Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы – примеры

Содержание
  1. Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы – примеры
  2. Как проводится базовый аудит системы продаж?
  3. Сколько стоит базовый аудит?
  4. Как часто нужно проходить базовый аудит?
  5. Этап 1. Подготовка и планирование внутренних аудитов.
  6. Шаг 1. Определение частоты проверок.
  7. Шаг 2. Выбор внутренних аудиторов.
  8. Обязательные требования для внутреннего аудитора:
  9. Шаг 3. Годовое планирование.
  10. Задачи и этапы проведения аудита бизнес-процессов
  11. Общие сведения
  12. Подробности
  13. Пример № 1
  14. Пример № 2
  15. Итоги
  16. IT аудит: лучшее лечение-профилактика. Аудит бизнес-процессов
  17. Чем отличается IT аудит бизнес-процессов от обычного аудита?
  18. Как понять, что необходим IT аудит бизнес-процессов?
  19. Как проходит аудит бизнес-процессов?
  20. Что получаете вы в результате аудита?
  21. Как применить результаты аудита на практике?
  22. Пример 1:
  23. Пример 2
  24. Пример 3
  25. Проведение аудита бизнес-процессов на предприятии
  26. Как понять, что требуется внутренний аудит бизнес-процессов?
  27. Результаты проведения аудита бизнес-процессов
  28. Аудит производственных процессов
  29. Стандарт описания регламентации и аудита бизнес-процесса
  30. Как проводится обследование бизнес-процессов от Компании Сканпорт
  31. Сбор информации в рамках аудита
  32. Моделирование бизнес-процесса и анализ ситуации
  33. Выработка рекомендаций по повышению эффективности бизнес-процесса
  34. Сколько длится бизнес-обследование?

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы – примеры

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Представьте, что в один, далеко не прекрасный, момент Вы понимаете, что с вашим здоровьем что-то не так, и идете к врачу.

Врач долго и упорно пытается вытянуть из вас необходимую информацию. Что болит? Как болит? А давно болит? А когда болит? А тут болит? И так далее.

Потом он вас осматривает, назначает необходимые анализы, обдумав все это, ставит диагноз и приступает к лечению.

Когда речь идет о здоровье предприятия мы называем все предшествующие лечению процедуры — аудит. А первую, чисто разговорную часть — базовый аудит.

В роли врача здесь выступает бизнес-консультант.

Слово «аудит» по непроверенным данным происходит от древнего аудио, что значило «слушаю». Это не случайно. Во время базового аудита бизнес-консультант больше слушает, чем говорит.

Обычно мы начинаем аудит предприятия с системы продаж. Продажи — это то с чего начинается любой бизнес. Нет продаж — нет бизнеса. Кроме того, это самый прямой путь к пополнению бюджета для лечения прочих «болячек». Даже тогда, когда предприятие состоит из одного человека.

Но иногда требуется экстренная помощь в других вопросах. Например, по работе с кадрами. Тогда аудит начинается с обсуждения этой проблемы.

Как проводится базовый аудит системы продаж?

Это обычная беседа, направленная на выявление проблемных мест в бизнесе. Хорошо, когда она проходит на «нейтральной полосе» и отвлекающие факторы минимальны.

Алгоритм проведения базового аудита разработан так, чтобы картина предприятия стала максимально объемной, и собственник или руководитель бизнеса сам смог увидеть свои проблемы и решить справится он с ними сам или ему нужен бизнес-консультант.

В любом случае, итогом базового аудита будут рекомендации по первым шагам в решении проблем.

Сколько стоит базовый аудит?

Это очень сильно зависит и от размера предприятия, и от уровня бизнес-консультанта. Цена может колебаться от 3-5 до 100 и более тысяч рублей.

Но иногда, например, во время промо акций, можно получить аудит своего предприятия и бесплатно.

Как часто нужно проходить базовый аудит?

А как часто вы ходите к врачу? А ваш сосед? А бизнес зависит от множества факторов:

  • у вас появился новый сильный конкурент;
  • ваш партнер пропил свою долю бизнеса;
  • налоги (аренду ) подняли в 7 раз;
  • да мало ли бед у бизнесмена…

Можно пойти к гадалке или психоаналитику. Можно сделать базовый аудит, разобраться с проблемой и лечить, лечить, лечить.

Какие бы идеальные бизнес-процессы не создали, опыт показывает, что без системы контроля процессное управление плохо справляется со своими обязанностями.

Возьмите любую теорию или систему управления, от цикла Деминга до бережливого производства, и вы обязательно столкнетесь с требованием о контролировании всех процессов.

Так уж мы устроены. Что не контролируется – то не работает.

Эта статья посвящена вопросу выстраивания системы внутреннего контроля бизнес-процессов. Мы поговорим о планировании аудитов, компетенциях и обязанностях внутренних аудиторов, документации, порядке и правилах проведения проверок.

Этап 1. Подготовка и планирование внутренних аудитов.

Каждый конкретный аудит проводится по специальному плану. Это облегчает работу аудиторов и позволяет подготовиться структурным подразделениям.

Шаг 1. Определение частоты проверок.

Обязательные требования систем менеджмента и стандартов серии ISO, устанавливают правило проведения внутреннего аудита не реже одного раза в год.

Но достаточно ли этого в действительности?

Каждая компания, которая внедряет процессное управление, в первый и второй год работы по новым правилам естественно допускает множество ошибок. Персонал всегда с трудом идет на новшества. Изменение системы управления похоже на старое ржавое водяное колесо. Которое сначала очень трудно сдвинуть с места, но которое затем будет крутиться с нужной скоростью самостоятельно.

Чтобы колесо сдвинулось с мертвой точки – тоже нужны внутренние аудиты. Считайте это дополнительным толчком. Теперь вопрос – если колесо толкать один раз в год, когда оно закрутится? Правильный ответ – никогда!

Значит ли это, что внутренние аудиты нужно проводить как можно чаще?

Тоже нет. Ведь аудит требует выделения ресурсов, и не только временных. Аудиты не должны стать тяжким финансовым бременем для компании. Плюс второй фактор. Если постоянно дергать людей проверками, то внутрикорпоративные конфликты и напряженную ситуацию в коллективе не избежать. В общем – без фанатизма!

Предлагаем проводить внутренний аудит бизнес-процессов не реже одного раза в квартал.

Данная система позволяет за пару лет выявить и устранить несоответствия, подправить документы и приучить персонал работать по регламентам.

Шаг 2. Выбор внутренних аудиторов.

Основной вопрос, с которым сталкиваются организации – кто будет внутренним аудитором?

Аудитором может стать сотрудник компании, соответствующий нескольким обязательным и дополнительным требованиям.

Обязательные требования для внутреннего аудитора:

  1. Опыт работы в организации. Аудитор должен проработать в организации не менее одного года. А желательно больше.
  2. Опыт работы по направлению.

    Сотрудник должен иметь реальный опыт работы в тех направлениях, которые он будет проверять. Желательно не менее 3-х лет.

  3. Аудитор должен быть обученметодам проведения внутренних аудитов.

    Это как минимум специальный тренинг по подготовке внутренних аудиторов.

  4. Аудитора уважаютвнутри коллектива. Иначе проверки приведут к внутрикорпоративным конфликтам.
  5. Аудитор должен иметь характер.

    Ему придется выявлять нарушения, а это мало кому нравится, поэтому аудитор не должен поддаваться ничьим «уговорам», угрозам и т.п.

Требования к внутреннему аудитору

Некоторые дополнительные требования к аудиторам:

  1. Уровень образования. Рекомендуется выбирать людей с высшим профильным образованием.
  2. Руководящая должность. Лучше если аудиторы занимают хоть какую-то руководящую должность.

В остальном, каждая организация вольна дополнять данный список так, как сочтет нужным. Но не рекомендуем назначать аудиторами тех, кто не соответствуют пяти обязательным требованиям.

Шаг 3. Годовое планирование.

Если проводите один аудит в год, то необходимости заниматься годовым планированием нет. Просто определите месяц проверки и все. При ежеквартальной системе проверок, необходимо заранее определиться с временем проведения аудитов. Для этого утверждается годовая программа проведения аудитов.

Годовая программа – это стандартная календарная форма, которая разрабатывается и утверждается в ноябре или декабре каждого года.

Источник: https://mfud.ru/biznes-stati/audit-biznes-protsessov-kogda-i-kak-ego-provodit-biznes-protsessy-primery.html

Задачи и этапы проведения аудита бизнес-процессов

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Бизнес-процессы в компании представляют собой цепь последовательно производимых действий всех сотрудников, которые показывают связь между ними на всех этапах деятельности организации. В случае, если прослеживается снижение финансовых показателей деятельности компании необходимо выявить причины, которые кроются в нарушении организационных процессов.

Внутренний аудит бизнес-процессов представляет собой проведение анализа всех видов деятельности (производственной, социальной и коммерческой) организации.

Его целью является определение эффективности работы основных подразделений компании и способов передачи информации. Как правило, проводить аудит следует после введения в процесс деятельности новой системы документирования и инструкций. К примеру, при внедрении нового программного обеспечения.

Общие сведения

В данном случае осуществлять аудит лучше по истечении некоторого времени, которое покажет, как проявили себя инновационные мероприятия в реальной жизни. Насколько глубоко проводить проверку зависит от типа произошедших изменений и значимости этой процедуры для компании.

С периодичностью один раз в год проводится плановая проверка (аудит), в соответствии с утвержденным графиком. Иногда, по требованию вышестоящей организации либо менеджера, который отвечает за определенный бизнес-процесс, проводится внеплановый аудит.

Как правило, такого рода проверка может стать актуальной в случае:

— масштабного сбоя,

— поступления жалоб (внутренних и внешних) от партнеров и клиентов,

— инновационных предложений по повышению качества производственного процесса.

Бизнес-процессы можно условно разделить на две категории: основные и вспомогательные.

К основным относятся процессы, осуществление которых дает компании возможность зарабатывать денежные средства и решать конкретные задачи:

— производство продукции (предоставление определенных услуг),

— маркетинг и реализация товаров,

— логистика и осуществление доставки,

— взаимосвязь с поставщиками и посредниками,

— ведение налогового учета,

— поддержка заказчиков.

Вспомогательными являются функции, обеспечивающие исполнение основных процессов. Это внутренние действия, например, ведение бухгалтерского учета, управление персоналом, осуществление мероприятий по обеспечению безопасности самой компании.

Надо сказать, что каждое предприятие имеет свой перечень бизнес-процессов, с учетом его масштабов и рода деятельности.

К главным элементам каждого бизнес-процесса относятся:

— входящая информация,

— ресурсы (техника, персонал, оборудование, ПО, инфраструктура),

— параметры (требования покупателей, законодательство, стандарты),

— исходящие данные (продукция, нужная информация),

— документация (заказы, заявки, платежные документы, счета, квитанции, акты),

Измерение показателей (аудит, аналитика, мониторинг).

Помимо этого, за каждым процессом должно быть назначено лицо, отвечающее за конечный результат.

Подробности

Рассмотрим примеры бизнес-процессов двух видов.

Пример № 1

Первым примером будет компания, деятельность которой построена на продаже франшиз. Ее работу можно разделить на несколько бизнес-процессов, каждый из которых делится на операции:

— Квалификация. Цель: работа с заявкой. На этом этапе нужно создать воронку и определить рентабельность маркетинга. Работник анализирует полученную заявку и определяет к какому статусу ее отнести («квалифицирована» или «отказ»). Квалифицированные заявки автоматически переходят в бизнес-процесс-2.

— Продажа. Цель: организовать презентацию, отработать вопрос с возражениями, получить взнос и направить проект куратору. Для того, чтобы поднять прибыльность работы, нужно использовать систему мотивации работников, а также разработать план и просчитать ожидаемые продажи. Сделка после перехода куратору перемещается в бизнес-процесс 3.

— Запуск. Цель: выбор конкретного куратора, начало деятельности и формирование отчета. Данный бизнес-процесс предусматривает поэтапный запуск франшизы. При этом добавляются новые действия: формирование документации, уведомления заказчиков, включение в работу новых работников и контрагентов.

— Роялти (взнос). Цель: своевременно получить взнос. После совершения запуска образуется новый бизнес-процесс и определяется время следующего платежа. Кроме этого, создается план действий по поддержке франчайзи.

Вторым примером будет агентство по рекламе, специализирующееся на выпуске полиграфической продукции, организации наружной рекламы и выпуску атрибутов для гостиниц. Здесь присутствует 3 основных процесса:

— Поиск. Цель: найти покупателя, установить с ним взаимосвязь, выяснить размеры планируемой сделки в денежном эквиваленте либо выяснить причину отказа.

— Продажа. Сначала направляется коммерческое предложение, после выдвигается счет. При этом, нужно указать форму оплаты (предоплата, постоплата либо на основании гарантийного письма). После этого заказ переходит в производство. Последующей целью станет совершение повторных продаж.

— Производство. При получении заказа руководитель производства должен подтвердить дедлайн и приступить к совершению технологических операций (подготовка к печати, печать, послепечатная обработка продукции). Если заказчик доволен результатом, то проект возвращается на продажу (бизнес-процесс 2), если нет – по к первому процессу с целью доработки.

Организация проведения аудита включает в себя:

  1. Указание о проведении. Этот документ должен быть утвержден вышестоящим руководством с указанием: причины проверки (плановая либо внеплановая), задач, привлекаемых к аудиту объектах, членах комиссии. Сразу же определяется руководитель аудита и указываются сроки проведения и утверждения программы;
  2. Рабочую документацию аудиторов. Она включает в себя всю информацию, которую проверяющие формируют в процессе аудита, а также отработанные анкеты, тесты, итоги опросов и т.д.
    1. Нормативные документы, хранящиеся в компании, должны соответствовать требованиям и содержать:
    • дату и место проведения, сведения о проверяющем (ФИО),
    • источники информации и методы их получения (тестирование, наблюдение и т.д.),
    • описание объектов, привлеченных для проверки,
    • итоги ранее совершенных аудитов.

Оформление рабочих документов может производиться как в установленной форме, так и в произвольной.

  1. План аудита. Он состоит из нескольких разделов: сбор сведений и их обобщение, проведение углубленного анализа, выводы, предложение рекомендаций, формирование отчета и презентация итогов. В начале проверки определяется цель аудита, описание проверяемых бизнес-процессов, основные этапы и проводимые мероприятия. Для каждого БП (бизнес-процесса) нужно выделить основные задачи, способы сбора данных, их анализ, сроки исполнения, ответственных лиц за результат.
  2. Отчет. Этот документ содержит сведения об итогах работы (общие выводы), а также выводы о деятельности организации (сведения об использованных ресурсах и результатах).
  3. Аудиторское заключение. Содержит выводы и предложения по оптимизации БП.

В зависимости от структуры предприятия, штата работников и рода деятельности зависит, кто будет проводить аудит:

  1. Должностное лицо, которое утверждает аудит и его инициатор (обычно, кто-либо из руководящего состава компании).
  2. Аудиторская комиссия. Основным требованием к участникам является наличие высшего образования и определенный стаж работы.
  3. Руководитель аудита. Как правило, его выбирают из работников подразделений, которые не имеют прямого подчинения руководителю предприятия и не являются участниками основного процесса. Это может быть служба развития либо безопасности), редко привлекают экспертов со стороны.
  4. Аудируемые сотрудники. Обычно это любые сотрудники, которые имеют необходимые для аудита сведения.

Пример № 2

Проведение аудита осуществляется в соответствии с определенными требованиями. Изучаются основные циклы производственной деятельности компании – производство, реализация, снабжение, вложение денежных средств и управление.

Началом проверки считается сбор основных сведений о работе предприятия, его структуре и характеру деятельности. Источником данной информации являются документы компании (план развития, инструкции должностных лиц, кодексы и т.д.). Вся эта информация будет указана в отчете.

На следующем этапе деятельность компании фиксируется с применением схем работы, показывающих организационную структуру предприятия, взаимосвязь между работниками конкретного отдела и различных подразделений. Все это оформляется документально (возможна организация видео либо аудиозаписи).

Задачей следующего этапа является систематизация данных о предприятии и его деятельности в форме графика.

Сначала формируется модель, отражающая связь между подразделениями, перемещение сведений, ресурсов и документации между главными участниками. Данная модель согласовывается с ведущими специалистами компании.

На данном этапе, также, составляется схема документооборота, с присвоением каждому документу своего регистрационного номера.

После изучения всей информации, комиссия предлагает решения по улучшению эффективности процессов, при этом рассматриваются вопросы:

— какие отрицательные моменты выявлены,

— есть ли необходимость в обновлении документов,

— сколько потребуется времени для получения эффективных результатов.

После этого формируется отчет и пишется заключение.

Итоги

Итак, аудит дает возможность руководителю предприятия увидеть проблемы и слабые стороны в работе. Самым сложным считается начало бизнеса, когда нет возможности сравнения показателей. Многие начинающие компании обращаются к независимым экспертам для проведения аудита, которые могут выявить предполагаемые риски на ранних этапах.

Источник: https://onlineserviceip.ru/biznes/vedenie/audit-biznes-processov-kogda-i-kak-ego-provodit.html

IT аудит: лучшее лечение-профилактика. Аудит бизнес-процессов

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Наверняка, вам будет интересно и полезно посмотреть на привычные для вас бизнес-процессы чужими глазами.

Из этой статьи вы узнаете, что такое аудит бизнес-процессов, нужен ли он именно вам и что вы получите в результате его проведения.

Чем отличается IT аудит бизнес-процессов от обычного аудита?

В ходе обычного аудита проверяется соответствие бизнес-процессов требованиям стандартов и спецификаций.

В качестве IT аудиторов бизнес-процессов мы смотрим, как работают процессы, как аиспользуются ресурсы, насколько доволен заказчик.

И затем на основании полученных результатов предлагаем свои решения для оптимизации ваших бизнес-процессов: в результате вы получаете готовый набор инструментов и подробную инструкцию к нему, с помощью которых вы сможете автоматизировать процессы и тем самым сэкономить ваши время и ресурсы.

Как понять, что необходим IT аудит бизнес-процессов?

Можно выделить несколько ситуаций, в которых стоит задуматься о проведении такого аудита:

  • компания переживает достаточно спокойный период: процессы отлажены, прибыль стабильна, заказчики довольны качеством. Вы не планируете серьезных изменений и расширения бизнеса, но у вас есть время, чтобы посмотреть на используемые бизнес-процессы со стороны. Тогда самое время провести аудит для того, чтобы:
  • проверить, есть ли среди используемых вами бизнес-процессов те, которые могут в ближайшем будущем проявить себя как “слабое звено”, и получить инструмент для укрепления таких “звеньев”;
  • пока у вас есть для этого время, выяснить какие еще каналы увеличения прибыли/эффективности скрывают в себе используемые процессы, как открыть эти каналы и эффективно использовать.

Очень часто мы привыкаем к бизнес-процессам и чувствуем себя спокойно, зная, что привычный метод точно сработает. Одна мысль о том, что нужно что-то менять вызывает дискомфорт и отрицание.

Поэтому, клиенты (которые тоже совсем не думали о возможном провале) зачастую прибегают к нам в панике, когда ситуация уже дошла до критической точки, и нужно срочное решение.

Но ведь вы же не ждете пока зуб неожиданно разболится и сделает вашу жизнь невыносимой, а регулярно ходите к стоматологу. Вам не придет в голову дожидаться, пока ваш автомобиль развалится посреди дороги – вы регулярно проверяете его техническое состояние. То же самое и с бизнес-процессами. Им тоже нужна профилактика.

  • в работе компании наблюдаются регулярные накладки, сроки исполнения проектов/задач не всегда соблюдаются или практически никогда не соблюдаются, заказчики систематически недовольны результатом, прибыль нестабильна. Вы понимаете, что какой-то из процессов (а может быть и не один) дает сбой, но не можете определить какой именно.
  • может также возникнуть ситуация, когда вы точно знаете, какой именно процесс является слабым местом вашего бизнеса. Однако, у вас нет идей относительно того, как исправить положение, и вам очень нужно надежное плечо, тот на кого можно опереться и доверить поиск решений; либо такие идеи у вас есть, но вам нужен исполнитель, который все проверит и воплотит их в жизнь качественно и в разумные сроки.
  • возможно, вы расширяете свой бизнес, и компания переживает переходный период: увеличивается объем работы, расширяется штат сотрудников, растет линейка продуктов и/или услуг. Использовавшиеся вами до этого процессы устраивают вас по сути, но просто уже не справляются с такими потоками и объемами. И вам нужно оперативно определить, как их можно оптимизировать.

Как проходит аудит бизнес-процессов?

  • прежде всего, изучаем предмет аудита, т.е. используемые бизнес-процессы
  • собираем общую информацию о компании: на чем специализируется, какие продукты и/или услуги предлагает, сколько сотрудников, какие имеются внутренние документы и процедуры, насколько эффективно они используются на практике;
  • изучаем инструкции, документацию, отчеты по прибылям и убыткам и т.д., чтобы  вникнуть в текущую стратегию и не просто отладить процессы, а найти конкретные рычаги повышения эффективности и прибыльности;

Например:

Нередко мы сталкиваемся с ситуациями, когда наши клиенты тратят слишком много денег на хостинг, причем не всегда обоснованно. Мы поможем понять, какие траты лишние, и объясним как их избежать.

  • проводим интервью и брейн-штормы с сотрудниками, чтобы выяснить, какие имеются проблемы, всем ли известно об их существовании, как организована работа с проблемами;
  • проверяем наличие жалоб от клиентов;
  • если процессы стабильные и отлаженные, проверяем работу в нештатных ситуациях (моделируем ситуации, когда сотрудникам нужно действовать не по стандартной схеме).
  • анализируем собранную информацию и определяем слабые места в рамках таких процессов
  • основываясь на полученной документации и данных, выстраиваем диаграммы, чтобы понять, существует ли определенная система, или процесс протекает хаотично;
  • анализируем, насколько процессы зависят от людей, их выполняющих: происходит ли передача опыта и знаний (например, когда сотрудник увольняется: передает ли он информацию, кому и в какой форме);
  • определяем процессы, которые плохо организованы, на которые уходит много времени, или в которых задействовано намного больше людей, чем требуется на самом деле;
  • анализируем такие процессы и выделяем слабые места.
  • предлагаем варианты по укреплению слабых мест (оптимизации и автоматизации процессов)
  • определив слабые места, мы продумываем возможные варианты их укрепления за счет автоматизации или за счет изменения подхода к управлению;
  • расставляем приоритеты: на какие процессы следует обратить более пристальное внимание уже сейчас, а какие можно иметь в виду на перспективу;
  • составляем подробный отчет об аудите бизнес-процессов по полученным результатам с описанием предлагаемых вариантов оптимизации и автоматизации.

Что получаете вы в результате аудита?

После того, как проверка будет завершен, вам предоставляется подробный отчет по результатам аудита бизнес-процессов, в котором отражается следующее:

  • перечень слабых мест в рамках процессов;
  • рекомендации относительно того, как можно улучшить ситуацию посредством оптимизации и/или автоматизации;
  • оценка рисков для используемых процессов.

Как применить результаты аудита на практике?

В теории все звучит достаточно сухо, и вам, наверняка, хочется понять, какую же практическую ценность имеет вся эта процедура.

Не будем утомлять вас долгими рассуждениями, просто приведем несколько примеров.

Пример 1:

Ситуация: существует IT компания. Подбор соискателей на различные должности никогда не был ее основной деятельностью, просто отдел кадров искал кандидатов на вакансии компании. Но в какой-то момент бизнес начал расширяться, штат вырос, и, соответственно, повысились требования к отделу подбора персонала.

В этот период и назрела проблема: вырос объем запросов на поиск кандидатов, отдел расширился, и процесс стал очень нестабильным и непрозрачным (доходило до того, что сотрудники отдела вызывали на собеседование одних и тех же кандидатов, а данные просто терялись). В результате эффективность и скорость найма скатились на очень низкий уровень, и что не менее важно, страдала репутация компании.

В этот момент компания приняла решение провести аудит бизнес-процессов, чтобы определить, как можно оптимизировать работу отдела.

Результат проверки: после проверки выяснилось, что текущий процесс происходит следующим образом:

  • сотрудники отдела пользуются отдельной базой соискателей (таблица в формате excel), а воронка кандидатов находится в CRM. Соответственно, при поиске кандидата на определенную вакансию, перенос нужных кандидатов из базы в воронку производится вручную;
  • чтобы проверить информацию по кандидату, все ссылки на профили в социальных и/или профессиональных сетях также приходится проверять вручную;
  • после работы с кандидатами в воронке, зачастую информацию так и не переносят в базу (не успевают, забывают). Соответственно, база теряет актуальность, и с ней сложно работать дальше.

Вывод: самое проблемное узкое место в этом процессе – это актуализация базы кандидатов. Применяемый инструмент воронки удобно использовать для текущей работы с вакансией, но отсутствует инструмент, который позволял бы соединить и воронку, и базу кандидатов, а также обеспечивал бы их автоматическую синхронизацию.

Предложенное решение: разработать соответствующий скрипт/плагин. Такой инструмент включает в себя следующее:

  • общую база кандидатов ( в новую базу автоматически переносится текущая используемая база);
  • удобный поиск кандидатов по базе по нескольким фильтрам и добавление в воронку непосредственно из поиска;
  • вся история работы с кандидатом внутри воронки привязывается к самому кандидату в базе и сохраняется даже после выхода из воронки; сохраняется также история того, кто и когда контактировал и работал с кандидатом;
  • воронка с тем же функционалам, к которому привыкли сотрудники отдела, включая стадии работы с кандидатом и возможность добавлять пометки на любой стадии;
  • расширение на Chrome браузер, которое позволяет по клику на одну кнопку собирать автоматически со страницы соцсети  все данные о кандидате и добавлять его в базу.

Пример 2

Ситуация: маркетинговое агентство работает с большим количеством компаний и составляет для них письма для рассылки. Выполнение этой задачи занимает много времени. А так как маркетинговые рассылки чаще всего нацелены на конкретную дату или период, часто возникает риск срыва дедлайнов.

Компания понимает, что проблемы есть, и, возможно, даже имеет представление о том, с чем именно эти проблемы связаны, но не может их локализовать и устранить. То есть текущие проблемы решаются за счет определенных временных мер, но нет никакого кардинального решения.

Результат проверки: после проверки выяснилось, что особенно много времени уходит на создание дизайна и верстку шаблонов писем. Процесс протекает так:

  • первым в работу включается дизайнер, который объединяет и согласовывает по стилю блоки, составляющие письмо;
  • затем письмо передается верстальщику, который создает респонсивную html страницу со стилями в соответствии с дизайном;
  • после этого шаблон письма получает маркетолог, который наполняет письмо контентом и переносит в специальный сервис для рассылки.

Как видите, процедура не такая уж простая сама по себе. А если еще учесть человеческий фактор и добавить сюда время на внесение всевозможных изменений в процессе работы, то неудивительно, что команде не всегда удается уложиться в сроки.

Вывод: проблема заключается в том, что для создания письма задействовано много людей.

Хотя та работа, которую они делают, не всегда носит уникальный характер (письма оформляются в соответствии с корпоративным стандартом и имеют примерно схожую структуру), получается, что драгоценное время тратится на выполнение задачи каждым из участников цепочки, на коммуникацию между людьми, на исправление верстки, если что-то сделано не так, как хотели маркетологи.

Предложенное решение: автоматизировать этот процесс и разработать инструмент, который позволит самому маркетологу (человеку, не знакомому с версткой) создавать готовые шаблоны писем быстро и легко в визуальном редакторе.

В самом инструменте уже заранее заложено, что эти шаблоны отвечают всем требованиям (респонсивность, требования браузеров).

В качестве бонуса эта же система может делать и рассылки, чтобы не нужно было переносить шаблон в другой сервис, как MailChimp.

Почему в данном случае не были использованы сторонние готовые инструменты? Потому что они не предполагают разграничение по компаниям, с которыми работают маркетологи, и по правам доступа для сотрудников маркетинговой компании, которые работают с той или иной компанией.

Пример 3

Ситуация: необходимость в проведении аудита возникла у компании, занимающейся подбором и наймом рабочего персонала для строительных объектов. Вопрос появился в связи с тем, что заказчики регулярно выражали недовольство работой компании.

При этом у каждого заказчика недовольство проявлялось по-разному: кто-то был недоволен качеством работы, кому-то не нравилось отношение к работе, кто-то негодовал по поводу постоянного срыва сроков. Найти точку пересечения этих жалоб за счет внутренних ресурсов компании не удавалось.

Соответственно, не удавалось и найти решение.

Результат проверки: по результатам бесед с заказчиками и проверок стало понятно, что стройка идет медленно, потому что многие рабочие просто не выходят на работу, опаздывают и часто отлучаются.

Вывод: компании нужен инструмент, который поможет контролировать присутствие рабочих на рабочей площадке, исключая при этом человеческий фактор.

Предложенное решение: создать приложение для контроля присутствия на рабочем месте. Решение предполагает использование устройства BEACON, которое имеет ограниченный радиус, и постоянно выполняет сканирование в пределах этого радиуса, обмениваясь информацией с другими устройствами через Bluetooth.

А дальше все просто – на рабочем месте кладут устройство BEACON, а у сотрудника на мобильном устройстве устанавливают приложение. Когда сотрудник входит в радиус действия устройства, включается счетчик рабочего времени. Соответственно, оплата производится по факту рабочего времени.

Как видите, в этих ситуациях благодаря вовремя проведенному аудиту, было найдено и предложено практичное и рациональное решение. Хотите, чтобы ваша история тоже вошла в список историй со счастливым продолжением? Тогда свяжитесь с Umbrella IT прямо сейчас – мы все проверим, найдем решение и поможем его реализовать!

Unsplash.

Источник: https://umbrellait.com/ru/blog/it-audit-better-prevent-than-cure-business-processes-audit/

Проведение аудита бизнес-процессов на предприятии

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Любое проектирование бизнес-процессов – сложная и ответственная деятельность.

Проведение внутреннего аудита бизнес-процессов является основой эффективной работы организации: чем лучше отлажены процессы, тем успешнее будет развиваться предприятие и тем меньше проблем будет возникать.

Любой бизнес будет эффективным лишь в случае оптимальной работы. Проведение аудита можно сравнить с настройкой музыкального инструмента: если все правильно отлажено, в результате получается идеальное звучание.

Аудит эффективности бизнес-процессов – понятие, которое по-своему понимают в различных развитых странах.

Аудит эффективности

Как понять, что требуется внутренний аудит бизнес-процессов?

Увидеть, что на предприятии необходим аудит бизнес-процессов, вы сможете по следующим признакам:

  • необоснованное увеличение штата, рост затрат на персонал;
  • появление невостребованных и убыточных позиций после расширения номенклатуры;
  • замораживание денежных средств;
  • уход перспективных, доходных клиентов;
  • увеличение затрат усилий на клиентов, которые приносят мало дохода;
  • рост задолженностей и прочие проблемы, связанные со снижением эффективности работы организации.

Отличие аудита бизнес- процессов от других видов аудита

Сравнительная таблица видов аудита

Проверка внутренних бизнес-процессов фирмы представляет собой ревизию всех деловых процессов организации для выявления и последующего исправления упущений или пробелов.

Внутренний аудит бизнес-процессов на предприятии или компании позволяет проверить, насколько объективные и оптимальные механизмы работы заложены в повседневную деятельность компании.

Во время проверки аудиторы оценивают работу организации с тем, как она должна работать, выявляют системные разрывы.

Этапы аудита

Результаты проведения аудита бизнес-процессов

После проведения аудита и исправления выявленных недочетов будут заметны следующие положительные изменения:

  • снижение издержек, ускорение выполнения процессов;
  • повышение качества результатов;
  • скоординированные действия разных подразделений;
  • разграничение ответственности и усиление контроля.

Аудит производственных процессов

Объект проверкиИсточник информацииПроцедура
Сметы, проекты, планыЖурналы работ на объектах, сметыПересчет, документальное подтверждение
Заказы на поставку сырьяДокументы, подтверждающие заказ продукцииАналитика
Выполнение договоров поставкиДоговоры, данные по расчетам с заказчикамиПроверка документов
Списание в производство сырья и материаловДокументы внутреннего перемещения сырьяИнспектирование, проверка
Расчет и отражение себестоимости продукции в учетеКарточки расчета себестоимости и регистры бухучетаПересчет, проверка
Счета-фактурыСчета-фактурыПрослеживание, подтверждение
Начисление амортизацииИнвентарные карточкиПроверка, пересчет
Движение материальных ценностейКарточки складского учета, отчеты по приходу-отпуску МПЗПересчет, проверка инспектирование
Отражение хозяйственных операций на счетах бухучетаРегистры бухучетаПересчет, проверка инспектирование
Расчеты с покупателями и поставщикамиВыписки с банковского счета, акты сверки, приходные/расходные кассовые документыПрослеживание, подтверждение, проверка

Стандарт описания регламентации и аудита бизнес-процесса

Любое проведение аудита бизнес-процессов состоит из нескольких этапов, каждый из которых подтверждается документально:

Распоряжение о проведении. Документ должен быть утвержден высшим руководством и содержать такие основные данные, как причины аудита, цели, объекты, члены комиссии. Назначается руководитель для управления процессом, уточняются сроки утверждения программы.

Сбор информации. В рабочие аудиторские документы входят заполненные анкеты сотрудников и результаты опросов, сделанные аудиторами записи, бланки интервью и тестов.

Специалисты, выполняющие аудит, должны предоставить нормативные документы со следующей информацией: дата, место проведения анализа работы предприятия, ФИО проверяющего, источники получения информации, способы сбора данных, описание проверяемых бизнес-процессов, итоги выполненных ранее аудитор.

Рабочие документы могут заполняться в произвольной форме или заранее установленной – в виде текста, графиков, диаграмм и т.д.

План аудита. В него включены основные разделы: сбор данных и обобщение информации, глубокий анализ бизнес-процессов предприятия, выводу, разработка рекомендаций, составление предложений по улучшению деятельности, составление отчета, презентация полученных результатов.

В отчете обязательно указывается цель проверки, описание выбранных для исследования процессов, а также основные мероприятия и этапы аудита.

Для каждого этапа отдельно определяются ресурсы, ключевые задачи, сроки выполнения, методы анализа и сбора информации, а также назначаются ответственные за результат.

Формирование отчета. Внутренний аудит бизнес-процессов завершается итогами проделанной работы. В документе подытоживаются сильные, слабые стороны компании, приводятся общие выводы и подробная информация, какие ресурсы были затрачены и каких результатов удалось достичь.

Аудиторское заключение. В нем отображаются важные выводы аудита, а также приводятся результаты по оптимизации.

Источник: http://bizprocess.by/audit-biznes-protsessov/

Как проводится обследование бизнес-процессов от Компании Сканпорт

Аудит бизнес-процессов: когда и как его проводить? Бизнес-процессы - примеры

Обследование (аудит) – это комплекс мероприятий, направленных на изучение конкретного бизнес-процесса (и смежных с ним) для выявления возможностей его оптимизации. цель такого обследования – поиск путей повышения эффектности деятельности предприятия.

Аудит – это первый и очень важный этап внедрения системы автоматизации. Детальное изучение процесса дает понимание, как он протекает сейчас, что можно и нужно сделать для его улучшения.

Услуга востребована компаниями, не имеющими собственного штата IT-специалистов и отдела бизнес-аналитики. Руководство таких предприятий поручает обследование и постановку задач специализированным компаниям.

В идеале проводить аудит должны специалисты, которые в дальнейшем будут заниматься автоматизацией.

Аудит позволяет сформулировать рекомендации по улучшению процессов

Аудит позволяет сформулировать рекомендации по улучшению процессов

Аудит бизнес-процессов от Компании Сканпорт предполагает четыре стадии:

  • сбор информации;
  • моделирование бизнес-процесса;
  • анализ ситуации;
  • выработку рекомендаций по повышению эффективности.

Рассмотрим детальнее, какие работы проводятся на каждой стадии.

Сбор информации в рамках аудита

Чтобы получить полную картину, нужно собрать как можно больше релевантной и достоверной информации. Для этого проводятся следующие мероприятия:

  • анализируются документы, регламентирующие обследуемый бизнес-процесс;
  • проводятся интервью с руководителями, экспертами, а также сотрудниками, осуществляющими бизнес-процесс, поставщиками и клиентами;
  • при необходимости осуществляется мониторинг за ходом выполнения процесса.

В результате обследования выясняется:

  1. Придерживаются ли работники порядка выполнения бизнес-процесса?
  2. Все ли операции протекают с соблюдением указанных в описании сроков?
  3. Предоставляются ли отчеты руководителю?
  4. Есть ли плановые показатели, как они рассчитываются и соотносятся с фактическими значениями?
  5. Насколько клиенты удовлетворены течением и результатами бизнес-процесса?
  6. Все ли стадии процесса описаны, имеются ли должностные инструкции?
  7. Соблюдаются ли требования нормативов и законодательства?
  8. Есть ли у работников или собственника бизнеса предложения по улучшению процесса?

Все полученные сведения в обязательном порядке документируются для дальнейшего анализа и разработки рекомендаций.

Моделирование бизнес-процесса и анализ ситуации

Информация, полученная в ходе первой стадии обследования, преобразуется в описание и модель бизнес-процесса, реализованную на практике. Это нужно для получения точных и однозначных представлений о состоянии дел.

Работа строится по принципу: «Исследуем, как есть, понимаем, как должно быть».

Моделирование и анализ бизнес-процесса позволяет найти лучшее «лекарство» для его оптимизации

Моделирование и анализ бизнес-процесса позволяет найти лучшее «лекарство» для его оптимизации

К примеру, если речь идет об автоматизации работы службы курьерской доставки, специалисты Компании Сканпорт смотрят, какие учетные системы используются на предприятии, как и какой персонал работает. Затем анализируют, каким образом лучше реализовать автоматизацию: можно ли использовать готовый софт (DataMobile) или лучше предложить индивидуальное программное решение.

Выработка рекомендаций по повышению эффективности бизнес-процесса

По результатам проведенного анализа составляется «Отчет об обследовании». В нем даются рекомендации, как можно оптимизировать и автоматизировать процесс, на какой программный продукт лучше перейти, чтобы сократить время выполнения операций и улучшить их качество за счет минимизации влияния «человеческого фактора».

По сути, клиент получает коммерческое предложение с информацией о том, какие программные продукты могут быть внедрены, к каким результатам это приведет, сколько времени займет автоматизация и какое оборудование потребуется закупить.

Сколько длится бизнес-обследование?

Продолжительность аудита зависит от потребностей клиента и сложности бизнес-процесса. Например, если речь идет о небольшом складе, обследование обычно занимает от 2 недель до месяца. На изучение работы крупного склада может потребоваться в 2–3 раза больше времени.

Простые бизнес-процессы, не требующие детального изучения, могут быть обследованы удаленно: регламентирующие документы пересылаются по электронной почте, аналогично проводится анкетирование сотрудников и руководства. Такой способ работы позволяет сотрудничать с компаниями из отдаленных регионов страны.

После согласования всех деталей проекта заключается договор на внедрение автоматизации на базе штрихкодов, RFID-меток и других технологий автоматической идентификации.

Источник: https://scanport.ru/blog/raznoe/kak-provoditsya-obsledovanie-biznes-proczessov-ot-kompanii-skanport/

Бизнес
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: