Аудит отдела продаж: цели и задачи

Аудит отдела продаж перед внедрением CRM: главные шаги

BUSINESS STAR

Среди крупнейших бизнес-приложений у CRM один из самых высоких процентов провала. Опыт показывает, что порядка 30–50% всех систем управления не достигают поставленных целей или не работают совсем, если перед интеграцией не был проведён качественный анализ бизнес-процессов.

Часто интеграторам приходится слышать, как после внедрения CRM-системы заказчик жалуется: «Ну и где мои продажи?».

Моделируем ситуацию. Звоним клиенту по номеру телефона на сайте. Просим ответившего рассказать о специфике одного из SKU (товарной позиции). В ответ слышим «мычание» менеджера, мол, «этим занимается его коллега», и обещание передать ему наш контакт и обязательно перезвонить. Вот так сотрудник отдела просто взял и «слил» заказ.

Чтобы избежать впустую потраченных на CRM-систему бюджетов, даже перед базовым внедрением мы рекомендуем выполнить предпроектное обследование — аудит отдела продаж. От его грамотного проведения зависит 80% успеха проекта.

Что такое аудит отдела продаж?

Будем говорить именно об аудите компании для внедрения CRM-системы, кроме него есть ещё свыше 9000 типов аудита.

Если совсем коротко, то аудит — это общение представителя компании-интегратора CRM с руководителем фирмы-заказчика о бизнес-процессе в его компании.

Вы хорошо знаете свой бизнес, мы хорошо знаем инструмент, с помощью которого бизнес можно автоматизировать. По сути, аудит является списком хорошо подготовленных вопросов, помогающих выявить проблему.

Представьте, что вы описываете все звенья цепочки взаимоотношений «покупатель-продавец» в вашей компании, рассказываете о процессе продаж и объясняете.

• Откуда приходят клиенты?
• Как происходит коммуникация между менеджерами?
• Есть ли клиенты, с которыми вы не работаете?
• Как менеджер передвигает сделку по воронке продаж?
• Какие процессы происходят в продажах?
• Какое количество человек над нами работает и кто из них является продавцом?

В реальности вопросов намного больше . Ответы на них дают интегратору понимание — как перенести, настроить и автоматизировать взаимоотношения внутри отдела продаж и с клиентами. Это и есть главная цель внедрения CRM.

Для чего проводится аудит отдела продаж

CRM-система значительно облегчит жизнь компании. Чтобы процесс интеграции прошёл максимально эффективно и безболезненно для сотрудников, перед внедрением нужно определить основные принципы работы CRM. Эти алгоритмы станут зеркальным отражением бизнес-процессов компании.

Аудит отдела продаж позволит:

• сформировать воронку продаж;
• разработать алгоритм передвижения сделок между этапами воронки;
• понять, как сделки распределяются и передаются между менеджерами;
• найти узкие места бизнес-процесса, наладить и автоматизировать коммуникацию внутри компании.

В ходе аудита будет составлена подробная карта проекта, расписаны сущности CRM и их взаимосвязи в процессе продаж, а также назначено распределение входящих лидеров внутри отдела.

Skype-аудит записывается на видео и предоставляется клиенту для детального изучения

Как проходит аудит

Аудит отдела продаж даст ответ на самый распространённый клиентский запрос:

«Мы хотим что-то улучшить, но не знаем, как».

Звучит метафизически, но цель аудита — предугадать, как CRM-система будет работать в бизнес-схеме заказчика.

После того как клиент пообщался с нашим менеджером по продажам и определился с желаемой услугой, он переходит к менеджеру проекта. Цель последнего не столько объяснить, как будет работать CRM, сколько получить информацию о том, как заказчик хочет видеть её работу.

Изначально клиент покупает ограниченное количество времени аудита (всегда можно докупить, мы работаем по системе Time and Materials). Но даже в рамках стандартных 3–4 общений с клиентом аудитор задаст и ответит на главные вопросы внедрения — где узкие места, где проблемы согласования, где идёт потеря лидов?

С большинством клиентов мы работаем удалённо (через Skype), но часто бывает, что аудит и обучение проводим в офлайне. Это делается по желанию клиента, но разницы в качестве нет: современные технологии коммуникации без проблем позволяют выполнять работу удалённо.

В карте проекта менеджер делает пометки в том числе для настройщика CRM: пароли, путь движения клиента, автозадачи и прочее.

Вся информация об аудите собирается в карту проекта. В неё вносим данные, относящиеся к процессу внедрения: контакты, доступы, ЛПРы (лица, принимающие решения) и менеджеры, воронки продаж, вопросы, ответы на которые необходимы для настройки, и прочее. Карта проекта будет заполняться в ходе общения с ЛПР заказчика на протяжении всего аудита, а по его окончанию останется у клиента.

Процедура аудита — это ещё и процесс первого знакомства с вашей CRM-системой. Менеджер проекта не только распишет все взаимосвязи «на бумаге», но и покажет в реальной CRM, как это будет работать.

Одна из главных задач аудита — формирование воронки продаж.

Вместе с ЛПР создаём этапы, определяем будущие поля (сделок, контактов, компаний) и прописываем схему движения клиента по воронке.

Если воронок несколько, для каждой из них подробно прописываются взаимосвязи и задачи на каждом этапе.

Очень классно, когда в ходе аудита менеджер общается не только с собственником или руководителем отдела продаж, но привлекается и обычный сотрудник — у них будут свои точки зрения, которые учитываются при настройке системы.

В карте проекта заполняются условия, которые в дальнейшем станут алгоритмом работы CRM

Вопросы, на которые ответит аудит.

• Как распределяются лиды в отделе продаж.
• Как сделка передаётся между менеджерами.
• Какие обязательные задачи должны быть у менеджеров на каждом этапе.
• Какая задача у каждого из менеджеров на этапах воронки, если исполнители отвечают за разные этапы.
• Как меняется ответственный за сделку.
• Когда и где сделка переходит от одного сотрудника к другому — например, от менеджера проекта к бухгалтеру и тому подобное.
• Роль руководства в бизнес-процессе.
• Где формируются документы клиентов (у нас это Google-диск).
• Какие дополнительные решения необходимы для функционирования отдела продаж: виджеты, телефония.

С помощью карты проекта собственник бизнеса получает «снимки» того, как будет выглядеть работа отдела продаж после внедрения CRM-системы

Что получает клиент благодаря аудиту отдела продаж

Аудит может происходить только со стороны заказчика. К нам, в основном, обращается малый и средний бизнес. Они сами решили внедрить CRM-систему — у всех разные цели, все видят в CRM решение для себя — точки контроля или увеличение продаж.

Вместе с руководством на аудите мы определим сроки выполнения задач менеджерами. В зависимости от бизнес-процесса у задачи могут быть разные сроки выполнения, также она может ставиться на различные промежутки времени.

При рассмотрении различных сценариев движения сделки рекомендуем настраивать оповещения сотрудников в сторонних сервисах, например, Telegram.

После аудита отдела продаж заказчик получит:

• карту проекта внедрения;
• документ с описанием бизнес-процессов системы продаж и связанных с ними служб;
• информацию об этапах внедрения;
• видео аудита и обучения.

CRM не только для менеджеров, но и для руководителя

Мы настраиваем инструмент, который не только облегчит работу сотрудников отдела продаж, но и решит задачу заказчика по аналитике и автоматизации большей части управленческой работы.

Ежедневно руководитель любой компании выполняет много операционных задач — контроль, согласования, коммуникация. И даже если у вас хорошо работают продавцы, одному человеку сложно контролировать 10+ менеджеров. Получается «бутылочное горлышко», которое замедляет процесс сделки.

Полностью избавиться от этого нельзя, но, разобравшись, почему какой-то процесс тормозит продажи, можно автоматизировать его выполнение.

Вместе с руководством на аудите прорабатываем настройку нескольких уровней контроля. Если менеджер ведёт ряд сделок, какую-то из них он может выпустить из поля зрения (например, на этапе согласования КП). В таком случае, по истечении определённого времени, настраивается автоматическое уведомление руководителю — «выяснить причину».

Итоги аудита

Чтобы внедрение CRM привело к успеху, оно должно основываться на подробной информации о компании и происходящих в ней бизнес-процессах.

Для этого мы собираем все необходимые данные и только после этого составляем план работ.

• Проводим с вами встречи в Skype или в офлайне, обсуждаем цели внедрения, разбираем ваши потребности, консультируем по расширенным возможностям и предлагаем оптимальный вариант настройки системы.
• Изучаем особенности вашего отдела продаж, рассматриваем бизнес-процессы и варианты их автоматизации с помощью CRM-системы.
• На основании полученных данных составляем подробное техническое задание, разрабатываем план внедрения, обсуждаем с заказчиком все этапы таким образом, чтобы процесс не затрагивал текущую работу отдела продаж.

В отличие от многих других аудитов, аудит отдела продаж — это отдельная услуга. Иногда он может занять не более 1–2 часов, но когда речь идёт о сложных отделах с несколькими воронками и интеграциями, стоимость такой услуги может возрасти многократно.

Главное, что продаёт интегратор в ходе аудита — свой опыт. Часто клиенты просят сделать «Так же, как у вас», а при обсуждении того или иного процесса внутри воронки спрашивают «А как лучше?». Именно синергия опыта интегратора и целей заказчика делает внедрение CRM-системы успешным и эффективным.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5ad50d40db0cd955311771c2/audit-otdela-prodaj-pered-vnedreniem-crm-glavnye-shagi-5b152ac3714e9100a86ae616

Как провести аудит отдела продаж: алгоритм и чек‑лист для проверки

С помощью перманентного аудита отдела продаж вы сможете вовремя выявить проблемы в системе, проконтролировать эффективность сотрудников и увидеть точки роста. Рассказываем, как настроить систему проверок и что конкретно должно входить в аудит.

Как правило, аудит отдела продаж нужен для повышения количества и качества сделок. Поэтому проверяется:

• Модель продаж — изучите конверсию по каждому этапу воронки покупателя. На основе полученных данных меняйте стратегию — возможно, стоит улучшить торговое предложения для увеличения количества входящих заявок. Или расширить варианты продуктов, чтобы покупателям было из чего выбирать.
• Эффективность сотрудников — без мотивированных на результат менеджеров любая воронка бесполезна. Обычно продавцов проверяют сразу по нескольким KPI — количество действий по каждому этапу, качество покупателей, общий объем выручки за сделку и за всё время работы с клиентом.

Чек-лист аудита продаж. Что проверять

Возьмите этот список пунктов для проверки за основу. Расширьте его, основываясь на важных показателях конкретно вашего бизнеса.

Контролируйте модель отдела продаж:

• Основной доход менеджеров по продажам привязан к выполнению плана — если сотрудник работает неэффективно, его премия меньше или вовсе отсутствует.
• Все менеджеры могут самостоятельно рассчитать планируемый доход за месяц — есть четкая система градации премий и бонусов за продажи.
• Доход успешного менеджера значительно больше того, кто не выполняет план. Доход за перевыполнение плана значительно больше, чем доход среднего успешного менеджера.
• В отделе есть здоровая конкуренция — работает несколько человек, у новичков есть возможность привести новых клиентов, есть постоянное развитие и возможность стать руководителем отдела не за счет увольнения начальства, а за счёт создания новых отделов продаж.

Экономьте время на поиске потенциальных клиентов. Повышайте эффективность продаж за счет сегментации и анализа B2B-рынка.

Узнать больше

Изучайте покупателей:

• Проверяйте по отчетам из CRM, сколько людей вышли из воронки продаж, так ничего не купив. Изучайте процент потерь в динамике — для разных сфер средний показатель будет уникальным. Если процент потерь выше среднего, руководитель отдела должен знать, почему так происходит.
• В отделе продаж есть специальные скрипты на случай ухода покупателей — как мотивировать их не отказываться, как вернуть в воронку. Работа по возврату покупателей ведется постоянно.
• В отделе продаж настроена система мониторинга лояльности покупателей — это может быть телефонное интервью, заполнение анкеты при получении дисконтной карты или другие способы. Менеджеры должны знать сильные и слабые стороны продукта.
• Есть аналитика LTV — показателя общей выручки с одного клиента за весь цикл продаж. Опытные менеджеры по продажам должны знать, какие клиенты потенциально окажутся с высоким LTV, а от каких стоит рассчитывать только на одноразовую покупку.

Проверьте, настроена ли система обучения:

• Есть справочная информация по продукту и по рынку в целом. Явно прописана целевая аудитория, ее потребности и проблемы. Тестирование по продукту внесено в KPI и проводится системно.
• Готовы скрипты продаж для популярных ситуаций. Менеджеры понимают, что отвечать на возражения покупателей — как в случае сомнений в сделке в целом, так и в выборе конкретно вашего продукта.
• Есть система обучения — тренинги внутри компании, график семинаров и конференций, на которые отправляются продавцы.
• Разработаны грейды менеджеров — сотрудники понимают, какие навыки нужно развивать, чтобы зарабатывать больше. Система настроена так, что продавцу не обязательно становится руководителем, чтобы увеличить свой доход.

Отслеживайте аналитику:

• Убедитесь, что в CRM настроена отчетность в удобном для вас формате — например, таблицами или визуально, с помощью инфографики.
• Настроена сортировка клиентов по этапам воронки продаж. Проводится ABCXYZ-анализ — вы понимаете, какие клиенты приносят больше прибыли при наименьших затратах. Руководитель отдела в планировании учитывает результаты этого анализа, строит работу так, чтобы отказываться от клиентов, на которых тратится много сил, но которые приносят мало выручки.
• В CRM настроена аналитика «до получения денег» — качество клиента отслеживается до тех пор, пока весь цикл сделки не закроется.

Оцените компетентность персонала, проверьте, использует ли чек-листы руководитель отдела. Вот как выглядит отличный менеджер по продажам:

• Должен ориентироваться как в преимуществах, так и в недостатках продукта. Знает истории покупателей, которые подтверждают выгоды продукта.
• Умеет говорить на одном языке с целевой аудиторией, подстраивается под стиль разговора, но при этом держит профессиональную дистанцию. Не просто озвучивает характеристики, а объясняет, чем это выгодно.
• Работает по модели продаж, принятой в организации, использует скрипты. В нестандартной ситуации не теряется, а переходит на другую модель, даже если это не предусмотрено инструкцией.
• Ориентируется на стратегические KPI — не просто гонится за количеством звонков или сделок, а выполняет задачи системно, увеличивает выручку и стремится привести в организацию долгих и прибыльных клиентов.

Дополняйте чек-лист в процессе аудита. Например, если менеджеры постоянно допускают какие-то ошибки — добавьте это в лист проверки.

График проверок

Периодичность аудита зависит от особенностей бизнеса — в сложных моделях нужно создавать план проверок, в ситуациях проще руководитель или директор может контролировать ситуацию с помощью CRM буквально в режиме реального времени. Если говорить о втором случае, то есть универсальная рекомендация проверки:

• Ежедневно — проверяется эффективность сотрудников. Контролируйте числовые показатели — сколько действий в CRM совершил менеджер. Это могут быть звонки, встречи, составленные и отправленные коммерческие предложения. Если на графике есть большие колебания, это повод встретиться с конкретным сотрудников и выяснить, в чем причина спада его эффективности.
• Еженедельно — оценивайте движение по сделкам. Смотрите, сколько потенциальных клиентов продвинулись по воронке продаж, сколько из них отказались от работы с вашим бизнесом. Смотрите на динамику действий по конкретным сотрудникам и всему отделу в целом — так вы сможете сделать выводы об эффективности всей модели продаж.
• Ежемесячно — нужно проконтролировать, как работает отдел продаж в долгосрочной модели. Смотрите на количество новых клиентов, на повторные чеки, на время сделки в целом, на выручку. Анализируйте эффективность всей воронки, смотрите, что можно улучшить. Проверяйте продуктивность и мотивацию команды.

Источник: https://kontur.ru/articles/5730

Аудит продаж

Аудит системы продаж давно признан одним из основных и регулярных мероприятий на любом предприятии (от маленькой фирмы до огромного интернационального предприятия. Это так же естественно, как регулярное плановое посещение стоматолога или тех.осмотр автомобиля.

У нас большинство предпринимателей и собственников бизнеса даже не подозревают о том, что предотвратить многие неприятности и сложности в развитии своего предприятия можно при помощи своевременно проведенного аудита системы продаж.

Зачем нужно проводить аудит продаж?

Качественный аудит отдела продаж помогает на зачаточных стадиях выявить проблему и ликвидировать ее. Другими словами, аудит продаж – это проверка компании на ее профпригодность и целостность в развитии (тех.осмотр вашего бизнеса).

Что покажет аудит продаж?

В первую очередь аудит продаж покажет, какие слабые места есть в вашем бизнесе. К таковым могут относиться:

• уровень компетенции менеджеров по продажам
• рекламные каналы
• бизнес-процессы

Когда нужно проводить аудит продаж?

Периодичность проведения аудита продаж зависит от размера Компании и задач, которые стоят перед вами. Чем крупнее компания, тем больше внимания требуется. В зависимости от масштаба мы рекомендуем проводить аудит продаж минимум раз в год.

Аудит системы продаж точно нужен, если:

• вы хотите увеличить прибыль за счет увеличения объема продаж
• результаты отдела продаж не дотягивают до плановых показателей
• клиенты уходят к конкурентам
• наблюдается текучка кадров в отделах продаж
• рекламные каналы не приносят должного эффекта
• товар/услуга «такие же как у всех» и ничем не отличаются

Благодаря правльному аудиту системы продаж ваша компания сможет достичь желаемого повышения уровня продаж, снизить издержки на рекламу, увидеть свои сильные и слабые стороны перед конкурентами, повысить эффективность менеджеров по продажам.

Зачем нужен аудит продаж в агентствах недвижимости и в отделах продаж жилой и коммерческой недвижимости у застройщика

Одной из ключевых задач аудита отделов продаж недвижимости – сделать процесс продажи ясным и прозрачным для всех участников. Для этого мы на первом этапе анализируем качественный уровень компетенций сотрудников (брокеров, руководителей и менеджеров)

• Так же анализируем технологии, которыми пользуются менеджеры и агенты при работе с покупателями
• Анализируем причины, по которым чаще всего срываются сделки
• Анализируем сайт и рекламную составляющую
• Анализируем возможности развития компании
• Изучаем и проверяем существующие каналы сбыта
• Анализируем этапы воронки продаж
• Анализируем скрипты и алгоритмы телефонных переговоров с клиентами

Что входит в комплексный аудит продаж от Компании Devyatoff Group:

Мы проводим аудит системы продаж более, чем по 130 показателям. По итогам проведенного аудита продаж вы получите многостраничный документ, в котором будет описана текущая ситуация в компании по четырем ключевым блокам, а так же наши рекомендации по конкретным действиям для достижения желаемых результатов в вашем бизнесе. Мы детально изучим ваш бизнес и дадим заключения по блокам:

1. Аудит стратегии развития Компании:

•  Текущая позиция на рынке.
• Стратегия вашей системы продаж.
• Факторы, влияющие на уровень продаж.
• Уникальность ваших торговых предложений.
• Целевая аудитория

• Анализ эффективности существующих в компании каналов продаж.
• Анализ возможных дополнительных каналов продаж

1. Аудит бизнес-процессов в Компании:

• Анализ работы и эффективности подразделений компании.
• Выявление точек активности каждого сотрудника
• Анализ эффективности работы с клиентами.

•  Аудит эффективности руководителя отдела продаж и менеджеров по продажам.
•  Аудит входящих и исходящих телефонных звонков.

Срок проведения аудита продаж 3-4 недели. Уточнить стоимость аудита системы продаж и более подробно узнать о системе проведения аудита отдела продаж недвижимости вы сможете, позвонив нам или оставив заявку на сайте. Наш эксперт свяжется с вами и всё подробно расскажет.

Что входит в бесплатный экспресс-аудит продаж:

• Аудит существующих каналов продаж;
• Аудит работы отдела продаж;
• Аудит телефонных продаж;
• Аудит продуктовой линейки;
• Аудит клиентов Компании;
• Аудит сотрудников и их действий;
• Аудит бизнес-процессов компании;
• Аудит рекламных материалов и рекламных кампаний;
• Аудит потенциала корпоративных продаж;
• Аудит организационной структуры Компании;
• Аудит эффективности системы мотивации в Компании;
• Аудит сайта Компании;
• Аудит маркетинговой стратегии

По результатам экспресс-аудита мы предоставим отчет по текущей ситуации в вашей Компании и дадим 5-6 практических инструментов по улучшению ситуации с продажами в вашей компании, которые вы сможете внедрить самостоятельно в кратчайшие сроки.

Все наши рекомендации носят прикладной характер-никаких общих слов и теории-только полезное для внедрения именно в вашей компании! Поэтому, внедрив даже эти несколько наших рекомендаций, вы увеличите прибыльность вашего бизнеса и улучшите структуру Компании.

Источник: https://devyatoff.ru/profit/audit-prodazh/

Аудит отдела продаж: как оценить эффективность | Консалтинг

Аудит отдела продаж оценивает компоненты, из которых состоит ваша система продаж:

1. Процесс продажи;***
2. Метрики и отчеты;***
3. Клиенты;***
4. Лидогенерация;***
5. Персонал.

Аудит отдела продаж позволяет вам увидеть, где в ваших продажах могут быть проблемы и как их исправить, чтобы достичь целей бизнеса.

Аудит отдела продаж должен обязательно содержать анализ системы лидогенерации, хотя за нее отвечают сотрудники отдела маркетинга. Без совместных усилий продаж и маркетинга нет роста продаж. Без усилий маркетинга невозможно разработать план дальнейших действий по развитию продаж.

Цель аудита отела продаж — это План действий (Action Plan).  С помощью него вы по итогам аудита отдела продаж внедрите изменения в свою систему продаж.

Читать подробнее «План действий (Action Plan): 6 шагов внедрения»

Аудит отдела продаж и планы продаж

Когда запускаете аудит отдела продаж, помните о своих планах продаж. Они служат ориентиром для рассмотрения каждого из 5-ти компонентов аудита отдела продаж. Если ваша команда не выполнила план за определенный период, задайте себе вопросы:

• Что нужно изменить, чтобы выполнить цели по продажам?***
• Что бы помогло выполнению планов продаж?***
• В каком из компонентов существует наибольшее количество отклонений?***
• Каким образом мы будем их исправлять?

Как провести аудит отдела продаж?

Проведите аудит работы отдела продаж по каждому из 5-ти компонентов:

► I. ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ

Проанализируйте карту процесса продажи: он должен содержать стадии и этапы, для каждого этапа продажи должны быть определены вход и выход, для них необходимо сформулировать результат, который является целью для менеджера по продажам.

Если аудит отдела продаж выявит, что менеджеры работают без понимания этапов процесса, это будет ошибкой. Помните, что воронка продаж не повторяет с точностью 100% процесс продажи.

Читать подробнее «Процесс продажи: как им управлять»

Многие руководители для контроля результата рассматривают лишь две зоны воронки продаж:

• Вершина воронки: где лиды, полученные от работы маркетинга, входят в процесс продажи;
• Нижняя часть воронки: где вы получаете закрытые или неудачные сделки.

Однако аудит работы отдела продаж покажет вам наличие не менее 35-40% лидов, которые остаются неконвертированными и «висят» на разных этапах воронки как упущенные возможности продаж.

► II. МЕТРИКИ И ОТЧЕТЫ

Метрики и отчетность отдела продаж показывают вам статистику, на основании которой вы можете прогнозировать продажи. Базовая отчетность, по которой собственник обычно делает вывод об успехе продаж содержит три составляющие: доход, прибыль и прогноз.

Продажи — это игра чисел. И аудит отдела продаж покажет вам, какую именно статистику вам необходимо анализировать для того, чтобы оптимизировать рабочие нагрузки менеджеров и повысить производительность для того, чтобы планы продаж выполнялись.

Аудит метрик и отчетов покажет какие именно результирующие и догоняющие показатели необходимо контролировать для того, чтобы результаты менеджеров постоянно росли.

► III. КЛИЕНТЫ

Аудит клиентской базы проводится в ходе аудита работы отдела продаж с целью выявить индекс NPS, построить профиль разных сегментов клиентов, а также выявить основные причины ухода клиентов и снижения объёмов закупок.

Читать подробнее «Лояльность клиентов: расчет NPS»

► IV. ЛИДОГЕНЕРАЦИЯ

В современных продажах система лидогенерации очень важна. Аудит работы отдела продаж оценивает эффективность каналов лидогенерации, показатели ROI и даёт обоснование для выбора приоритетного канала лидогенерации.

Обычно вы находите клиентов по двум каналам:

• Исходящие холодные звонки***
• Обработка входящего потока клиентов

Задача аудита отдела продаж дать обоснование — в каком канале вам наиболее выгодно работать. Это имеет отношение к стратегии продаж. Часто по итогам аудита отдела продаж вам необходимо откорректировать свою конкурентную стратегию и конкурентные преимущества.

► V. ПЕРСОНАЛ

Важность команды продаж нельзя недооценивать при аудите работы отдела продаж. Именно менеджеры генерируют доход и задают тон отношений с клиентами.

Обеспечение успешной совместной работы каждого члена вашей команды по продажам, обмена опытом о процессе продаж будет способствовать достижению положительных результатов для бизнеса.

Тщательный аудит отдела продаж проверяет сплоченность команды продаж, их знания продукта и техник продаж, вашу систему подбора и адаптации кадров. Если эти системы отлажены, то есть общие цели и приверженность к достижению результатов.

Комплексный аудит отдела продаж даёт понимание как оценивать каждый этап процесса продажи, как и какие показатели продаж следует корректировать, в каком направлении оптимизировать техники продаж лицам принимающим решения (ЛПР), а также как изменять систему мотивации персонала для повышения производительности.

Проводите аудит работы отдела продаж не реже одного раза в год для того, чтобы своевременно внедрять все необходимые корректировки в работу отдела продаж.

Источник: https://activesalesgroup.ru/audit-otdela-prodazh/

Что такое аудит отдела продаж

Я развернул монитор в сторону собственника и генерального директора компании, чтобы показать результаты финансовой части аудита. В таблице красным выделены самые интересные показатели — 4831 продаж — 77% всех продаж частным лицам, которые принесли всего 9,3% валовой прибыли.— Нихрена себе.

Что, правда, 77% времени сжирает? — Евгений смотрит в монитор, обращаясь сразу к генеральному директору и ко мне.— Цифры ваши же были, нет, ну, если хотите — перепроверим — спешно отвечаю я.— Да нет, не надо, чет больно много просто — задумчиво протянул собственник.

— Забавно что их можно по сумме чека отсечь вообще всех — дожимаю я воспалившуюся больную точку.На лице гендиректора Дмитрия недоумение и некоторая сконфуженность.— И повторных продаж от частных лиц мы не нашли либо их заводят каждый раз по-новому, либо, и правда, не покупают повторно.

— Да, не покупают. Что делать будем?

Маленькая форма

Аудит отдела продаж — это целый комплекс мероприятий, который позволяет определить «точку А» коммерческого блока вашего бизнеса — позволяет понять, в каком месте по развитию бизнеса вы находитесь сейчас, и какие пути развития у вас есть — с рисками, примерной стоимостью и возможными выгодами.

Причина для аудита отдела продаж №1. Изменение структуры компании

Обычно диагностику отдела продаж у нас заказывают компании, которые уже достаточно давно работают на рынке и хотят поменять структуру своей работы.

Вы захотели построить диверсифицированный сильный отдел продаж, где были бы фермеры, хантеры и клоузеры или presale и sale.

Например, у вас всегда были менеджеры по продажам, которые делали все в отделе: и новых клиентов приводили, и с текущими работали, и ездили на встречи, закрывали сделки.

А сейчас вы хотите создать колл-центр с относительно недорогими сотрудниками и оставить в своем городе, например, только ключевых менеджеров по работе с клиентами.

В этом случае я бы предложил начинать именно с диагностики, потому что не всегда понятно, надо ли оно вам и принесет ли пользу.

Любое изменение нужно просчитывать в рисках и деньгах. Чтобы принять решение по поводу трансформации отдела продаж, нужно понимать, сколько денег это будет стоить, сколько времени на это уйдет, какие риски при этом есть.

И я откровенно скажу, я встречал целый ряд компаний, которые хотели что-то трансформировать в своем отделе, но после аудита мы понимали, что в рамках текущего отдела лучше ничего не трогать.

Если уж очень хочется нового масштаба то проще и эффективнее выстраивать параллельную структуру а текущую оставить без изменений вовсе или с минимальными изменениями. Потому что нет гарантий, что изменение приведет к росту выручки и прибыли, чтобы покрыть трудозатраты и трансформационные риски.

Причина для аудита отдела продаж №2. Трудности в работе с сотрудниками в отделе продаж

Второй вариант, когда стоит проводить аудит отдела продаж — когда вы просто не знаете, что делать: вы откровенно уперлись либо в стену, либо в потолок, и постоянно получаете одни и те же ошибки.

Например, никак не можете найти руководителя отдела продаж. Вроде ищете, ищете, ищете, вроде все хорошие ребята, но не уживаются. Почему? Непонятно.

Опять нанимать нового — опять тратить время, деньги, уже хочется сделать это хотя бы с минимальной уверенностью в результате.

Другой пример — у вас никак не получается нанять хороших менеджеров по продажам в отдел.

Все специалисты упираются опять же в какую-то невидимую стену, из-за которой у вас растет текучка до нерыночных 50-80% на тестовом периоде, и непонятно, почему такая она большая.

У вас наверняка есть свои догадки в чем проблема, но как её решить минимальными затратами — непонятно. Уволить? Дорого. Что делать?

В этом случае диагностика отдела продаж может помочь, потому что один из этапов диагностики — это интервьюирование всех сотрудников.

И зачастую обратная связь, которая выявляется на самом интервьюировании, позволяет сделать выводы, которые вы бы сами в своем бизнесе никогда не сделали — просто потому, что очень многие сотрудники напрямую вам никогда не дадут обратной связи — это, конечно, зависит от отношений, которые вы выстроили с вашими сотрудниками.

Они могут сказать это нашим консультантам. Есть методики, которые позволяют даже по реакциям определять, насколько у вас хорошие, сильные, яркие отношения с вашими сотрудниками и в чем состоит проблематика.

Причина для аудита отдела продаж №3. Высвобождение ресурса собственника

Иногда руководителю или собственнику бизнеса хочется тотально изменить свою загруженность в этом бизнесе и высвободить наконец свой ресурс. При текущей работе вам непонятно, как это делать. Если вы находитесь в такой ситуации — действительно, аудит отдела продаж может вам помочь, потому что решения не всегда очевидны.

В данном случае проблема решается путем систематической работы с отделом продаж и с вами, как с собственником, в формате коучинга, который поэтапно сможет привести вас к тому, что вы начнете тратить все меньше и меньше времени на работу.

Звучит как сказка, но это работает. И у нас есть кейсы, когда собственник впервые за шесть лет уехал отдыхать.

Сначала на месяц, потом остался на три, а сейчас он в Москве находится порядка девяти месяцев в году, и на всю зиму уезжает отдыхать в теплую страну.

Есть кейс, когда собственник просто передал всю управленческую деятельность своим сотрудникам, партнерам, и уехал полностью отдыхать.

Но здесь каждая ситуация индивидуальна, потому что бывают такие бизнесы, которые построены на вас как на личности. И вас физически из этого бизнеса вытащить никак нельзя, можно только снизить вашу загруженность. Или, например, выстроить параллельно рядом новую структуру, которая понемногу будет снимать с вас эту нагрузку.

Причина для аудита отдела продаж №4. Выход бизнеса на новый уровень

Аудит отдела продаж будет полезен тем, кто хочет выйти на новый уровень работы. Например, у вас есть цель — захватить долю рынка, с ваших текущих 5% или 10% сделать скачок до 15–20%, а то и больше. И вы не понимаете, какими методами это можно делать, либо те методы, которые вы знаете, видели и пробовали, вызывают у вас сомнения.

В данном случае аудит отдела продаж не может быть панацеей, но может быть одной из экспертных позиций, которая на выходе вам даст все варианты развития. Их всегда больше, чем один. Это два, три, пять вариантов достижения цели, каждый со своими рисками, сроками и стоимостью.

Уже выбирая из них, вы примете осознанное решение. Может быть, оно вообще того не стоит. А может быть, стоит, и непонятно, почему вы до сих пор этого не делали, когда доступен очень простой путь, и для этого нужно масштабировать всего лишь один блок в компании.

Все это, опять же, индивидуально для каждой компании, потому что существует ряд бизнесов, в которых для роста продаж нужно наращивать сразу все четыре блока: маркетинг, продажи, продукт и бэк-офис.

В данном примере при аудите отдела продаж мы можем получить достойный результат. Либо в вашем бизнес-процессе не хватает обратной связи от отдела маркетинга и людей, которые реализуют продукт.

Либо вам давно пора делить сотрудников на двойки-тройки, где будет один менеджер по привлечению клиентов и два менеджера по работе с текущей базой — потому что текущим клиентам у вас внимания не уделяют, а именно они являются вашим критерием стабильности и развития.

Решения постоянно разные, у каждой из компаний есть свои особенности, но также есть очень много схожего даже в абсолютно разных бизнесах.

Причина для аудита отдела продаж №5. Подтверждение собственной гипотезы экспертным мнением

Бывает так, что решение вам вроде очевидно и интуитивно вы понимаете что делать, но решение затратное как по финансам, так и по вашим трудозатратам.

Например — построить параллельный отдел продаж и после того, как новый отдел получит минимальный результат, уволить зазвездившихся сотрудников из старого отдела, наняв в старый отдел новых же сотрудников. Дорого. Непросто.

Надо ли? Вроде уже точно определились что надо, но вам было бы спокойнее, если бы сторонние эксперты подтвердили бы вашу гипотезу.

Или у вас средний бизнес и изменение работы одного направления — блока продаж, например, очень сильно влияют на работу смежных подразделений — производства, закупок. Работа отдела и между отделами выстраивалась долгий период времени и всё работает стабильно.

Но вам очевидно что рынок требует от компании изменений и более гибкие конкуренты все откусывают свою долю рынка, а вроде бы и так все стабильно работает и последствий изменений будет столько, что работать придется так, как вы давно отвыкли.

Надо ли всё это затевать?

Вот в этих случаях аудит отдела может быть вам так же полезен. Всегда решений больше чем одно и, на удивление, вы можете с нашей помощью увидеть новое простое решение, которое вы, в силу «замыленности» взгляда не заметили. А может мы ничего нового и не скажем, зато просто прорисуем риски и добавим вам вводных для принятия более взвешенного решения.

Аудит отдела продаж в убыточном бизнесе

Если компания начала стагнировать либо ушла в операционный минус, аудит отдела продаж тоже может вам помочь. Однако мы за такие проекты редко беремся по причине их очень высокой стрессовости, нагруженности и, зачастую, отсутствия денег у клиента.

Если деньги есть — например вы, как инвестор, думаете купить компанию или уже купили, то работа возможна с рядом оговорок. Работать с нами да и вообще с кем бы то ни было за последние деньги — не самое лучшее решение.

А быть последней соломинкой, за которую хватается утопающий, нам тоже не хочется.

Кейсы такие были — мы выявляли, что компания убыточная, уже в ходе работы. И бывали даже случаи, когда убыточные компании малого бизнеса с –400 000 рублей мы вытаскивали до +800 000 за полгода после проведения аудита — следуя одной из стратегий, выявленных после проведения аудита.

Но это побочные кейсы, и за подобного рода работы мы не беремся. Если это ваш случай, то рекомендуем вам провести аудит отдела продаж самостоятельно, поискав в интернете те же самые вопросы для диагностики бизнеса. У того же БМ они есть в открытом доступе.

На старте вам будет этого достаточно, а если есть личные накопления, то лучше будет заказать коуч-сессии или пройти экспресс-диагностику — мы ее дарим целевым клиентам при заказе услуг по найму продающего персонала.

Этого обычно более чем достаточно для того, чтобы выбрать вектор развития, потому что чаще всего очевидные ошибки лежат на поверхности.

Если вы готовы провести аудит самостоятельно, мы готовы предложить вам чек-лист для самостоятельного проведения аудита отдела продаж. Заполните форму и мы вышлем ее вам

Этап #1. Установочная встреча

В рамках этого этапа происходит согласование плана проекта.

Формат: личная встреча

Результат: План проекта и проектная группа, включающая сотрудников компании UP business и сотрудников компании заказчика.

Этап #2. Клиент и клиентская стратегия

В рамках этого этапа:

• Составляется портрет ЦА (Целевой Аудитории) по нишам, продуктам, ЛПР (Лицам, Принимающим Решения);
• Формируется клиентская стратегия — то есть приоритеты в работе с клиентами.

Формат:

• Интервью с сотрудниками и, если такая возможность у компании есть, с текущими клиентами;
• Мозговые штурмы с сотрудниками.

Результат: Понимание целевых, околоцевых и сложных групп клиентов, особенностей работы с каждой группой.

Документы:

• Матрица потребностей, характеристики и выгоды;
• Прописанные портреты клиентов;

Этап #3. Аудит коммерческой стратегии

В рамках этого этапа проводится аудит коммерческой стратегии.

Формат: Совместный анализ консультанта и представителя компании по ADL-матрице и матрице Ансоффа*
[mc4wp_form id=”5056″ title = “Получить все этапы аудита и чек-лист для его проведения”]

Опыт работы

Аудиты отделов продаж:

• АСД-Имэкс — крупная оптово-производственная компания. Один из крупнейших дистрибьюторов товаров для дома, №2 в России по продаже бытовых и секундных клеев. 18 лет на рынке;
• Группа компаний «Азалия» — один из крупнейших дистрибуторов срезанных и горшечных цветов в России. 20 лет на рынке;
• Europarts — один из лидеров рынка дистрибуции серверного оборудования в России;
• Работа с выше обозначенными компаниями подкреплена отзывами и многолетним сотрудничеством;
• В нашем багаже также аудиты отделов других компаний разного масштаба;
• 79 успешных проектов по 43 клиентам по формированию отделов продаж, подбору продающего персонала и повышению эффективности отделов продаж.

Пример отчета, отдельно предоставляется характеристики сотрудников. Отчет индивидуален под задачи бизнеса.

Для заказа аудита отдела продаж у нашей компании оставьте заявку или позвоните нам. Стоимость и сроки рассчитываются индивидуально.

23 Оставьте заявку на аудит отдела продаж

Источник: https://upinc.ru/audit-otdela-prodazh/

Аудит отдела продаж с примерами

Обычно на предприятии именно отдел продаж становится частью компании, где отвечают за сбыт продукции. По сравнению с рентабельностью предприятия, объёмы продаж должны быть выше на 20-30 процентов, если работа налажена грамотно.

Сохранение такого режима работы способствует тому, что компания всегда получает прибыль от продаж, даже при наступлении форс-мажорных обстоятельств. Этому и способствует грамотный аудит. Рассмотрим несколько примеров аудита отдела продаж.

Как понять, эффективно ли выполняется работа?

Прежде чем провести аудит отдела продаж, надо задать себе несколько вопросов, чтобы попытаться дать на них честные ответы:

1. Насколько трудно оценивать работу конкретного человека в сфере продаж? Прозрачно ли всё, что происходит в отделе?
2. Менеджеры отдела предпочитают работать с уже имеющимися клиентами? Из-за чего поток новых постоянно прерывается?
3. Насколько часто заключаются сделки для продаж? Часто менеджеры могут оставлять руководство без маржи, потому что стремятся продать максимальные партии товара, но по минимальным ценам. В этом случае аудит обязателен.
4. Часто ли случается так, что самые успешные сотрудники отдела уходят к другим работодателям, переводя за собой и клиентов?
5. Насколько высок уровень текучести кадров по направлению продаж?
6. Приходится ли самому руководителю отдела встречаться с клиентами, чтобы самостоятельно заключать сделки?
7. С какой периодичностью сделки у отдела срываются?
8. Склад для продаж остаётся заполненным? А современные производственные мощности не используются так, как должны?
9. Продукция конкурентов продаётся лучше, хотя собственные товары компании имеют отличное сочетание между разумной ценой и высоким уровнем качества? Нужно выявить проблему.

Если ответ хотя бы на часть вопросов будет положительным, значит, отдел продаж становится бесполезным балластом для предприятия, потому что не приносит никаких результатов.

Проверьте Ваш отдел продаж с помощью нашего бесплатного онлайн аудита и получите практические рекомендации по его развитию в автоматическом режиме:

Проведение экспресс-аудита

Если заказать у специалистов проведение аудита для результатов деятельности по направлению продаж, клиенты смогут узнать много полезного:

• Способы борьбы с текучкой кадров отдела, которые выявляет аудит.
• Проблемы, из-за которых планы не становятся реальными. Их не всегда просто выявить.
• Список документов и нормативов, внедрение которых для отдела приводит к повышению эффективности.
• Существующие инструменты, позволяющие эффективнее организовать работу для увеличения продаж.

Примеры аудита отдела продаж в разных компаниях

Предприятие по производству одежды

Для владельца компании с самого начала в этой сфере было много непонятных вещей. Руководитель ставил перед собой цели по увеличению оборота от продаж в целях десять раз, не только за счёт российского, но и зарубежного рынка. Такие цели были вполне реальными, но, как и многие, владелец предприятия не знал о конкретных способах, позволяющих добиться результата. Потому и необходимо проводить анализ.

Именно тогда в голову пришла идея воспользоваться услугами специалистов, приобрести книги, посетить тренинги. А потом уже заняться созданием отдела продаж с должным уровнем эффективности. И тут же начали осуществляться реальные действия, когда аудит закончился.

1. На протяжении первого месяца набирался новый персонал для формирования полноценного отдела продаж. 
2. После этого началось привлечение новых клиентов.
3. С теми, что уже имелись, договора были перезаключены, после того, как аудит был проведён. Бизнес от этого выиграл больше.

Один из партнёров согласился увеличить объём закупок. Одного такого контракта хватило для получения серьёзной дополнительной прибыли. Конечно, не удалось сразу добиться первоначальной цели по десятикратному увеличению прибыли при участии отдела. Но показатели продаж выросли, и серьёзно – в этом сомневаться не приходится. Бизнес стал прибыльнее.

О торгово-производственной группе

В данном случае необходимость привлечь нужное количество персонала с высокой квалификацией возникла для того, чтобы правильно вывести на рынок новый продукт. Ведь конкуренция в данном сегменте была достаточно высокая. Отдел продаж был и раньше, но состоял всего из пяти сотрудников, и работа не была эффективной. Потому и требовался тщательный аудит.

Книги на соответствующую тему были изучены, но ещё было решено посещать тренинги. Это позволило лучше разобраться в том, насколько технология и используемые решения соответствуют условиям, сложившимся именно на российском рынке. Результаты не заставили себя ждать. Для сотрудников результаты тоже заметны.

С чего начать изучение технологии?

Источник: https://www.fif.ru/audit/