Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Содержание
  1. Аудит делопроизводства
  2. КОГДА НУЖЕН АУДИТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
  3. АУДИТ = СОКРАЩЕНИЕ?
  4. ЭТАПЫ АУДИТА
  5. ЭТАП 1. СОЗДАЕМ ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА СИСТЕМЫ ДОУ
  6. Кадровый аудит – это… (аудит кадровых документов, делопроизводства)
  7. Кто проводит кадровый аудит
  8. Кому необходим кадровый аудит
  9. Цели кадрового аудита
  10. Особенности при проведении аудитов
  11. Критерии оценки эффективности работы
  12. Виды и способы кадрового аудита
  13. Заключение
  14. Что такое кадровый аудит? Каким организациям он нужен и каких результатов позволяет добиться? – читать статью онлайн на hrmoscow
  15. Что такое кадровый аудит?
  16. Кому и когда нужно проводить аудит?
  17. Этапы проведения аудита кадровой документации
  18. Где пройти обучение и кем можно работать?
  19. Этапы реализации аудита системы кадрового делопроизводства
  20. Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание
  21. Этапы проведения кадрового аудита
  22. Аудит кадрового делопроизводства своими силами
  23. Проведение кадрового аудита
  24. Организация кадрового аудита делопроизводства (на примере ПУБР заводское)
  25. Кадровый аудит на примере организации
  26. Понятие кадрового аудита предприятия
  27. В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?
  28. Задачи и методы кадрового аудита
  29. Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?
  30. Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?
  31. Проверка наличия обязательной документации
  32. Экспертиза документации
  33. Подготовка отчета
  34. плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен
  35. Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Аудит делопроизводства

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Аудит делопроизводства за последние пару лет стал популярной услугой у специализированных компаний.

Популярной, но не дешевой, поэтому не всякий руководитель закажет ее, пока система документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) функционирует в компании более или менее сносно.

Помощник руководителя, ответственный за делопроизводство компании, в силах самостоятельно провести внутренний аудит системы ДОУ: выявить проблемы и наметить пути их решения.

В статье рассмотрим, когда и зачем необходимо проводить аудит делопроизводства, а также опишем его основные этапы

КОГДА НУЖЕН АУДИТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Аудит делопроизводства – это исследование системы делопроизводства организации с последующим вынесением рекомендаций по ее оптимизации. Рассмотрим, в каких случаях руководство отдела ДОУ может справиться с аудитом самостоятельно, без привлечения внешних консультантов.

Случай 1.

Аудит системы ДОУ необходим, если компания планирует изменить существующую технологию работы (например, перейти на систему электронного документооборота), внедрить новое программное обеспечение, которое имеет отношение к делопроизводственным процессам. Цель аудита: минимизировать осложнения, которые возникнут в делопроизводственных процессах при внедрении новой технологии или программного обеспечения, ускорить процесс обучения персонала работе в новых условиях.

Случай 2. Аудит системы делопроизводства проводят, если в отдел ДОУ приходит новый руководитель. Он первым делом должен исследовать процессы, за выполнение которых теперь отвечает.

Аудит нужно провести, даже если нынешний руководитель «вырос» из работника этого же отдела: когда он увидит все особенности рабочих процессов «сверху», то поймет, что «картина» очень отличается от того, как он ее себе представлял ранее.

Цель аудита: провести оптимизацию процессов, которые в этом нуждаются.

Случай 3.

Аудит системы ДОУ необходим, если руководство понимает, что работники отдела ДОУ неэффективно расходуют свое рабочее время: в канцелярии не прекращаются чаепития и разговоры, а процессы делопроизводства выполняются не так качественно, как могли бы при таком количестве исполнителей. Цель аудита: оценить качество выполнения процессов и внедрить новые процессы, которые выведут ДОУ компании на новый уровень.

Случай 4. Обратная ситуация: из-за большого объема документов работники канцелярии вынуждены задерживаться после работы, а отпуск или больничный для них – непозволительная роскошь.

Аудит системы делопроизводства поможет выявить, почему в структурном подразделении сложилась такая ситуация.

Цель аудита: определить, нанять дополнительных специалистов или оптимизировать процессы, разгрузив нынешних работников.

В любом случае и независимо от целей результат аудита всегда одинаков – это подробный список «слабых мест» каждого из рабочих процессов системы делопроизводства и рекомендации по их исправлению.

АУДИТ = СОКРАЩЕНИЕ?

Работники часто воспринимают аудит (любой, не только делопроизводственный) как неминуемый этап перед сокращением штата.

В результате работа аудиторов вызывает имитацию бурной деятельности или саботаж проверки.

Проблему можно решить, объяснив персоналу, что объект исследования – делопроизводственные процессы, а не те, кто их выполняет, и цель аудита – оптимизация работы с документами, а не массовые увольнения.

Впрочем, иногда опасения работников небезосновательны: исследование может показать, что штат канцелярии непомерно раздут и работодатель существенно сэкономит, если сократит количество работников и перераспределит обязанности. Но такие управленческие решения вправе принимать только главный заказчик аудита – первый руководитель или собственник, а не аудиторы. В любом случае, на следующий день после аудита точно никого не уволят.

ЭТАПЫ АУДИТА

Отобразим этапы аудита системы делопроизводства в Алгоритме и подробно рассмотрим их.

ЭТАП 1. СОЗДАЕМ ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА СИСТЕМЫ ДОУ

К этому этапу приступают сразу же, как только принято решение проводить делопроизводственный аудит.

Очень важно позаботиться об административной стороне будущего исследования: установить цели и задачи аудита, срок его проведения, выбрать рабочую группу и назначить ответственного.

Если аудит будут выполнять работники компании, все это следует зафиксировать в приказе по основной деятельности о проведении аудита системы делопроизводства (Пример 1).

Без приказа о проведении аудита системы делопроизводства будет трудно работать со структурными подразделениями: рабочей группе неизбежно придется запрашивать у них информацию, а значит, нужно основание, которое позволит получать ее в достаточном объеме и в необходимые сроки. Ведь зачастую безосновательные запросы либо просто игнорируют, либо отвечают на них «по остаточному принципу», то есть неведомо когда.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2020/audit_deloproizvodstva/

Кадровый аудит – это… (аудит кадровых документов, делопроизводства)

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание
Кадровый аудит — это оценка кадрового потенциала компании, в первую очередь, относительно целей и задач, поставленных компанией, — предметом анализа становится все составляющие управленческого процесса, целью — диагностика причин возникновений проблем по вине сотрудников и руководства.

Это независимая проверка кадровых соответствий бумаг, прописанных в трудовом кодексе Российской Федерации.

Основные кадровые бумаги — это:

  • Трудовые книжки,
  • График отпусков,
  • Трудовые договора

Однако, чаще всего, под понятием кадрового аудита подразумевается первое определение.

Проще говоря, кадровый аудит — это проверка способностей работников (от руководителя персоналом до стажера, занимающегося печатью) компании и оценивание — соответствуют ли они занимаемым местам — и насколько эффективна работа каждого индивидуально и в коллективной работе, насколько эффективно выполнение своих функций сотрудников в частности и насколько эффективна и прибыльна работа компании в целом — все это способствует улучшениям показателей прибыльности и доходности предприятий того или иного профиля работы.

Кто проводит кадровый аудит

Кадровый аудит проводит как отдельный сотрудник, так и целый отдел, занимающийся непосредственно кадровым аудитом — зависит от конкретного рабочего предприятия, количества сотрудников и того — насколько остра нужда в аудите.

Иногда кадровый аудит может проводиться только одним сотрудником, который может быть юристом, специалистом по набору кадров или дипломированным психологом; конечно, само по себе, возложение ответственности за целый коллектив на одного человека сказывается на качестве и скорости работы — поэтому аудит, проводимый одним человеком достаточно субъективен и имеет не такие чистые результаты.

Чаще для кадрового аудита стараются собрать отдел по аудиту — и лучшим вариантом будет, когда — наряду со специалистами по работе с кадрами там будет и эксперт по эффективности работы, который будет контролировать проверку рабочих документов и осуществлять анализ нахождения сотрудников работающих более всего эффективно, а также и юрист, и психолог, который сможет составить грамотные тесты для сотрудников.

Аудит помогает компании обнаружить проблемы среди сотрудников и кадровой политики руководителей компании, однако решение о принятии, увольнении или повышении остается за руководителями. Аудит только помогает разобраться в проблемах предприятий и выносит предложение об улучшении в рамках общей кадровой политики учреждений.

Поэтому кадровый аудит можно отнести скорее к рекомендательной процедуре, данный аудит не является управленческой практикой, поскольку его работа сводится к совету, а окончательное решение — прислушиваться или нет, — остается за управляющей структурой.

Аудит ставит следующие цели: проанализировать уровень персонала в соответствии с требованиями к работе сотрудников, установленными учреждениями, где сейчас работают специалисты по кадровому аудиту.

К ступеням анализа относятся следующие пункты:

  1. Пренебрежение своими рабочими обязанностями;
  2. Соответствие сотрудников;
  3. Анализ уровней квалификации персонала;
  4. Общая амбициозность и мотивированность;
  5. Соблюдение установленных требований;
  6. Злоупотребление должностными полномочиями;

Кому необходим кадровый аудит

Аудит необходим, в первую, очередь компаниям и их управляющим — с тем, чтобы учреждение добилось куда более успешных результатов.

Зачастую кадровый аудит необходим фирмам, которые после смены либо перемещений изнутри коллектива, обнаружили резкое снижение работоспособности, амбициозности и мотивации целого коллектива и отдельных сотрудников в частности, что не могло не сказаться на общей эффективности и прибыльности компании.

Часто кадровый аудит бывает очень востребованным в компаниях, чья прибыль оказалась чрезмерно низкой и уверенно ведет компанию к банкротству.

В таких случаях, помогает проведение кадрового аудита — с тем, чтобы понять, что привело к тому, что фирма перестала приносить прибыль, рассчитать отрицательные влияния факторов на работу, проанализировать и понять какие кадровые переустановки повлекли за собой такие критические изменения.

Однако не стоит полагать, что проведение кадрового аудита актуально только для компаний, находящихся на грани риска и терпящих убытки — это не так.

Зачастую, клиентами кадрового аудита становятся успешные компании, желающие ещё больше увеличить эффективность и повысить поток прибыли.

В этом случае, помогает кадровый аудит, рассчитывающий — какие коллективы работают эффективнее, какие сотрудники работают в отрицательную для фирмы сторону, какие руководители умеют добиваться самых больших результатов эффективности работы и почему.

Кадровый аудит проводится, как по отношению к руководству, так и по отношению к младшему персоналу, не обходит он стороной и — непосредственно кадровый отдел.

Цели кадрового аудита

Основной целью кадрового аудита является проверка персонала на предмет соответствия работников характеру работы, эффективности рабочего процесса, умений работать — как в расслабленных, так и в условиях профессионального стресса. Проверка — как работники того или иного учреждения справляются со своими рабочими обязанностями. Насколько тот или иной работник соответствует занимаемому им месту.

Можно сказать, что основной целью кадрового аудита является анализ того — в каких ситуациях и при каких условиях компания достигает наибольшей рабочей эффективности, каких сотрудников необходимо оставить в организации, каким сотрудником необходимо предоставить руководящую должность и соответственно обнаружить тех, чье сокращение принесет фирме пользу либо сотрудников, требующих понижения в должности, поскольку они не справляются с возложенными на них обязанностями по руководству и принятию серьезных решений.

Особенности при проведении аудитов

Одним из основополагающих критериев кадрового аудита — является профессионализм аудитора.

Это работа, которой необходимо быть непредвзятой, аудитор обязан оценивать сотрудников бесстрасто и максимально объективно, не давая воли личным симпатиям и антипатиям, а также состраданию и жалости.

Как ни жестоко это звучит, однако кадровый аудит, в первую очередь, придерживается политики открытости и честности.

Критерии оценки эффективности работы

Часто для кадрового аудита характерно составление тестовых работ, как профессиональных, так и личностных.

Достаточно часто результаты работ безо всякого снисхождения оказывают большое влияние на профессиональный уровень сотрудника и впоследствии могут его понизить.

Часто кадровые агенства ссылаются на единый квалификационный справочник, согласно которому оценивается квалификация сотрудников, для этого используются такие широко распространённые рабочие критерии:

  1. Квалифицированность работы сотрудника и его соответствие занимаемой им должности.
  2. Умение сотрудников оперировать их рабочим временем эффективно.
  3. Способность к работе в условиях профессионального стресса и под давлением вышестоящего сотрудника.
  4. Оценка полноценности и взаимодополняемость персонала.

Опять же, при оценке персонала аудиторы учитывают правильность организации и эффективности кадровой политики руководства, а также уровень текучести персонала в рамках этой организации.

По итогам аудита, эксперты выносят решение о соответствии и соответственно несоответствии персонала их должностям, о том, что необходимо улучшить в политике компании.

Также в отчете они пишут об отрицательных действиях руководства и путях их устранений.

Виды и способы кадрового аудита

Существует три способа кадрового аудита, которые применяются по очереди, впоследствии совмещая результаты и вынося итоговое решение.

  • Первый способ — проверка документации компании, ее соответствие законодательству и правильность кадровой политики руководства по отношению к сотрудникам и общей организации работы.
  • Второй способ — психоэмоциональный, проходит в рамках разговоров с сотрудниками, также заполнения тестовых бланков с тем, чтобы оценить мотивацию, работоспособность и профессиональную усталость работников.
  • Третий способ — коммерческий, сводится к общей оценке успешности и прибыльности компании, которая была достигнута в оговоренные сроки способами вышеизученной политики.

После анализирования результатов в целом выносится итог, который фиксируется на бумаге в качестве вывода, и на основании которого фирма впоследствии будет прорабатывать свою политику.

Заключение

Кадровый аудит в качестве обязательной проверки работоспособности персонала, с тем, чтобы увеличить эффективность работы предприятий проявил себя, как хороший стимул для повышения качества и скорости работы сотрудников.

Проведение кадрового аудита позволяет не только мотивировать работников снизу, но и сменить в лучшую сторону кадровую политику на самом верху, что делает аудит кадров одной из более демократичных работ с персоналом и его руководителями

Ваш репост и оценка статьи:

  1. Дилинг
  2. Инкассатор
  3. Бартер
  4. Делькредере
  5. Аннуитет

Источник: https://bankspravka.ru/bankovskiy-slovar/kadrovyiy-audit.html

Что такое кадровый аудит? Каким организациям он нужен и каких результатов позволяет добиться? – читать статью онлайн на hrmoscow

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

30.03.2020

В каждой компании должен быть налажен кадровый учет. Если его игнорировать или вести с нарушениями, можно получить наказание в виде штрафа, приостановления деятельности, дисквалификации должностных лиц.

К тому же это чревато трудовыми спорами с сотрудниками. Для своевременного обнаружения ошибок кадрового учета проводится кадровый аудит.

Специфике его выполнения можно обучиться на дистанционных* программах профпереподготовки и повышения квалификации.

Что такое кадровый аудит?

Кадровый аудит – это проверка всех документов и процессов компании, связанных с персоналом. Его цель – минимизировать риски штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, жалоб работников и споров с ними, а также повысить эффективность работы с кадрами.

Чаще всего под кадровым аудитом понимают проверку кадровой документации. В ходе проверки аудиторы устанавливают наличие всей необходимой документации по кадрам, правильность ее оформления с учетом актуальных требований трудового законодательства.

Но помимо основного направления у этой процедуры есть и другие, например, аудит кадрового потенциала или кадровых процессов организации, который заключается в обобщении данных о сотрудниках компании (количестве, образовании, стаже и т. д.).

Он проводится для того, чтобы разработать эффективную стратегию работы с персоналом.

Кому и когда нужно проводить аудит?

Аудит кадрового делопроизводства может проводиться самостоятельно (руководителем компании, специалистами службы управления кадрами и любыми другими обученными сотрудниками), а также внешними специалистами. Он нужен всем организациям, которые хотят:

  • вести кадровое делопроизводство в строгом соответствии с нормами законодательства;
  • всегда быть готовыми к проверкам трудовой инспекции;
  • оптимизировать бизнес-процессы.

Кадровый аудит желательно проводить регулярно, чтобы ошибки не накапливались и не повторялись. Его нужно выполнять обязательно в следующих случаях:

  • когда предстоит государственная проверка, чтобы трудовой инспектор не нашел в организации никаких нарушений, не наложил штраф и другие санкции;
  • при смене специалиста по кадрам или другого ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника, чтобы ошибки старого работника не перешли к новому;
  • если есть угроза проверки по жалобе сотрудника, который имеет претензии к компании из-за несправедливого увольнения, несвоевременной выплаты заработной платы и т. д., чтобы подготовиться к визиту инспектора и трудовому спору;
  • при изменении законодательства, касающегося оформления трудовых отношений с работниками, чтобы проверить соответствие всех кадровых документов новым требованиям.

Также аудит нужно выполнять и в некоторых других случаях, например, при смене руководства.

Этапы проведения аудита кадровой документации

  1. Анализ наличия документации. Самостоятельный кадровый аудит начинают с проверки документов о трудовых отношениях с персоналом.

    Согласно законодательству, любая организация должна располагать:

  • штатным расписанием;
  • трудовыми контрактами или договорами;
  • приказами о приеме сотрудников в организацию, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений;
  • личными карточками работников;
  • трудовыми книжками;
  • графиками отпусков;
  • табелями учета использования рабочего времени и расчета зарплаты;
  • правилами трудового распорядка в организации;
  • положениями о защите персональных данных сотрудников;
  • внутренними актами компании по охране труда.

Ряд этих документов оформляется на бланках по установленной форме, остальные – в свободной форме.

  1. Экспертиза документов. На этом этапе вся документация проверяется на соответствие требованиям по ее оформлению и содержанию.
  2. Оформление итогов проверки. По результатам кадрового аудита составляется отчет, в котором приводятся данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства в организации, о выявленных ошибках и недочетах. Также в нем содержатся рекомендации по устранению нарушений кадрового делопроизводства.

Где пройти обучение и кем можно работать?

В Московской школе прикладного управления и делового администрирования вы можете на базе любого высшего или среднего профессионального образования пройти дистанционную* программу переподготовки объемом 400 часов:

Этот курс разработан для руководителей компаний, специалистов кадровых служб, других сотрудников, на которых возложены обязанности по кадровому учету и аудиту.

В ходе обучения вы получите все необходимые знания по оформлению отношений с персоналом с учетом требований законодательства 2020 года.

В вашем распоряжении окажутся полезные материалы, которые можно применять в практической деятельности, например, чек-листы, позволяющие самостоятельного провести кадровый аудит и подготовиться к проверкам трудовой инспекции.

Получение новой квалификации будет подтверждено дипломом, с которым вы сможете устроиться в любую коммерческую или государственную организацию на должность менеджера по управлению персоналом. В Москве средняя зарплата таких специалистов начинается от 40-50 тыс. рублей, в других крупных городах России – от 25-35 тыс., в небольших – от 20 тыс.

Если вы уже работаете в сфере управления персоналом или у вас свой бизнес и вам нужно в максимально короткие сроки научиться самостоятельно проводить кадровые аудиты, выбирайте узкоспециализированную программу повышения квалификации объемом 144 часа:

На ней вы узнаете, как анализировать кадровую документацию, кадровые процессы и состав персонала, в том числе с учетом актуальных тенденций риск-менеджмента. Прохождение обучения подтвердит удостоверение установленного образца.

Регулярное проведение кадровых аудитов существенно снижает риски, связанные с неправильным ведением кадрового учета. Не стоит думать, что эта процедура бесполезна и лишь занимает время сотрудников или добавляет в бюджет дополнительную статью расходов.

В условиях постоянного изменения трудового законодательства, участившихся проверок работодателей со стороны контролирующих органов и ужесточения наказаний за нарушения ТК РФ, кадровые аудиты становятся обязательными для всех представителей бизнеса.

И их можно проводить самостоятельно, если пройти обучение по соответствующей программе дополнительного профессионального образования.

*Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий.

Источник: https://hrmoscow.ru/news/chto-takoe-kadrovyj-audit-kakim-organizaciyam-on-nuzhen-i-kakih-rezultatov-pozvolyaet-dobitsya

Этапы реализации аудита системы кадрового делопроизводства

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Выборочный — занимает меньше времени и направлен на поиск несоответствий в проблемных и слабых местах кадровой службы. Полный — проверяется весь объем в течение длительного времени. По его итогам устраняются все возможные ошибки, и дается полный комплекс рекомендаций по улучшению работы с кадрами.

Еще одним плюсом второго варианта является и то, что у этих людей уже наработан опыт, и процедура займет наименьшее количество времени при высоком качестве исполнения. И знания таких сотрудников относительно заполнения документов, оформления договоров и законов на высоком уровне.

Кадровый аудит охватывает очень большой объем документов и информации. Проверяется все, что связано с персоналом: трудовые договора, книжки, условия работы, оплата труда, отдых, переводы и прочее. И это отнимает много времени и сил у комиссии, назначенной руководством (или сторонних аудиторов).

Поэтому можно кадровый аудит проводить двумя способами. Это повышает доверие работников к руководству. Они могут быть спокойны за то, что они защищены законом и могут не опасаться каких-либо проверок. То же относится и к фирме. Но, безусловно, лучше эту процедуру сделать постоянной (например, раз в квартал или полугодие).

Это будет занимать не так много времени и сил на ее проведение и принесет организации намного больше пользы, чем разовая проверка.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ СТАТЬИ:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Ї дефицит времени, не позволяющий углубляться в проблемы.

Ї сокращает сроки получения необходимой аудиторам информации;Ї принятия профессиональных решений с учетом экономических, экологических последствий, требований этики и права, формирования кадровой политики организации, управления ее функционированием;Так, в государственных органах кадровый аудит осуществляется, как правило, в период проведения комплексных проверок (ревизий), затрагивающих все сферы деятельности ревизируемого объекта, которые проводятся один раз в три-пять лет в соответствии с планами-графиками, утверждаемыми соответствующим федеральным органом. Кадровый аудит (отдельные его направления) может также проводиться в ходе ревизий финансово-хозяйственной деятельности государственного органа, учреждения. Кроме того, в необходимых случаях могут назначаться целевые проверки для анализа кадровой ситуации в конкретной государственной организации. Ї методами оценки состояния технико-технологических, организационных и социально-экономических факторов повышения производительности труда, улучшения использования трудового потенциала и трудовых ресурсов;

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписаниеупоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно.

Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16. 04. 2003 г. № 225[2].

В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.

К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления вкомандировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации. Если в организации есть такой режим работы.

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела[6] в соответствии с номенклатурой дел[7] (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов – наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении. Набор применяемых проверяющим способов исследования зависит от направления кадрового аудита и его целей. Если изучают только систему построения кадрового делопроизводства, то используют организационно-аналитические методы. Они позволяют обнаружить недостающие бланки и выявить ошибки в оформлении имеющихся документов. Анализ соблюдения руководством компании трудового законодательства проводят посредством кадрового аудита. Такая проверка затрагивает всю систему кадрового документооборота, охраны труда. Последовательность действий кадрового аудитора должна быть подчинена делению всех процедур на три стадии:

Сфера проверки может затрагивать такие вопросы, как травматизм, процент текучести работников, безопасность труда.

Для минимизации погрешности за счет влияния человеческого фактора учитывают психологический климат внутри коллектива, устанавливают зону комфорта сотрудников на их рабочих местах и выявляют текущие нематериальные потребности работников.

К тестам интеллекта относятся тесты, направленные на изучение скорости и особенностей решения сотрудником различных задач — это матрицы Равена, тест Айзенка, Краткий Ориентировочный (Отборочный) тест и др. Тесты способностей оценивают особенности памяти, внимания, быстроту реакции, работоспособность испытуемого и т. д.

Например, это тест «Корректурная проба», тест Э. Ландольта. Личностные тесты исследуют особенности личности испытуемого. Оценивая сотрудников с помощью психологических тестов, необходимо понимать возможности и ограничения данного метода.

Результаты психологического тестирования помогут определить, в какой степени сотрудник способен работать в данной компании; склонен ли он в большей степени к командной работе или индивидуальной; помогут предсказать его реакцию на стрессовую, нестандартную ситуацию. По результатам тестирования и психологического интервью психолог пишет краткое или подробное заключение. Управление человеческими ресурсами.

Этапы проведения кадрового аудита

В 20 веке на западе появилось такое понятие как «кадровый аудит». Определение этого понятия трансформировалось вместе с изменением его сущности, поэтому на каждом этапе развития кадрового аудита представляло собой несколько разный набор функций. В целом, аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта.

Возрастание роли персонала для каждой компании предполагает совершенствование методов и инструментов, а также рост числа направлений управления персоналом. И, в данном контексте, сложно переоценить значение оценки персонала, которая лежит в основе принятия всех решений в рамках управления человеческими ресурсами предприятия.

По мнению экспертов, концепции управления персоналом прошли четыре основных этапа развития: концепция использования человеческих ресурсов, концепция управления персоналом, концепция управления человеческими ресурсами и концепция управления человеком, которая и лежит в основе современной философии управления персоналом.

При этом сменились три парадигмы управления персоналом: экономическая, организационная (объединившая концепции управления персоналом и управления человеческими ресурсами) и гуманистическая, в рамках которой возникла концепция управления человеком.

Наша задача состоит в том, чтобы помочь инвесторам, застройщикам и строительным компаниям воплощать свои проекты в жизнь без ущерба для окружающей среды, соседних объектов и конечно – для жизни и здоровья населения.

Перед началом работ мы обязательно заключаем договор, в котором подробно указаны обязанности сторон и сроки выполнения работ по демонтажу и сносу зданий. Позвонив нам по телефону в Москве 8 ( 495) 998 08 02 , Вы можете бесплатно вызвать мастера для оценки предстоящих работ.

Наш специалист приедет к Вам, проконсультирует, ознакомится с объектом и начнет разрабатывать план демонтажа, который впоследствии согласует. Получит разрешающие документы и можно начинать снос здания в Москве. -Вторичная переработка кирпичного и железобетонного боя. -Погрузка, вывоз и утилизация мусора.

-Согласование проекта и получение всех разрешающих документов.

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:Если своевременно инициировать кадровый аудит и консалтинг, работодатель обезопасит себя от проблем с контролирующими органами, избежит выплат крупных штрафов, обеспечит персоналу оптимальные условия работы и профессиональный рост.

Оптимизация порядка управления коллективом организации Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений Устранение лишних информационных потоков, замедляющих профессиональную деятельность работников организации Автоматизация некоторых бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и развитой корпоративной культуры Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала Установление комфортного рабочего микроклимата Устранение и профилактика конфликтов с органами трудовой инспекции Приведение организации в соответствие с последними поправками в отечественное законодательство Сохранение деловой репутации субъекта экономических отношений, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки Смена руководства кадрового отдела, генерального директора юридического лица. Если начальник компании принимает решение вести аудит своими силами, он издает приказ о проведении проверки. В документе отражаются цели, стадии и сроки исследования, ФИО ответственных сотрудников предприятия. Квалифицированные сотрудники самостоятельно исследуют документы организации и представляют ее руководителю детальный отчет с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению.

Проведение кадрового аудита

— локальные документы (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных и др. ;3.

Выстроенную картину кадрового состава компании;- личные карточки, заполненные по форме Т-2;Включает полную проверку всех документов кадрового делопроизводства и выдачу рекомендаций по правильному ведению документов и оптимизации работы службы персонала:а). Экспресс-диагностика существующей системы кадрового делопроизводства:

Организация кадрового аудита делопроизводства (на примере ПУБР заводское)

Что такое внутренний кадровый аудит?Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности.

Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:К ним можно отнести следующие показатели:После многократной проверки аудиторы составляют экземпляр итогового резюме.

Такой способ документации результатов мониторинга исключает вероятность каких-либо погрешностей. Как правило, результаты излагаются на листах формата А-4. Для среднего предприятия объем будет около 50 листов.

Проводить аудит кадрового потенциала могут, соответственно, привлеченные извне эксперты и собственные специалисты. Главное — чтобы они были компетентными в этом вопросе. По способам проведения проверка бывает выборочной и комплексной.

Также одним из способов восприятия информации о кадрах является наблюдение в реальном времени за тем, как взаимодействует между собой персонал или подчиненные с начальством. Аудит кадрового делопроизводства специалисты проводят в трех направлениях. Первый из них имеет организационный подход и рассчитан на проверку документов на их соответствие законодательству.

Помимо проверки на законность, такие действия помогают выяснить, насколько эффективно осуществляется управление персоналом.

Источник: https://katana96.ru/yetapy-realizacii-audita-sistemy-kadrovogo-deloproizvodstva/

Кадровый аудит на примере организации

Аудит кадров: особенности проведения, делопроизводство и описание

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее — это поможет провести процедуру правильно.

Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Изображение для статьи приобретено в фотобанке Shutterstock

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

  • деятельности кадровой службы организации;
  • правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
  • соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг.

Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах.

Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

  • Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
  • Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
  • Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
  • Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
  • Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

  • Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
  • Формирование эффективных кадровых методов управления.
  • Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
  • Сокращение кадровых затрат.
  • Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

  • Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
  • Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

  • разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
  • изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
  • обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

  • методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
  • диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
  • проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

  • Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
  • Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
  • Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
  • Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

  • Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
  • Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

  • Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
  • Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
  • Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
  • Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
  • Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

  • трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя).

Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

  • в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
  • во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

  • название и номер документа;
  • сведения о лицах, проводивших аудит;
  • информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
  • подписи проводивших аудит лиц;
  • перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
  • рекомендации по устранению нарушений.

плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

  • информация о том, кем и когда утвержден документ;
  • наименование документа;
  • общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
  • сфера проведения аудита;
  • порядок проведения аудита;
  • заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Скачать образец

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2018

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

Источник: https://zen.yandex.ru/media/nsovetnik/kadrovyi-audit-na-primere-organizacii-5bb5b5ff7b35de00aa667556

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: