказываются неэффективными и устаревшими.

Сэкономить деньги позволила бы передача соответствующих операций на аутсорсинг, но процесс этот сложный и предприятия неохотно идут на такой шаг.

Помочь в решении проблемы способен грамотный подход к выбору ответственных за корпоративную печать. И ИТ-директор идеально подходит для того, чтобы возглавить усилия по сокращению расходов в этой области.

У него появляется шанс не только сократить расходы, но и инициировать на предприятии стратегические преобразования, в том числе заложить фундамент для перехода к электронному взаимодействию.

Перед ИТ-директором открывается уникальная возможность унифицировать работу различных бизнес-подразделений и добиться сокращения расходов, связанных с печатью.

По мере улучшения операций печати создаются условия для увеличения доли информации, представленной в электронном виде, становится легче определить, что следует печатать, а что нет. Руководители ИТ-служб могли бы возглавить трехэтапный процесс оценки и рационализации деятельности корпоративных служб печати.

1. Оценка существующих операций печати

Прежде всего организации должны проанализировать всю среду печати и детально разобраться с тем, где, что, почему и как печатается. Исходя из этого организация формулирует свои долгосрочные цели и вырабатывает стратегию, которая может предусматривать повышение эффективности процессов, оптимизацию, консолидацию поставщиков и другие способы реализации этой стратегии.

2. Переход на аутсорсинг там, где целесообразно

На этом этапе ИТ- руководителям предстоит интегрировать поставщиков услуг печати в свои процессы доставки ИТ-услуг и обеспечить соблюдение дисциплины управления проектами. Многие компании, особенно в отраслях, где требуется интенсивная печать, продолжают инвестировать в технологии, считающиеся уже устаревшими.

Сложность с переключением существующих операций на поставщика услуг может оказаться серьезным барьером. Чтобы преодолеть его, потребуется процессная дисциплина, а именно определение ключевых промежуточных этапов и контроль за выполнением проекта.

Интеграция поставщиков услуг печати в процессы доставки ИТ-услуг должна ликвидировать оставшиеся изолированные островки печатных операций.

3. Оптимизация внутренних процессов

Здесь ИТ-директору следует свое основное внимание направить на повышение согласованности, скорости и устойчивости выпуска печатной продукции, а также на непрерывное улучшение и ускорение документооборота с сокращением циклов печати. Оптимизация предусматривает рационализацию процессов и внедрение соответствующих решений автоматизации. Потребуется также консолидировать и рационализировать центры печати.

На этом этапе меняются процессы, которые складывались годами и привели в конечном итоге к возникновению узких мест. Оптимизация процессов сокращает число операций при выполнении задания на 40% и повышает производительность на 20-30%. Уменьшается себестоимость задания, улучшаются процедуры, совершенствуется документооборот и повышается эффективность.

Все эти шаги позволяют сэкономить от 30 до 50% средств и исключить серьезные капитальные затраты, не имеющие отношения к основному бизнесу. Некоторые ИТ-руководители формируют зоны успешности для консолидации операций и устранения ненужной печати. Это позволяет предприятиям лучше использовать передовой отраслевой опыт и проводить цифровые преобразования.

ИТ-служба тоже получает существенные преимущества: выгода заключается в ориентации на внутренние инновации, а не на управление печатью и связанными с ней процессами, которые не имеют отношения к основному бизнесу.

На предприятиях среднего масштаба примерно половина обращений в службу технической поддержки касается печати. Таким образом, снижается нагрузка на персонал этой службы и он освобождается для решения других задач.

– Stephanie Overby. 3 ways CIOs can use outsourcing to save millions on printing. CIO. Dec 1, 2015

В условиях геополитического кризиса многие компании не просто вынуждены повышать эффективность бизнес-процессов – контроль, управление и сокращение расходов становятся первостепенной задачей выживания для любой компании.

Как правило, компании придерживаются одной из трех стратегий. Во-первых, проект оптимизации может быть выполнен собственной ИТ-службой. Во-вторых, это может быть выделенное ИТ-подразделение или отдельное юридическое лицо в группе компаний. И наконец, могут быть привлечены внешние организации.

Наш опыт показывает, что первым делом стоит начать с изучения и анализа основных бизнес-процессов организации и только потом приступать к детальному рассмотрению процессов, связанных с электронным или бумажным документооборотом.

Только при комплексном подходе достигается максимальная эффективность.

В случае печатного документооборота можно рассматривать как стоимость одной копии, так и стоимость печати в конкретном подразделении или стоимость печати определенной информации – все зависит от конкретных задач той или иной компании.

Аутсорсинг печати может быть главным элементом стратегии, при этом важно разделять функциональный аутсорсинг, когда работа отдается сторонним организациям, и стратегический аутсорсинг, когда ИТ-инфраструктура рассматривается в комплексе с общей стратегией организации.

Если говорить об эффективности проектов по оптимизации печати, то, например, передача оборудования на стороннее техническое обслуживание обеспечивает сокращение затрат не более чем на 5-10%. Если же проект комплексный, то возможно сокращение затрат на 20-40%. Секрет успеха таких проектов – это качественный аудит.

Консалтинговые компании, имеющие практический опыт и необходимую экспертизу, могут не только провести аудит и подготовить оптимизационный проект, но и реализовать его.

Плюсов у аутсорсинга печати достаточно много. Как правило, это услуга, которая четко описана с точки зрения непрерывности ее оказания в терминах SLA.

Соответственно, предполагаются определенные инструменты воздействия заказчика на исполнителя.

Если, например, говорить об электронном документообороте и инструментах печати, то чем критичнее для предприятия сами соответствующие бизнес-процессы, тем большими могут быть штрафные санкции.

Аутсорсинг также удобен тем, что высвобождаются собственные ресурсы. Вдобавок для заказчика в большинстве случаев становятся уже неважными наличие или актуализация того самого парка техники либо его покупка.

Но основное, безусловно, – это финансы: прогнозируемость, управляемость и сокращение затрат.

Уже на стадии аудита можно понять, насколько оптимальна текущая структура печати, и даже сам факт появления политики печати дает понимание того, насколько загружены собственные специалисты и как работает каждый рубль, вложенный в бизнес.

Нельзя забывать и о таких плюсах, как единая точка входа для решения всех вопросов, проактивное предложение со стороны исполнителя широкого набора инструментов для постоянной оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Пожалуй, единственный минус – возможное организационное неприятие ухода от «привычного мира», когда все под рукой или есть возможность воспользоваться печатью в личных целях.

Но надо отметить, что уже на этапе обучения пользователи в большинстве случаев осознают преимущества внедренных технологий – новые устройства обладают гораздо большим функционалом.

А возможность печатать или сканировать документы на любом устройстве в офисе – еще один большой плюс.

– Станислав Парфёнов, директор по сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям, Konica Minolta

Три способа сэкономить на печати миллионы

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Источник: https://www.osp.ru/cio/2016/01/13048411/

В вашей компании не замолкает принтер? возможно, вам нужен аутсорсинг печати — meduza

Принтер — довольно простое устройство. Но, чтобы он нормально работал, за ним нужно следить, проводить регулярное обслуживание, менять расходники. Это обслуживание можно доверить сторонней организации, которая возьмет на себя полную поддержку — от заказа бумаги до ремонта техники.

Эта услуга называется аутсорсинг печати, и она подойдет как корпорациям с десятками отделов и сотнями принтеров, так и небольшим офисам, где стоит всего один аппарат. Компания «Бюро офисных машин» и производитель принтеров HP рассказывают, как это работает и почему может быть выгодно.

Начните с аудита

Вот что предлагают в «Бюро офисных машин». Для начала их специалисты приезжают в офис, изучают состояние техники, нагрузку на каждый принтер, опрашивают сотрудников о задачах, которые они решают с помощью принтеров. Потом устанавливаются программы для сбора статистики со всех принтеров.

Они помогут проанализировать эффективность использования техники и расходников. Самая частая проблема, которая выявляется при аудите, — переизбыток устройств. Компании закупают небольшие домашние принтеры для каждого кабинета.

Картриджи в них нужно часто менять, из-за этого расходы кажутся высокими, и тогда компания вместо оригинальных картриджей начинает покупать дешевые аналоги. Мало того, что они хуже печатают, они и быстрее изнашивают технику, в итоге компании приходится покупать еще новые принтеры.

Специалисты «Бюро офисных машин» выявляют такие закономерности и предоставляют отчет. В документе будут отражены реальные расходы на печать и варианты стратегий, которые позволят достичь нужных результатов и при этом сэкономить.

Укрупняйте точки печати

Наиболее частый совет HP и «Бюро офисных машин» — вместо десяти мелких неэффективных принтеров стоит ставить два-три более мощных. Это позволяет сократить стоимость печати одного листа.

Но часто сотрудники переживают, что на общем принтере документы могут попасть не в те руки или перепутаться с бумагами коллег. В таком случае на аппарат ставится система защиты печати, например HP Access Control.

И даже если вы отправили конфиденциальный документ на чужой принтер, распечатать его сможете только вы — по именной карте.

Возьмите принтеры у аутсорсера (если нужно)

У «Бюро офисных машин» большой парк лицензионной техники HP, которая предоставляется во временное пользование. Это не совсем аренда: клиент платит только за отпечатки, и доплачивать отдельно за принтеры не нужно. Кроме того, арендованные принтеры не считаются имуществом, а это позволяет сэкономить на налогах.

Аутсорсер подбирает устройства по характеристикам и размерам под конкретное место — будь то кассовое окно или вагончик на нефтяном месторождении. Для обычных офисов есть универсальные модели, например линейка HP Page Wide. Это универсальные аппараты для офисной печати как черно-белых, так и цветных документов.

Стоимость печати на них ниже, чем на лазерных устройствах, а скорость печати выше.

Брать принтеры у аутсорсера необязательно. Специалисты могут лишь посоветовать нужные модели аппаратов, а компания закупит их самостоятельно. Но есть смысл последовать рекомендациям: дешевле будет избавиться от рабочих, но неподходящих принтеров, чем продолжать на них печатать.

Защитите принтеры от злоумышленников

Почти любой современный принтер или МФУ — это подключенное к сети устройство с жестким диском и операционной системой.

Если в принтере используются открытые и устаревшие протоколы, его легко взломать, чтобы проникнуть во внутреннюю сеть, перехватывать печатающиеся документы или атаковать корпоративные компьютеры.

Кроме того, злоумышленники могут сделать принтеры частью зараженной сети (ботнета), которую используют для DDoS-атак. Поэтому на принтеры нужно ставить защитные системы. «Бюро офисных машин» предлагает несколько вариантов обеспечения контроля и безопасности офисной печати на базе решений HP.

Экономьте за счет бумаги и картриджей

«Бюро офисных машин» берет на себя поставку не только аппаратов, но и подходящих расходников HP. Во-первых, это всегда оригинальные картриджи, которые не изнашивают технику. Во-вторых, это качественная бумага с низким коэффициентом замятий. И картриджи, и бумагу аутсорсер закупает у поставщиков со скидками — это дает дополнительную экономию. 

Заранее узнавайте, когда принтерам нужны расходники и ремонт

Специалисты «Бюро офисных машин» устанавливают программы, которые отображают статусы всех принтеров, записывают коды ошибок, незаметных для пользователя, но способных привести к сбоям в работе.

Сотрудники аутсорсера ведут эту статистику и заранее знают, когда аппараты потребуют замены запчастей. Также они заметят в отчетах, если расходные материалы расходуются быстрее обычного.

В таком случае они поставят картриджи или бумагу заранее.

Печатайте документы только тогда, когда это обязательно

«Бюро офисных машин» накопило достаточно опыта, чтобы рассчитать, сколько документов действительно нужно напечатать, а от чего можно отказаться.

Нецелевой расход — это, например, цветная печать в случаях, когда можно обойтись черно-белой; с одной стороны листа, когда можно с обеих; печать документов, которые можно отправлять электронно.

Обо всем этом будет рассказано в инструкциях, которые получат сотрудники. Такой подход позволяет экономить до 15–20% расходников.

Спрогнозируйте бюджет

Стоимость отпечатка складывается из цены бумаги (от 55 копеек за страницу), цены картриджей и скрытых расходов на оборудование, которые зачастую не учитываются.

К ним относится техническое сопровождение, ремонт, налоги, расходы на поиск поставщиков, проведение закупок, заключение договоров поставки и потери времени сотрудников, работающих на медленных аппаратах.

Реальная цена печати одной черно-белой страницы составляет примерно 2–3 рубля, а цветной — до 20 рублей.

Если организация из 100–150 человек печатает 80 тысяч страниц документов в месяц, то на печать у нее уходит от 90 до 400 тысяч рублей. Но покопийный контракт может и не снизить расходы на печать.

Для этого необходима оптимизация и внимательное управление расходами. Чтобы рассчитать бюджет и сократить траты, вы можете обратиться в «Бюро офисных машин». Аутсорсер печати работает на рынке уже 27 лет, причем со многими клиентами — более 10 лет.

Для заказа аудита и начала сотрудничества заполните заявку на сайте.

Источник: https://meduza.io/brand/v-vashey-kompanii-ne-zamolkaet-printer-vozmozhno-vam-nuzhen-autsorsing-pechati

Управляемые сервисы печати MPS

Печать – технический процесс, непосредственно связанный с бизнесом и влияющий на него. Казалось бы, что здесь такого? Просто рутина – отправил документ на принтер и получил распечатку. На деле все выглядит несколько иначе: закончившийся тонер или чернила, неисправная техника или большие очереди на печать могут вылиться бизнесу в большие издержки.

Что такое Managed Print Services (MPS)?

MPS – это аутсорсинговая услуга, благодаря которой заказчик получает оптимизированную печатную инфраструктуру, работающую без простоев и перебоев.

Рассмотрим реальный случай.

Клиент: логистическая компания.

Проблема: время загрузки машин регламентировано, но грузы нельзя отправить со склада без сопроводительных документов. Час простоя из-за невозможности распечатать документы и отправить автомобиль может обойтись в 5 млн рублей (данные реального кейса).

Решение: передача печати на аутсорсинг, оптимизация печатной инфраструктуры.

Какие проблемы решает MPS?

• Неэффективность устройств и документооборота. Можно, конечно, поставить каждому сотруднику по индивидуальному принтеру, но надо ли? 90% времени эти принтеры будут простаивать.
• Непрозрачность. Скрытые расходы, связанные с доставкой, администрированием и хранением. Технике нужны расходные материалы и ресурсные детали, которые нужно вовремя покупать и доставлять. Все это – время штатных сотрудников и затраты, которых могло бы и не быть.
• Перегруженность одних устройств и недостаточная загруженность других, вынужденные простои системы. Толпа сотрудников у одного принтера, и полная тишина около тех, которые стоят в другом конце офиса. В итоге один принтер изнашивается до предела, а два просто стоят и «ржавеют». Оптимальным использованием техники это точно не назвать.
• Необходимость управления парком оборудования и большой бюджет на обслуживание и ИТ-услуги. Принтеры работают в сети, которую надо администрировать, устройства нуждаются в профилактике и ремонте, соответственно, на все это приходится закладывать бюджет, а иногда – нанимать специального человека.
• Внезапная потребность в оборудовании и высокий уровень затрат на расходные материалы, ЗИП. Принтер сломался – нагрузка на остальные устройства возросла. А если еще два сломаются? Тогда придется срочно покупать замену, деньги на которую в бюджете выделены не были, настраивать устройство. Тонер, картриджи, чернила, бумага… на них тоже расходуется заметная сумма.
• Высокий уровень потребления энергии и расхода бумаги, наличие отходов. С энергией и бумагой понятно, а как ликвидировать использованные картриджи? В мусор их выбрасывать нельзя. А как избавляться от тонн невостребованных распечаток?
• Небрежность и бесконтрольная печать документов. Знаете ли вы, что по статистике до 30% распечатанных бумаг так и остаются невостребованными, то есть техника работает, ресурсы потребляются, а потом все отправляется в корзину. А сколько распечаток сотрудники делают для личных целей? Один лист – не жалко, а тысячу? Десять тысяч? Стоит ли говорить еще о том, что распечатанные документы, в том числе и с конфиденциальной информацией, легко вынести за пределы офиса. Запреты на перенос файлов на внешние носители, контроль за пересылаемой корреспонденцией не имеют большого смысла, если заинтересованные сотрудники могут просто распечатать данные, представляющие коммерческую тайну, и унести их с собой.

Как упорядочить процесс печати?

Компания Softline предлагает несколько уровней сервисов, позволяющих решить проблемы, связанные с печатью.

Обеспечение бесперебойной работы существующей инфраструктуры печати. На этом уровне мы помогаем с расходниками, ресурсными компонентами и инженерами, обслуживающими технику.

Преимущества:

• Техническое обслуживание и устранение инцидентов согласно SLA.
• Прогнозируемый бюджет, так как затраты на печать относятся к прямым расходам.
• Проактивный мониторинг и сбор статистики по печати позволяют обеспечить бесперебойность работы.
• Обслуживание оргтехники по единым стандартам приводит к снижению или сокращению времени на обслуживание техники.

Оптимизация инфраструктуры печати. Чем больше в компании устройств печати, тем чаще приходится нанимать для их обслуживания специальных инженеров. Чем более разнороден состав оборудования и чем он старше, тем сложнее его обслуживать. В рамках услуги оптимизации инфраструктуры печати мы предлагаем комплекс мер, позволяющий уйти от избыточности парка печатающих устройств.

Преимущества:

• Планирование замены и расстановки оборудования – печать в нужных объемах и там, где это нужно (print-room/print-zone).
• Управление потоками и политикой печати.
• Оборудование как сервис (HaaS).
• Оптимизация внутренних ресурсов клиента, связанных с сопровождением документооборота.

Полное предоставление услуги управляемой печати.

На этом уровне инфраструктура печати полностью передается на аутсорсинг компании Softline, которая занимается ее упорядочиванием, решает инциденты, масштабирует инфраструктуру по мере необходимости, прогнозирует всплески, спад и проч.

, настраивает доступ новым пользователям. При таком подходе предусмотрено несколько вариантов оплаты: либо отдельно за лизинг устройств, специалистов и прочие оказываемые услуги, либо общая сумма за количество напечатанных страниц.

Преимущества:

• Новое оптимальное оборудование с прогнозируемым ростом/снижением в соответствии с динамикой бизнеса клиента.
• Отсутствие стартовых инвестиций в проект.
• Модель предоставления услуги – «click charge» и «все включено», позволяющая прогнозировать расходы на среднюю и долгосрочную перспективу.
• Прозрачная отчетность в разрезе отделов, департаментов, офисов, пользователей, устройств, бизнес-приложений и т.п.

При всех трех вариантах сервиса вы получаете единую точку входа в виде одного поставщика услуги, единую точку ответственности, консолидированную отчетность и мониторинг инфраструктуры печати.

Не только печать, но еще и сканирование!

Компания Softline предлагает услуги автоматизации сканирования, распознавания и сортировки документов на портале, в хранилище, СЭД. В проект внедрения может быть включена работа оператора, который занимается оцифровкой и складированием отсканированных документов.

Помним про безопасность печати!

DLP-системы позволяют отслеживать действия пользователей, но они не способны обеспечить безопасность вывода на твердом носителе (бумага).

Между тем, любой из сотрудников может вывести конфиденциальную информацию на бумагу и унести распечатку с собой.

В зоне риска и сведения, которые выводились на печать для служебного пользования, но долго лежали невостребованными и могли быть скопированы посторонними лицами, не имеющими прав на доступ к этой информации.

Системы управления печатью, такие как MyQ, SafeQ, PaperCut, Ringdale FollowMe и др. позволяют контролировать этот источник потенциальной утечки информации, анализируя права пользователей на печать тех или иных данных.

Функционал отложенной печати по пин-коду или по бесконтактной карте доступа предполагает возможность отправлять документы на принтер с последующей распечаткой только в присутствии их владельца.

Кроме того, существует опция выбора файлов, печать которых действительно нужна, ведь иногда бывает, что выводимая на бумагу версия не является последней.

В ней находятся ошибки или недочеты, которые исправляются, после чего обновленный документ опять отправляется на принтер.

И, конечно, следует помнить, что до 30% документов, отправленных на печать, остаются невостребованными.

Использование систем управления печатью имеет значительный экономический эффект:

• Сокращение затрат: обслуживание инфраструктуры – до 30%; закупка однотипных РМ и ЗИП – до 30%; потребление бумаги – до 50%; энергопотребление – до 50%.
• Бюджетирование: прозрачность расходов на печать; разделение статей расходов по устройствам, подразделениям, центрам затрат.
• Оптимизация: экономия до 30% бюджета печати; замена и перемещение неэффективных устройств; сокращение наименований номенклатуры РМ и прозрачное бюджетирование ЗИП, обслуживание – снижение ТСО.

Все вышеприведенные цифры подтверждены практикой. Средняя экономия по нашим клиентам после внедрения систем управления печатью составляет 15-20%.

!

В практике нашей компании есть проект, при котором был реализован функционал платной печати в библиотеке по карточке с выделенным лимитом средств. Благодаря ему читатели получили возможность самостоятельно распечатывать документы, не прибегая к услугам сотрудников организации.

Коробочная услуга управляемой печати

Для небольших организаций и компаний, где объем печати не больше 100 тыс. отпечатков в месяц, мы запустили услугу «коробочного» аутсорсинга на новом оборудовании XEROX или HP Inc., позволяющую на длительный срок обеспечить бесперебойность печати заказчика.

Коробочная услуга включает определенный набор сервисов, в который включена аренда устройства, расходники, ресурсные детали, стоимость заданного объема печати и SLA. Страницы, распечатанные за рамками базового платежа, тарифицируются отдельно. Все инциденты устраняются на следующий рабочий день.

Преимущества коробочной услуги управляемой печати:

• Экономическая эффективность: полная прозрачность затрат, отсутствие капитальных инвестиций.
• Продуктивность: парк устройств печати под конкретные задачи пользователей, гарантированный сервис, проактивный мониторинг.
• Планирование и контроль: единая точка ответственности, обязательства по SLA.

Сервисы MPS компании Softline гарантируют высокий уровень надежности систем. Мы обеспечиваем безопасность и функционирование системы, если необходимо, то и в режиме 24/7.

Источник: https://softline.ru/about/blog/upravlyaemyie-servisyi-pechati-mps

Как перейти от аутсорсинга печати к ИТ-аутсорсингу и зачем это делать

IT ExpertКак это сделатьВ помощь руководителю

Павел Шалагинов | 14.03.2019

Российский рынок аутсорсинга печати медленно, но последовательно растет: согласно данным IDC, к 2021 году он сможет достичь $199,9 млн при среднегодовом темпе роста 5,8%.

При этом только около 10% российских компаний готовы на подобный шаг: одни не применяют сервис из соображений безопасности, другие не верят в его экономическую эффективность. Свою роль играют и стереотипы – например, иногда заказчики считают, что поставщики таких услуг заинтересованы лишь в крупных проектах.

Расскажу, как на самом деле аутсорсинг помогает компаниям малого и среднего бизнеса уже сегодня.

Снижаем затраты

Большинство заказчиков ждут от аутсорсинга печати в первую очередь сокращения затрат – и действительно получают такой результат, так как чаще всего инфраструктура печати до преобразований неэффективна.

Ведь обычно ее развитие в компаниях происходит стихийно: устанавливается много МФУ и принтеров от различных вендоров, а поскольку унифицировать закупку расходных материалов и запчастей в условиях такого зоопарка устройств невозможно, затраты неизбежно растут.

По нашему опыту, аутсорсинг печати позволяет добиться снижения общих издержек на печать на 25–50%. Так, поставщик услуг печати может определить, с помощью каких устройств достигается наибольшая экономия, и организовать процесс с учетом минимизации поломок и затрат на расходные материалы.

Например, наша служба сервиса нацелена на максимальную эффективность благодаря системе удаленной диагностики печатных устройств. Инженеры, выезжая на объект, заранее знают, какой ремонт потребуется, и берут с собой необходимые детали и инструменты.

Формирование и содержание подобной службы внутри организации, особенно если это малое или среднее предприятие, было бы слишком дорогим и трудоемким процессом.

Сократить расходы позволяет и сама оптимизация инфраструктуры печати – переход от системы с принтером в каждом кабинете к размещению печатных устройств по европейской модели Print Room, в которой используются производительные МФУ с большим количеством функций и меньшими затратами на обслуживание. Правда, в первое время приходится сталкиваться с недовольством коллектива — ходить в коридор менее удобно, чем забирать распечатки в своем кабинете. Однако чаще всего негативное отношение быстро затухает, когда сотрудники осознают, что теперь им доступно гораздо больше функций.

Эффект от аутсорсинга важно правильно рассчитать.

Часто менеджеры компаний рассматривают только явные расходы – например, на запчасти и зарплату инженеров, при этом не учитываются скрытые затраты – например, на хранение и содержание склада множества расходных материалов или временные траты инженеров, вынужденных проходить обучение у нескольких вендоров.

Кроме того, эффект от изменения инфраструктуры печати не бывает мгновенным. Система дает результат ориентировочно через один-два месяца после внедрения: сокращаются общие затраты на печать и снижается нагрузка на специалистов по поддержке пользователей.

Усиливаем информационную безопасность

Некоторые российские компании считают аутсорсинг печати небезопасным, но это заблуждение: управляющее ПО может быть установлено в сети заказчика без необходимости передачи информации вовне.

При этом компании редко устанавливают системы безопасности печати, ограничиваясь защитой на уровне ИТ-средств. И это не совсем верный подход. По данным опроса Quocirca, 63% компаний хотя бы однажды сталкивались с утечкой информации через каналы печати. Часто сотрудники просто забывают конфиденциальные документы в лотках МФУ.

Справиться с этим помогает система безопасной печати: пользователи авторизуются по бесконтактным магнитным картам, и доступ к документу предоставляется только сотруднику, отправившему его на печать.

Опыт показывает, что такая система к тому же помогает экономить около 20% бумаги — просто за счет того, что сотрудники перестают массово распечатывать документы для личного пользования.

Существуют и другие технологии защиты конфиденциальных данных: авторизация на устройствах печати по лицам сотрудников, облачные сервисы для распознавания лиц, интеллектуальные IP-видеокамеры.

Автоматизируем документооборот

Аутсорсинг печати – это не только экономия и безопасность. Благодаря специализированным программным решениям у устройств печати появляются новые функции: современные системы могут автоматически обрабатывать документы со штрихкодами, загружать их в ERP-систему и отправлять по электронной почте.

Появляются и новые функции, связанные с распознаванием документов, – например, распознавание и автоматическое добавление данных в систему документооборота или распознавание текста при сканировании и автоматическое сохранение в нужном формате.

До внедрения аутсорсинга многие компании практически не пользуются технологиями распознавания документов, несмотря на то что это снижает уровень ручного труда и оптимизирует работу целых отделов.

Возможности электронного документооборота очень широки.

В продуктовой линейке Konica Minolta есть решения, для использования которых достаточно загрузить первичную документацию в лоток МФУ и запустить процесс сканирования – система автоматически распознает тип и содержание документа, проиндексирует, переведет в требуемый формат и направит на хранение или дальнейшую обработку. Кроме того, может производиться штрихкодирование для последующей оперативной идентификации документа – причем как в бумажной, так и в электронной форме.

Переходим от аутсорсинга печати к комплексному ИТ-аутсорсингу

Важно понимать, что аутсорсинг печати может стать отправной точкой для глобального снижения затрат на использование ИТ-инфраструктуры: печатных машин и их обслуживания, устройств, интегрированных в сетевую инфраструктуру, и главное – программного обеспечения, которое может находиться либо на машинах и серверах компании, либо в облачных сервисах. Аутсорсинг печати тесно переплетается с контент-менеджментом, открывая широкий круг дополнительных возможностей.

Часто и сам софт связан с другими информационными системами. Например, чтобы контролировать авторизацию пользователей на устройствах, необходима интеграция с системой аутентификации. А система распознавания документов должна работать в связке с почтой, ERP-системой, информационным порталом, системой электронного документооборота.

Аутсорсинг в сфере ИТ может использоваться применительно к сервису, инфраструктуре или информационным системам. Услуги аутсорсинга позволяют вывести бизнес-процессы компании на качественно новый уровень, так как поставщик предоставляет не просто информационную систему, а новый бизнес-сценарий.

При выборе поставщика услуг аутсорсинга печати важно учитывать две составляющие. Во-первых, стоит обращать внимание на крупные организации со стабильной позицией на рынке. Все-таки аутсорсинг – сложный процесс с финансовой и юридической точки зрения.

Во-вторых, поставщик должен обладать мощной сервисной службой: обеспечивать согласованный SLA в любой локации, в любое время и для любого количества установленных машин, а значит, и для организаций любого размера.

Это могут сделать только крупные сервисные компании.

Конечно, при выборе поставщика также важно смотреть на опыт работы и спектр предоставляемых услуг.

Компания должна обладать определенным уровнем экспертизы по обслуживанию оборудования и программного обеспечения, иметь в структуре службу поддержки с квалифицированными инженерами, уметь предсказывать выход аппаратов из строя, отслеживая потенциальные сбои, и быть надежным финансовым партнером.

Оценить уровень экспертизы можно в личном общении со специалистами компании.

Важно, чтобы компания могла предоставить прогноз затрат после перехода на аутсорсинг — крупные поставщики готовы делать это и обосновывать экономическую выгоду для компании-заказчика в цифрах.

Такой подход помогает и ИТ-директору защитить проект перед руководством: топ-менеджмент всегда ориентирован на снижение затрат, и после изучения детальных расчетов обычно не остается аргументов против ИТ-аутсорсинга.

Аутсорсинг печати, малый бизнес в интернете

Журнал: Журнал IT-Expert [№ 03/2019], Подписка на журналы

Источник: https://www.it-world.ru/tech/business/144177.html

Когда выгоден аутсорсинг печати? Плюсы и минусы

Аутсорсинг печати предусматривает передачу обслуживания процессов печати специализированной компании. То есть офис получает в пользование печатающую технику с гарантией её регулярного обслуживания и платит лишь за число напечатанных страниц. Печатные устройства оснащены счетчиком, согласно данным которого и производится ежемесячный платеж.

Подобная оптимизация заметно сокращает начальные расходы компании на покупку МФУ, тем более что аутсорсинг печати предоставляет современные принтеры с высокой производительностью и скоростью.
Посчитаем все затраты Заказчика при аутсорсинге и при самостоятельной покупке новой техники.

Параметры печатного оборудования и условий печати

В качестве примера рассмотрим модель небольшого МФУ HP LJ Pro M426dw. Срок владения – 36 месяцев. Количество аппаратов – 10 шт. 

На рынке печати  есть как оригинальные расходные материалы, так и совместимые (подробнее в статье “Расходные материалы”). В наших расчетах мы будем учитывать оба типа расходных материалов.

Затраты при аутсорсинге печати

Такие затраты очень легко посчитать, т.к. оплачивается только стоимость напечатанных листов без каких-либо надбавок. Нужно отметить, что для аутсорсинга компания HP предлагает специальные аппараты с повышенным ресурсом расходных материалов. В нашем случае это модель HP LJ Pro M426m. 

Затраты при самостоятельной покупке МФУ

Мы будем использовать только прямые расходы, которые легко можно посчитать. В расходы включаем как стоимость самого аппарат, так и стоимость расходных материалов и запчастей (+ их хранение). Учитываем техническое обслуживание и зарплату сотрудников, которые связанны с эксплуатацией МФУ.

  В таблице выше представлены расходы для коммерческой организации. Для государственных организаций нужно добавить зарплату специалистов по тендерам, т.к.

все закупки только через конкурсы, которые пришлось бы проводить по следующим тематикам:

• Закупка аппаратов (единоразово)
• Закупка расходных материалов (раз в год)
• Закупка запчастей (раз в год, либо разово по офертам)
• Техническое обслуживание (раз в год) 

Все это значительно увеличивает расходы на печать в государственных структурах. Справидливости ради, отметим, что на аутсорсинг нужно будет также проводить аукцион, но это один государственный контракт, а не четыре.

Себестоимость отпечатка

Все расходы в переведем в себестоимость отпечатка и сравним их. При наших условиях печати себестоимость отпечатка при аутсорсинге оказалась ниже.

Итоговая таблица сравнения расходов показывает, что выгода от внедрения аутсорсинга будет 8% (за 36 мес. это 160 тыс. руб.) при использовании совместимых расходных материалов и 29% (за 36 мес.

это более 1 млн. руб.) при использовании оригинальных.

Зависимость от объема печати

Мы уже поняли, что на итоговую стоимость печати влияет много факторов, но можно выделить два основных:

• объем печати
• тип расходных материалов

Рассмотрим как меняются расходы от изменения этих двух факторов.

ВЫВОДЫ

Расчеты показали, что аутсорсинг снижает расходы на печать при использовании оригинальных расходных материалов. Это связанно в первую очередь с тем, что при аутсорсинге используются специальные mps-картриджи с повышенным ресурсом.

При использовании совместимых расходников ситуация неоднозначная и требует точного понимания планируемого объема печати. Наши расчеты показали, что преимущество аутсорсинга перед совместимыми картриджами падает с увеличением объема печати.

  Переход на аутсорсинг занимает в среднем 6 месяцев, из них 2 месяца занимает аудит печатной техники и анализ возможности снижения расходов. Печатный парк каждого заказчика индивидуален и требует своего индивидуального анализа.

Если у вас более 5-ти единиц техники, то можете смело заказать бесплатный аудит, чтобы получить рекомендации по снижению расходов.Заказать бесплатный аудит печати

Как производится аутсорсинг офисной печати

Первым делом выясняются требования клиента к офисно-печатной технике. Проводится анализ тех подразделений организации клиента, где необходимо печатное оборудование. Выявляются неэффективные моменты уже существующей структуры печати и устраняются её недостатки.

Специалист подбирает оборудование, наиболее подходящее под ваши запросы. Затем производится установка техники в удобных для работы местах, диагностика её функций и дается консультация по её использованию.

Уже через месяц после обращения за услугой аутсорсинга можно подсчитать, как ощутимо сократились расходы на печать. Практика показала, что в компаниях, которые пользуются такой услугой, суммы расходов становятся существенно ниже, чем при покупке собственного МФУ.

Специалисты грамотно проводят оптимизацию всех процессов печати, а счетчики, установленные на принтерах, отбивают желание сотрудников фирмы-клиента делать лишние копии.

Преимущества аутсорсинга

Перечислим главные преимущества аутсорсинга печати для заказчиков по сравнению с покупкой МФУ:

• снижается стоимость печати;
• не нужно ремонтировать и заправлять технику;
• не нужно тратиться на приобретение дорогостоящего оборудования;
• не нужно закупать расходные материалы;
• бесперебойная работа техники благодаря быстрой реакции на вызов в случае поломки;
• своевременная и грамотная помощь по любым вопросам печати;
• более предсказуемые расходы на печать.

Аутсорсинг офисной печати снизит нагрузку на персонал компании, который сможет уделять больше времени главным задачами бизнеса. В случае поломки оборудования не нужно искать мастерскую, так как все проблемы решит специалист из фирмы, предоставившей услугу аутсорсинга. Не нужно искать места продажи расходных материалов и самостоятельно производить регулярные закупки.

Услуги аутсорсинга печати от сервисного центра Бестком

Наш сервисный центр позволит вам сделать печать более доступной и качественной, а также избавит от необходимости нанимать в штат специалистов по копировальной технике и печатному оборудованию.

Мы предоставляем адаптированную для российского рынка услугу аутсорсинга с заключением официального договора с прописанными гарантиями на ремонт и обслуживание, что исключает простой вашей работы из-за поломки, например, принтера или факса.

Наши специалисты возьмут под свой контроль все процессы по обслуживанию вашей печатно-копировальной техники и проведут аудит печатной инфраструктуры, чтобы оптимизировать её процессы. Аудит поможет определить и потребности организации в тех или иных видах техники. Также наши услуги включают:

• доставку, установку и интеграцию печатного оборудования в инфраструктуру вашей организации;
• полноценное техническое обслуживание устройств, регулярную диагностику, ремонт, замену расходных материалов;
• поддержку пользователей, удаленные консультации;
• отчеты об объемах печати.

Выгода обращения за услугой аутсорсинга очевидна — вы оплачиваете только стоимость напечатанных листов без каких-либо надбавок. К вашим услугам продолжительный опыт работы наших специалистов, оборудование от ведущих мировых производителей и качественное обслуживание. Избавьтесь от лишних хлопот и трат на дорогостоящую технику, воспользуйтесь услугами нашей компании!

Заказать аутсорсинг печати
Назад

Источник: https://BestCom.moscow/posts/kogda_vygoden_autsorsing_pechati/

Аутсорсинг офисной печати

Вы задумывались, сколько ежегодно тратится средств на печатный документооборот, а также на поддержание и обслуживание устройств печати вашей компании?

Уверены ли вы что все печатные устройства регулярно и эффективно используются?

Имеет ли смысл держать у себя на балансе дорогостоящий парк техники?

Оправданы ли риски связанные с выходом из строя печатно-копировальной техники?

Помочь ответить на эти вопросы, а так же оптимизировать и предложить наиболее эффективную модель организации печатной инфраструктуры для вашей компании, призваны услуги Аутсорсинга печати.

Аутсорсинг офисной печати (от англ.

Managed Print Services (MPS) – управляемые услуги печати)  – это комплекс мер, позволяющих решить проблему бесперебойности и качества печати без необходимости содержать штат специалистов по копировальной технике и печатные устройства на балансе Компании.

Прозрачность расходов и качественный сервис печати обеспечит специализированная компания, которая позволит ИТ-специалисту поддерживать необходимый уровень печати в соответствии с постоянно меняющимися требованиями бизнеса. 

Аутсорсинг офисной печати – это передача функций активного управления и оптимизации печатной техники и сопутствующих бизнес-процессов профильной компании, специализирующейся в этой области.

Затраты на печать не всегда очевидны и похожи на айсберг – они состоят из видимых прямых затрат и скрытых косвенных расходов. И если прямые затраты на само оборудование, его ремонт, картриджи и бумагу для многих очевидны, то косвенные траты часто не учитываются.

10 причин перейти на Аутсорсинг офисной печати 1. Сокращение расходов и повышения рентабельности 2. Контроль над процессом печатного документооборота 3. Освобождение от не профильных активов 4. Прозрачность бюджетирования 5. Разгрузка IT-специалистов 6. Бесперебойная работа оборудования 7. Единая точка ответственности 8. Отсутствие дополнительных вложений 9. Своевременная и компетентная помощь по вопросам печати 10. Сохранение времени и нервов сотрудников компании

“Аутсорсингпечати.рф” – это специально разработанная для российского рынка услуга по управлению офисной печатью в крупных и средних компаниях.

“Аутсорсингпечати.рф” имеет ряд отличительных особенностей от предложений имеющихся на рынке:

• контроль за целевым использованием техники
• противодействие утечке информации через печатный документооборот
• ориентация на повышение эффективности системы печати, а не простое поддержание работоспособности парка техники
• управление контрактом и отчетность в режиме on-line через автоматизированную систему мониторинга
• мультивендерность (работа с оборудованием большинства производителей печатной техники)

Специалисты компании АРТИ изучили, апробировали и адаптировали для России лучший зарубежный опыт в области аутсорсинга офисной печати, разработали и внедрили стандарт оказания услуги “Аутсорсингпечати.рф”

Многолетний успешный опыт компании АРТИ на рынке сервисных услуг печатно-копировальной техники, высокая квалификация сотрудников, авторизация мировыми производителями печатной техники и клиентоориентированный подход позволяют вывести бизнес-процессы, связанные с печатью в вашей компании, на качественно новый уровень.

ГК «Арти» – первый российский корпоративный член MPSA (Managed Print Services Association), единственной международной независимой и некоммерческой организации отрасли MPS. Компания постоянно развивается и стремиться соответствовать изменяющимся потребностям клиентов и отрасли.

Наши специалисты возьмут под контроль не только все процессы обеспечения бесперебойной и качественной работы парка печатно-копировальной техники вашей организации, но также проведут аудит всей печатной инфраструктуры с целью дальнейшей оптимизацией процессов печати и связанных с ними расходов. 

Наши услуги включают:

• Сбор данных и обследование всего парка печатно-копировальной техники вашей компании;
• Анализ и оценку финансовых затрат на поддержание и обслуживание печатных устройств;
• Разработку предложения по оптимизации процессов печати;
• Доставку, установку и полную интеграцию печатной техники в вашу существующую IT-инфраструктуру;
• Полный цикл технического обслуживания устройств, включающий: ежемесячную диагностику, профилактику, своевременный ремонт, замену расходных материалов и запасных частей;
• Формирование склада подменного оборудования и необходимого запаса расходных материалов и запасных частей в зависимости от потребностей вашего офиса;
• Всестороннюю поддержку пользователей, включающую: HelpDesk, удаленную консультацию пользователей, внедрение на территорию заказчика нашего специалиста и т.д.;
• Ежемесячные и квартальные отчеты об объемах печати и сведениями о сделанных копиях ;
• Один единый счет раз в месяц за фактически сделанные отпечатки.

Дополнительно компания АРТИ может предложить вам решения по обеспечению информационной безопасности процессов печати и предотвращению утечки информации посредством печатного документооборота.  

Источник: http://arti.ru/services/outsourcing/